通常情况下，你喜欢你在伦敦一家创意公司做项目经理的工作。今天你不知道了。你甚至怀疑自己是否选错了方向。
尽管你尽了最大的努力，但在诺丁山为一个新的女装系列拍摄的照片完全是一场灾难。
- 有两个模特迟到了。
- 快递员把衣服送到了错误的地点。两次。
- 摄影师得了流感，病了三天。
结果，你的项目被推迟了近两周，超出了预算数千美元。客户已经发誓再也不和你们公司做生意了，而你严重怀疑自己的能力。
项目失败的原因
没有什么比项目失败更令人沮丧的了。你甚至不会因为这种结果实际上是常态而感到安慰。根据盖洛普的调查，只有2.5%的公司成功完成了100%的项目．幸运的是，我有好消息要告诉你。尽管有人声称项目管理是一场巨大的赌博，但失败并不一定是一种可能性。
了解项目偏离轨道的原因是确保你的项目成功的第一步。研究不断发现项目失败的一个常见原因:糟糕的计划。
2015年混乱的报告,斯坦迪什小组指出了项目失败的一些常见原因。所有这些问题都可以通过一个全面的计划来预防。
- 缺乏执行层的支持
- 可怜的团队合作
- 没有明确的决策和信息收集过程
- 缺乏技术人员承担必要的项目任务
普华永道(PwC)关于项目管理现状的第三次全球调查发现86%的项目未能按时、在预算范围内或在范围内定义的质量和效益内交付。调查还发现，表现不佳的公司通常甚至不衡量他们的项目管理表现。这些公司没有意识到:
- 不切实际的日程安排并不是“雄心勃勃”:它可能会弄巧成拙
- 将一项任务标记为已完成并不意味着它已正确完成
- 知道事情可能出错的地方与制定计划来改善下一个项目的结果是不一样的
- 知道谁在做这项工作并不能确保他们正确地做这项工作
- 按时按预算交付项目并不意味着结果具有真正的商业价值
这些思想和实践，都源于糟糕的计划，导致了项目的失败。幸运的是，如果一个问题可以被发现，它也可以被控制或避免。以下是你如何为下一个大项目的成功做计划的方法。
什么是项目管理?
项目管理协会将其定义为为交付独特的结果、产品或服务而进行的临时努力。这种描述听起来过于学术，但事实是，管理一个项目很像管理你的个人目标，比如减肥，更健康，甚至有一天开自己的创意公司!你……
- 确定期望的结果
- 制定一个计划来实现它
- 确定你将如何实现它
- 确认你需要什么资源
- 为实现目标设定一个最后期限
项目管理遵循类似的模式。作为一门学科，它的目标是确保:
- 参与项目的每个人都知道需要实现什么
- 所有的团队成员都知道对他们的期望
- 所有必要的资源都可用
- 的所有里程碑的截止日期被理解
- 团队成员知道如果出现问题该找谁
项目管理是由制造业开发的一个简单而强大的系统，以确保资源和人员以最小的浪费实现最大的产出。然而，你可能想知道，传统上生产有形可交付物的流程，如汽车，在产品只是一个想法的领域是否有效。
答案是肯定的!尽管创意人员是右脑思维者，他们倾向于从独特的角度来处理他们的工作，而不是统一的角度，每个艺术家都可以说是他们自己工作的项目经理。他们确认自己的想法，收集资源，并使用战略和技术来创造可交付的成果。在更广泛的背景下应用这些技能是良好规划的简单方式。
如何规划项目管理的成功之路
当你在管理一个创意项目时，适当的计划对你的成功至关重要。缺乏一个明确的和现实的计划会使最复杂的项目像一个不守规矩的少年:它朝着各种不合逻辑的方向前进，可能会压倒最有经验的团队。这里有一些方法可以让你的计划在展开和结果上产生真正的不同。
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确定项目目标和进度
一个完善的计划定义了所有的目标和目的制定切实可行的计划为了实现这些目标。没有这样的指导，糟糕的时间管理就会出现。你的团队成员在工作时不清楚自己被期望做什么，缺乏明确的最后期限会导致懒惰的工作氛围、降低效率和不合格的工作。
成功有一个基准
计划包括时间线以及从开始到结束衡量项目成功与否的基准。通过将你的原始计划与你在项目中的任何地方进行比较，你将能够看到你做得如何。
每个人都在同一页上
当你有了计划，就更容易让整个团队达成一致。如果没有对优先级、目标和期望结果的小组讨论，每个投资于项目的人都可能有不同的期望，这是导致灾难的原因。糟糕的计划是你的团队在项目开始后争吵的主要原因之一。
你已经为突发事件做好了计划
适当的计划意味着在工作开始前你已经看到了所有潜在的问题。如果你在诺丁山拍摄期间有一个应急计划，你就应该有一个备用摄影师为摄影师的疾病做好准备。你和模特的合同里应该有一个条款，如果她们拍照迟到，就会减少她们的报酬。
每个项目计划都需要应急计划。如果没有应急措施，当挑战出现时，团队将不知道如何应对。没有方向感的损害控制几乎总是会导致错过时间线和预算爆炸。
职责明确
项目计划定义每个人的职责和控制范围。当每个人都知道他们对自己的期望时，就会减少你、你的团队成员和你的客户之间发生纠纷和沟通不畅的风险。
预算很明确
在项目的计划阶段，你应该创建项目预算如何使用的指导方针。如果你没有定义预算并与团队明确讨论，你就不能责怪任何人在甜甜圈、模特服装或其他未经批准的废话上花费太多。做好预算计划可以防止你的项目陷入财务失败。
能够满足客户的期望
当一个项目计划良好时，你就会知道你能满足客户的期望。一个满意的客户可以带来未来的生意。另外，你会有一种工作完成得很好的温暖模糊的感觉。一个糟糕的或根本不存在的计划几乎肯定会让客户不满意，这可能会导致未来业务的损失。
也要考虑项目失败的情感后果。当你负责的项目失败时，你会感到失控、杂乱无章、没有能力成为一名管理者。
不过，这种心态并不一定会决定你的未来。记住:你未来项目的成功取决于良好的计划。虽然计划需要一些最初的努力，但一个明确定义的项目计划将为您和客户节省大量的时间、金钱和项目开始后的压力。
既然你知道了为什么你需要一个计划，现在是时候告诉你如何为你的下一个项目制定一个计划了。(是的，无论你此刻感觉如何，在那里将你是下一个。)
定义项目
首先定义项目的目的。告诉你的摄影师、化妆师和模特巡视员“我们要为艾玛的新女装系列拍摄照片”不如说“我们要在诺丁山为艾玛的新女装系列拍摄照片”来得有效。她想要一个城市时髦的样子，所以一个豪华的城市社区和迷人的妆容是正确的选择。”
定义项目目标
一旦你确定了项目的范围，是时候明确目标和目的了。确保团队理解Emma在三周结束时需要X张可用图像。
分配任务
这就是你给每个人分配任务的地方。保罗的工作是在诺丁山寻找合适的地点，在那里你不太可能被街道交通或行人打扰。马克是首席摄影师，里克是他的助手。法蒂玛将为模特们做发型和化妆。露西将负责雇用费用在预算之内的模特。你将管理这个项目(当然)，并成为艾玛的联络人。
制定一个现实的时间表
项目时间表必须切合实际，而不是野心勃勃。“我们明天给你”听起来令人印象深刻，但如果你的团队真的无法支持截止日期，这种承诺可能会适得其反。就你的情况而言，你正在4月份进行户外摄影，这时春雨可能是个问题。如果艾玛坚持要在室外拍摄，那就在你的计划计划中增加几天时间，以弥补天气造成的停机时间。
创建里程碑
里程碑是项目中较小的最后期限。它们应该按照逻辑顺序发生，并逐步建立，直到项目完成。项目里程碑的例子可以是:
- 第三天，把所有模特都雇好
- 在第一周结束时，至少要有100张照片让艾玛批准
- 在第二周结束时，完成艾玛要求的任何补拍或场景更改，这样她就能在第三周结束时得到最终版本
为并发症做好准备
这是在任何可预见的问题发生之前解决它们的地方。例如，如果摄影师马克生病了，确保他的助手里克知道摄影指南和期望，可以防止停机。每件衣服都备两套，以防丢失或损坏。如果其他人没来，雇一两个模特来代替。你懂的!
你的计划是你项目的蓝图。它定义了需要做什么，由谁来做，以及什么时候做。它还建立了一个可靠的监控、跟踪系统，并将结果与计划中指定的结果进行比较，因此团队中的每个人都知道他们在哪里取得了成功，在哪里需要改进。
保持项目在正轨上
一旦你的项目计划到位，团队中的每个人都明白需要实现什么，你的下一步就是保持项目在正轨上。你可以这样做:
- 定期召开会议，回顾项目进展情况。
- 通过提供定期的状态更新，让所有团队成员(和Emma)保持在循环中。
- 确保所有团队成员都能经常获得他们工作所需的信息和资源。
- 使用项目管理软件，简化项目进度和团队成员工作量的监控。
当你同时管理多个项目，时间就是金钱的时候，最后一条建议可能是你的救命稻草。你的前任可能依赖于传统的工具，如纸和笔，但今天，忙碌的项目经理有机会获得先进的技术，自动化你工作的日常方面，让你自由地指导项目，以成功地结束。
来看看Toggl Plan
Toggl计划是当今最流行的项目管理解决方案之一吗．它是一个基于浏览器的工具，界面简单而干净，但它包含了许多功能，使任务调度、团队管理和项目跟踪更加容易。
作为项目经理，您可以利用其强大的计划功能，其中包括:
- 项目时间线可以自定义，以匹配您首选的可视化团队活动的方式。对于您的个人任务，您可以选择“议程”。为了了解每个人都在做什么，你可以做一个一周、一个月、三个月甚至一年的概览。这变焦特性对于长期项目尤其有价值。
- 里程碑这明显地标志着项目的进展。要添加一个(例如，第一组打印作品将提交给Emma审核)，请单击时间轴上的适当日期。将出现一个弹出框，您所要做的就是命名里程碑，选择一种颜色，并指定您希望所有团队成员都能看到它。
拖放界面允许您创建和调度任务。你还可以快速查看团队中是否有人超负荷工作:如果你注意到摄影师马克由于两天潮湿的天气而有一个不切实际的日程安排，你可以让他的助手分担工作，防止马克筋疲力尽或制作出匆忙、不合格的作品。
如果您的机构以前使用过Trello、Asana或Github等项目管理资源，则很容易将任务导入Toggl Plan。只需下载切换计划按钮在谷歌Chrome或Firefox发送任务切换计划从其他应用程序。
如何更有效地领导你的团队
你是否曾在一个团队中工作过，尽管每个人似乎都在疯狂地完成他们的任务，但气氛很糟糕，什么也没完成?他们可能已经完成了工作，但没有创意，客户也不满意。
这种环境是领导能力差的标志，反过来又会导致项目失败。为了防止自己无意中造成这样的情况，请遵循以下建议:
- 一旦您在计划阶段定义了项目目标和边界，请相信您的团队成员能够完成工作。不进行微观管理。尽管您可能希望确保任务以某种方式执行，但这种方法并不高效，并传递出您不信任团队的信息。
- 同时拥有项目和沟通流程。虽然Toggl计划是一个协作工具，作为项目经理，你有责任发起状态更新并跟进团队成员的工作。
- 保持有序，确保每个人都知道在任何给定的时间发生了什么。使用Toggl Plan，很容易与团队共享时间轴，所以如果日程有变化，更新时间轴并立即让每个人知道:不要等他们自己弄清楚。如果项目变更没有得到适当的管理，您的团队成员可能会因为他们的困难而开始责怪您。
- 保护你的团队。如果你的客户艾玛对露西选择的模特或法蒂玛的化妆艺术不满意，不要让她直接把不满发泄在她们身上。你的工作就是处理艾玛的顾虑并传达给团队。当每个人都看到你尊重他们并支持他们时，他们对项目的投入会更强，这提高了成功完成的可能性。
永远记住，你的角色包括良好的领导能力和沟通技巧。说到这里....
良好的项目管理依赖于良好的沟通
沟通的失败和计划的失败对项目的危害是一样的。举个恰当的例子:如果你告诉露西，你周五之前需要10个样本组合，这样你才能做出招聘决定，她很可能会说这没问题。但是，你需要在上午10点前拿到这些作品集，因为艾玛想先看到它们，而露西认为她可以在下午5点前把它们发给你。
你可以想象在这种情况下接下来会发生什么。如果周五早上到了，露西还没有把作品集发给你，你就错过了艾玛的最后期限，而且要到下周初才能做出招聘决定。
当沟通无效时，事情几乎肯定会出错，尤其是在项目管理中。在本文的开头，我们提到了普华永道(PriceWaterhouseCoopers)的调查，该调查将沟通不畅视为项目失败的主要原因之一。
沟通技巧
这里有一些技巧，可以改善你与团队的沟通，让你的项目保持在正轨上。
- 在计划阶段，当每个团队成员的角色和职责被分配时，回答他们可能提出的任何问题。永远不要认为他们的理解和你的一样。(还记得上面关于周五截止日期的混淆吗!)
- 明确你的沟通期望。这意味着:
- 让每个人都知道该使用哪些工具，比如电子邮件、聊天或视频。Toggl计划可以与Slack集成，让整个团队随时了解计划的进展和变化。
- 提供关于他们应该共享哪些项目信息、与谁共享以及如何共享的指导方针。例如，如果你需要改变预算，你是告诉整个团队还是只告诉项目经理?如果你改变了日程安排，你是应该在Slack上分享，还是通过电子邮件，还是两者同时分享?
- 制定何时以及如何与客户沟通的标准。例如，如果无法联系到你，需要紧急做出决定，打艾玛的手机。
- 项目要完全透明。当你有来自客户的反馈或新信息时，与团队分享，以便他们可以相应地调整自己的职责。
- 接受反馈。作为项目经理，你会有客户和团队成员带着问题、想法和顾虑来找你。不要把负面反馈当作针对你个人的。你不想让你的团队觉得他们不能对你诚实。确保你能接受那些能让项目更有效地运行的想法。
即使你已经在同一个团队工作了一段时间，并且觉得你们已经沟通得很好了，上面提到的实践也可以把你们沟通的质量和效率提升到一个新的水平。
结论
尽管在线项目管理指南经常提到甘特图例如，使用复杂的术语，参考听起来像工程摘要的理论，为了成为一名优秀的项目经理，你不需要掌握所有这些。这其实都是关于好的管理，也就是:
- 提前计划，这样你就知道你必须要完成什么，你的团队将如何实现目标
- 展示强大的领导能力，激励和吸引团队
- 有效地沟通，使项目的完成成为团队的努力，而不是一系列支离破碎的努力
当你在你的项目管理策略中实施这些实践时，你会感到有能力、有控制权并交付一个你可以自豪的项目。情感上的回报会很高，因为你已经证明了自己的真实身份:一个能够完成伟大事情的优秀项目经理。
Rose Keefe是一位作家和技术作家，在支持制造业和建筑业的项目经理方面有超过十年的经验。她的主要职责之一是开发支持有效使用工业设备的产品手册。她继续为贸易网站和出版物撰写有关时间管理和商业生产力的文章。
