容量规划可帮助您确定您的机构通过团队资源满足需求的能力。
由于忽视容量规划，您的机构将面临两个大问题:
- 你不知道你是否有足够的带宽来承担一个新项目，或者你是否需要招聘
- 你不知道你是否有效地利用了他们的团队
在公司层面，这些问题减缓了增长，降低了利润。在员工层面，它会导致过度工作、疲惫和倦怠。
本文是容量规划的全面指南，包括好处、不同类型、分步指南和七个最佳实践，可以使您的流程变得完美。
什么是容量规划?
能力规划是确定一个组织满足需求的能力的过程。对于机构和咨询公司来说，这本质上意味着确定他们是否有足够的人来交付客户项目。
合理的团队带宽规划告诉你:
- 何时以及是否可以接受新项目
- 如果你需要雇佣更多的工人
- 如果你能最有效地利用你的团队
学习规划团队能力的策略可以帮助您做出更好的决策，以提高效率和生产力。如果这些听起来像流行语，请记住11.4%的资源都是由于糟糕的项目管理实践而浪费的。
你注意到我们了吗?那我们继续吧。
三种类型的容量规划
根据行业和项目的不同，容量规划有三种类型:
- 员工的能力:将可用员工小时数与总工作量进行比较
- 工具的能力:评估交付未来工作和项目所需的工具和设备
- 产品能力:计划交付工作和满足需求所需的产品和材料的库存
其中，只有劳动力或团队能力是最相关的一个机构，所以这将是本文的主要焦点。
容量规划与资源规划
混淆容量和资源规划是一个非常常见的错误，所以让我们快速比较一下这两者。
计划能力是影响整体预算和员工的公司层面的实践。它的重点是供应和需求。
这就是为什么它通常是最高管理层的责任。
另一方面，资源计划将资源分配给特定的项目，并让各个项目经理了解哪些资源将在何时可用。
所以资源规划是项目经理的责任。
下面是一个快速的并列对比:
| 容量规划 | 资源规划 |
|---|---|
| 公司层面的实践集中于供应和需求 | 项目级实践集中于资源分配 |
| 职责: •小企业的企业主/首席执行官 •大型企业的人事CXO/总监 |
项目经理的职责 |
容量规划与容量管理
两者之间的区别很明显地体现在“计划”和“管理”这两个词上。
计划是指事先为预测未来的工作需求和计划满足需求的必要能力而进行的准备工作。另一方面，容量管理包括监控和分析正在进行的容量，以确保您的计划按照您希望的方式进行。
此外，带宽规划是定期提前进行的。然而，容量管理是一种持续的实践，以确保满足计划的容量。
以下是一个简短的总结:
| 容量规划 | 容量管理 |
|---|---|
| 根据预测的工作需求 | 根据规划容量 |
| 以创建路线图为中心，以确定组织的能力是否能够满足客户的需求 | 采取行动确保组织满足计划的能力需求 |
| 最高管理层负责 | 责任: •人员运营团队 •项目经理和团队领导 |
容量规划的好处
让我们快速看一下为什么你应该专注于规划你的机构的能力:
优化资源利用
彻底规划您的容量需求可以优化资源利用。
简而言之，您可以最大限度地减少过剩产能，更有效地使用资源，从而获得更高的利润。
更好的资源利用也能减少过度工作和员工倦怠。
员工倦怠是一个严重的问题工作质量和留存率．缓解团队倦怠有助于提高士气、积极性和敬业度，这样你的工作就会更顺利。
更多关于倦怠的建议，请参阅我们的博客亚博会员福利从倦怠中恢复过来．
保存所需技能的清单
在规划团队的能力时，你也在记录有效执行项目所需的所有角色和技能。
例如，一家内容写作机构目前的能力是7个客户，包括8个作者、4个编辑和2个项目经理。
这可以让你快速平均每个客户需要的技能、职位和资源数量，这些知识可以帮助你规划未来，使即将到来的项目更快、更容易计划。
帮助您做出更明智的人才收购决策
当你为新项目和新客户规划你的能力时，它会为你提供有价值的信息，告诉你你需要什么样的人才来完成它们。
本质上，它会备份做出招聘决定的有具体的历史数据。
所以，如果一个设计机构确定一个客户需要三个平面设计师，他们目前有五个在美国，他们知道多接待一个客户就需要多雇一个设计师。
帮助您按时并以更高的标准完成项目
对新客户说不总是很难的。但接太多客户可能会导致过载．
你最终会过度工作，筋疲力尽，没有足够的时间来完成客户满意的项目。
,只52%的项目平均而言，即使没有倦怠，也能让涉众满意。
当你评估你的能力并把它达到一个舒适的水平时，你基本上是在咬你能咀嚼的确切数量。
这样，你就可以尽你团队的最大努力完成项目，从而让客户更开心，与客户的关系也更牢固。
最终会带来更好的利润
承担适当数量的项目和客户，减少员工的倦怠，并以最高效率利用你的团队，只会带来更好的利润。
所以这一点实际上是把几个好处合二为一的。
只要你准备好了，你就可以接受客户，并且拥有一个能够提供高质量工作并能赚到大钱的团队。
3 .容量规划策略
根据对目标市场、技能可用性和代理目标的预测，容量规划策略有三种类型。
引领能力战略
这一策略包括在预测未来需求的情况下积极提高产能。
先导容量规划的优点包括有资源容量来满足突然激增的需求。如果工作顺利，你就能在竞争中占据优势。
它的主要缺点是经常导致容量未充分利用。
这种类型的战略规划对那些预计短期内会出现繁忙季节(可能是历史上最繁忙的季节)的企业最有用，所以他们会提前充实员工。例如，一家电子商务营销机构可能在假日期间需要更多的营销人员。
这类公司通常与承包商和自由职业者合作，而不是雇佣员工。这降低了团队未充分利用的风险。
滞后容量策略
在滞后能力战略中，公司增加团队能力以响应需求，即工作的增加。
这是一种安全、低风险的选择，因为在看到需要之前不会增加容量。
主要的缺点是往往不可能在最后一刻找到并雇用知识工作者。结果，团队超负荷工作或项目被推迟。
滞后性策略最适合小公司或在衰退的市场中。这个策略可以帮助你保持健康的现金流，防止裁员。
匹配容量策略
这个策略兼而有之——领先策略和滞后策略，但掌握起来可能有点棘手。
它涉及到在预期需求的情况下以小幅度增加产能- - - - - -换句话说，需求开始激增，所以让我们雇佣一些新的人才吧。
这意味着您需要监控市场趋势并分析以前的项目数据，这使得访问良好的历史数据成为必须。时间跟踪软件获得这些历史数据非常方便，因此您可以评估未来的需求。
然而，由于匹配容量规划的目的是匹配你的可用容量满足你的需求，它需要几乎不断的增量调整，这意味着大量的工作。
这使得它在大多数情况下都很有用，但工作量很大，因此对于能够投入资源来实施这一策略的机构来说是理想的。
如何在4个步骤中进行容量规划?
让我们进入这篇博客的主要内容，从逐步的容量规划指南开始，然后亚博会员福利是下面的容量规划最佳实践。
你可以现在就跳过去如果你想的话。
总结
| 一步 | 描述 |
|---|---|
| 1.衡量你当前的能力 | 确定并记录下团队的技能、工作时间和可用性 |
| 2.预估需求 | 研究当前的项目，即将到来的项目和行业趋势，以确定您未来的需求 |
| 3.识别资源缺口 | 比较你当前的能力和预期的需求，看看你是否有资源缺口 |
| 4.选择容量规划策略来弥补资源缺口 | 选择适合您的容量规划策略，缩小您的容量差距 |
1.衡量你当前的能力
从审视你目前的能力和技能开始。这意味着要审视你的团队，他们的工作时间和技能。
计算团队能力的一个简单公式是:
容量=人数x工作时间x利用率什么是利用率?它是指不包括会议、培训、发送电子邮件等工作时间的有效(或可计费)工作时间的份额。
假设你的团队有12个人，每周工作40个小时。假设利用率为75%。
根据以上公式，你的团队每周的能力为:
每周产能= 12 × 40小时/周× 75% = 360小时请记住，这种能力可以根据您的团队成员带来的技能而有所不同。因此，您希望记录工作角色/技能及其各自的能力。
2.预估需求
预测“供求关系”的“需求”方面主要涉及三个方面:
- 看看你当前的项目
- 查看即将到来的项目并评估它们的需求
- 根据你的业务、行业、市场等进行有根据的猜测。
来自您的时间跟踪软件可以帮助你找到这些信息，这样你也可以看到你在过去几个项目中的增长，看看你的资源有多稳定。
在过去的四个月里你有增加三个新客户吗?如果你未来的项目和计划看起来相似，那么这种增长水平可能会继续下去。
这一步的关键是对即将到来的资源需求进行粗略的估计，这样您就可以确定您目前所处的位置。
3.确定所需的容量并确定资源缺口
现在，您可以利用当前的能力和对未来能力的估计，并确定所需的资源和技能。
所以你要问自己:“我有足够的资源来处理更多的项目吗?””
一般来说，这种测量将以小时为单位完成，但有些机构以单位为单位来测量能力。例如，上面的一个内容写作代理的例子可以通过博客文章的数量来衡量容量。亚博会员福利
经过测量，你们目前的产能是否能满足未来的需求?如果不是，它在哪里有不足之处?
试着用资源、时间或技能的数量来量化它。
假设这家机构预测他们将需要相当于四个作家的人来接手这个新客户。但他们目前的两位作家没有被充分利用，所以他们可以承担一半的工作。
这就意味着要承担这个项目，所需的能力是2名团队成员，所需要的技能是内容写．
4.选择容量规划策略来弥补资源缺口
现在是时候选择我们上面提到的容量规划策略之一来弥补这一差距了。
选择哪种策略取决于组织的特定需求、流程和规模。
让我们快速回顾一下这三种容量规划策略，以及何时使用它们是最好的:
- 引领:在预期需求的情况下积极增加产能——非常适合任何历史繁忙时期以及雇佣低风险承包商和自由职业者的公司。
- 延迟:只有在经历增长时才增加产能——这非常适合增长缓慢、不能冒险将资金锁定在资源上的小企业。
- 匹配:增加能力以满足需求——这是能够投入资源规划能力的大机构的理想选择。
当你开始弥补你的资源差距时，利用像这样的工具看板而且甘特图为了便于组织。
这些工具允许您可视化您的资源、它们的时间以及它们在各种项目中的角色。
项目和团队是由许多小的活动部分组成的，所以将它们整齐地绘制出来是有帮助的。
容量规划最佳实践
下表中给出了最佳实践的快速总结。
| 策略 | 描述 |
|---|---|
| 从多个角度审视你的能力 | 从更广泛的角度考虑你的资源，比如技能组合和时间，而不仅仅是人数 |
| 持续进行产能跟踪和需求预测 | 在企业文化中建立能力规划和监控，并使之成为第二天性 |
| 考虑多种解决方案来填补资源缺口 | 考虑选择包括自由职业者和承包商来填补资源缺口 |
| 交叉培训你的员工，让他们多功能 | 为你的团队配备多种技能以增加他们的使用范围 |
| 识别并消除劳动力能力瓶颈 | 监控资源时间和任务，以发现生产力瓶颈并解决它们 |
| 记住，你的资源是人而不是机器 | 将应急时间添加到您的能力估计中，以考虑到人就是人 |
| 使用软件工具规划容量 | 使用容量规划工具可以使规划更容易、更准确 |
现在让我们深入了解细节。
1.从多个角度审视你的能力
从不同的角度看待你的能力会有好处。
以不同的方式考虑你的资源，比如:
- 资源总数
- 工作时间
- 资历
- 技能
- 成本
拓宽你对资源的想法，从各个角度考虑有助于防止你在项目深入时犯小错误(例如，太晚意识到你在WordPress开发技能上有巨大的差距)。
在这种情况下，你有人力和时间，但没有技能。对“容量”的所有因素保持开放的心态，可以防止这种令人头痛的事情发生。
2.持续进行产能跟踪和需求预测
容量规划似乎是一项艰巨的任务。但就像所有事情一样，你做得越多，它就越容易。
因此，将时间跟踪、监控和预测纳入您的常规实践和公司文化中。
在每一个项目和新客户之前，把它作为一个持续的练习。
如果你的团队已经习惯了，这将会更加顺利跟踪他们的工作时间用软件或电子表格。然后，您可以在项目期间和项目之后检查报告，以检查项目花费了多长时间，您的团队的总利用率，以及它们与您的估计有多接近。
使这成为一个常规的过程可以做到两件重要的事情:
- 使您能够跟上您的需求和资源管理
- 将容量规划固化为常规的一部分(这确保它变得更快更容易)
另外，你做得越多，你的历史数据就越准确，这将改善你的项目计划和评估。
3.考虑多种解决方案来填补资源缺口
解决资源缺口的方法不止一种。
在行动之前考虑所有的选择是一个好主意，当成本招聘员工高得惊人。
是的，你仍然可以雇佣全职员工。但别忘了还有其他选择，比如雇佣自由职业者、临时员工或外包某些任务。
自由职业者是一个很好的解决方案，尤其是在你时间紧张的时候。
雇佣承包商和自由职业者有一些可靠的福利:
- 更快的招聘、入职和培训过程
- 更容易获得专业人才
- 不需要支付福利和税收
将任务外包给第三方是另一个可以考虑的选择。当你外包某些角色或任务时，它可以降低成本(取决于你外包的地方)，提高速度，并提供高灵活性。
4.交叉培训你的员工，让他们多功能
拥有拥有多种技能的团队成员可以提高他们作为资源的效率。它们可以涵盖更多的角色，并帮助您的组织变得更加灵活。
你不必太担心资源方面的问题，因为即使你超出了一个职位的重要性，那名员工也可以被用到其他地方。
例如，如果你有一个作家也知道如何编辑，你将能够填补所需的编辑技能差距，即使他们的写作技能目前还不需要。
这就是为什么在员工培训和发展上投资是值得的原因之一。提高技能可以减少人员流失率，保持员工的高满意度。
查看我们的博客亚博会员福利提高技能的好处在这里。
5.识别并消除劳动力能力瓶颈
监视您的能力可以帮助您发现可能成为工作流中严重障碍的小效率低下或瓶颈。
检查你的员工时间报告可能会显示在乏味、耗时的任务上花费了太多时间，而这些任务所需要的时间框架并没有给予足够的价值。
这是它的样子Toggl跟踪：
发现瓶颈后，你可以做以下几件事:
- 将任务委派给收费较低的员工
- 把这项任务委派给做得更快更有效率的员工
- 通过删除不必要的内容来简化和优化任务
- 和客户谈谈这个项目对他们有多重要，如果有必要可以要求更多的预算
如需更多建议，请查看我们的博客文章亚博会员福利识别并解决生产力瓶颈．
6.记住，你的资源是人而不是机器
你的资源是人，所以他们不会在每周40小时的时间里以100%的利用率工作。
人不是机器，不能有效地利用每一分钟。可能会有行动迟缓的日子，紧急情况，或者他们只是没有以完美的速度运行。
期望他们每个工作日都以最高速度工作只会让他们筋疲力尽。
在容量规划策略中始终添加应急时间是很重要的。如果你的计划需要员工的每一个小时来填补资源缺口，你就需要重新评估你的策略了。
7.使用软件工具规划容量
跟踪团队的容量可能很复杂。使这个过程更容易的最好方法是让正确的容量规划工具发挥作用。
77%的高绩效项目使用项目管理软件。正确的项目管理软件将有助于以下规划您的团队的能力:
容量规划示例
为了帮助您更好地理解，这里有两个简单的容量规划示例。
内容撰写机构的容量计划示例
让我们使用一个拥有10名作者的小型内容写作机构。假设每个作者每周发布2篇文章。
周容量= No。x不。每个作者每周的文章数对于我们假设的内容写作机构，每周的能力是20篇文章。
然后，代理机构检查需求，并确定如果他们接受正在交谈的新客户，他们的总需求将是24篇文章。
这意味着他们有四篇文章的资源缺口。
为了填补这一空白，内容写作机构可以应用我们上面讨论的三种能力策略中的任何一种。
| 策略 | 行动 |
|---|---|
| 领导能力 | •雇佣两名新作家 |
| 落后产能 | •等待新客户的到来 •在那之后再雇佣新的作家或自由职业者 •在此之前利用现有的作者来弥补差距 |
| 匹配能力 | 培养与自由职业者的关系 •成为作家首选的雇主品牌 •新客户一到公司就雇佣他们 |
IT咨询公司的容量计划示例
让我们考虑一家拥有60名员工的中型IT咨询公司。
他们使用匹配策略并密切监控容量和资源，实时进行微小的变化。
在他们的上一个项目中，他们的团队平均有88%的利用率——专家建议使用利用率70% ~ 80%-所以他们决定填补预期的资源缺口。
咨询公司意识到，如果业务继续以这样的速度发展，他们将需要更多的项目经理和更多的DevOps工程师，因为他们是被推向最远的资源。
这不仅有助于确保未来项目的成功，而且有助于防止(非常可能的)这些资源枯竭。
为更强大的项目和更快乐的团队进行能力规划
适当的容量规划过程使您能够自信地接受新客户，发展业务，并完成更大更好的项目。
只需遵循我们的容量规划指南四步即可:
- 衡量你目前的能力，记录你目前的技能
- 预估需求
- 确定所需的容量并确定资源缺口
- 选择容量规划策略来弥补资源缺口
别忘了把我们的一些最佳实践也纳入其中。容量计划/跟踪和可靠的容量计划软件的目标是最终使一切变得更容易。
