我的电子邮件收件箱总是很整洁。但我并不总是这么有条理——我必须先学会如何管理我的电子邮件。以下12条整理邮件的技巧将帮助你控制你的收件箱。
1.不要用邮件组织来拖延时间
如果你和我一样，你喜欢那些感觉像是工作但实际上不是工作的任务。
我曾经对新的大项目感到不知所措，会尽我所能避免它们。
我需要感觉自己在工作，但就是不能让自己去做最重要的工作。我在不必要的长期战略、电子表格设计/编码和低优先级的沟通上投入了大量时间。
这个建议可能听起来像异端邪说，但这是最好的方法停止拖延就是简单地休息一下。
玩电子游戏。出去散步或骑车。做一些瑜伽。看一段视频。网上购物(也许是买礼物)。
所有这些活动都比假装工作更有效率。更好的是，他们创造了情感能量，而不是把它消耗在不必要的虚假工作任务上。
不是所有的事情都是非黑即白的，但这应该是:该工作的时候工作，该玩的时候玩。当你有重要的邮件要处理时，不要把时间浪费在不那么紧急的邮件上。接受你不可能完成所有事情的事实，并优先处理邮件(参见技巧5)。
2.要整理你的收件箱，别再纠结了
如果你强迫自己查看邮件，忘了我刚才说的一切吧。你不需要把邮件放在首位;你得克制自己。
并不是每封邮件都值得回复——许多根本不需要阅读(见#6)。
掌控你的时间放下“一定要查看邮件……”的负罪感。告诉你工作、家庭和社会生活中重要的人，如果他们有紧急信息要分享，就给你发短信。
只在适合你日程的时候回复邮件。它可以帮助抽出一天中的一部分时间特别是电子邮件，然后在一天剩下的时间里忽略你的收件箱。
3.为你生活的每个部分创建单独的电子邮件帐户
对我们大多数人来说，三个电子邮件账户就足够了。(不要创建许多电子邮件账户和子文件夹来创造有趣但不必要的工作)。
工作邮箱
不惜一切代价保护这个账户不受干扰。不要与朋友和家人分享。不要通过这个账户订阅与职业相关的时事通讯和大量电子邮件(改用你的社交账户)。
当你打开你的工作电子邮件帐户时，你应该只看到直接发给你的电子邮件。让这条建议精简、简洁，并针对你的高优先级工作(见#5)。
家人和朋友的电子邮件帐户
为你最亲密的朋友和家人开通一个专门的账户。当你全神贯注、快速工作时，你不想被家庭琐事和即将到来的社交活动分散注意力。
把这个电子邮件地址给你孩子的学校/看护人，让他们更新和通知你——他们有你的电话号码以备紧急情况，对吗?
社交/批量电子邮件帐户
为其他帐户创建一个批量帐户，以保护其他帐户不受“读但不回复”项的影响。
把这个地址发给职业/育儿专家、时事通讯、订阅、电子书下载等。确保所有来自社交媒体网站的通知都发送到这个地址(或者干脆把它们关掉)。
4.一次只检查一个账户
上班时查看工作邮件。下班后(或休息时)查看私人邮件。
让你的家人和朋友知道，如果他们想要立即回复，他们需要发短信。当你想在晚上或上下班路上找点东西读的时候，检查一下你的电子邮件账户。
你的专注是你最大的财富。不要让任何事情分散你的注意力峰值效率个小时。
专家说，我们只有5%的工作时间花在了有价值的事情上流动状态这创造了我们最好的作品和最热门的想法。
记住，如果你的浏览器、台式机和手机上都弹出提醒，那么保持独立的电子邮件账户没有任何好处。花一点时间来驯服这些诱惑——稍微挖掘一下你的设置和喜好可以创造很多精神上的平静和安宁。
5)在电子邮件账户中划分优先级
你可能会问自己，“但是我怎么才能收到我的邮件呢?”我有一个只用于工作的账户，而且总是被刷屏!”
并不是所有的电子邮件都是一样的。通过将邮件分类到文件夹来分类你的收件箱-快速!
我几乎没有加上这一点，因为我是那种会浪费时间创建无穷无尽的优雅嵌套文件夹系统的人。然而，一个简单的旗帜/星星系统可以帮助你排除干扰。
苹果的邮件
点击屏幕顶部的标志图标。例如，你可以选择绿色标志表示“不是现在，而是今天结束之前”的电子邮件，蓝色标志表示“只读”。将这些消息存档，它们将保存在一个特殊的“标记”区域，以便于访问。
Gmail
使用“特殊星号”来管理电子邮件，只需点击发件人姓名右侧的空白星号即可。继续点击-谷歌将提供每个你已经分配到类别的各种特殊的星星。
6)管理电子邮件的技巧:取消订阅
这对一些人来说是最简单的，对另一些人来说是最难的。
希望你没有用你的工作/家庭电子邮件地址订阅任何电子邮件列表。如果你有，把它们转移到你的社交/批量帐户(或直接删除它们)。
当你浏览你的社交/大量收件箱想要阅读的东西时，不要只是跳过那些无趣的东西。把他们从你的生活中删除。
花点时间取消订阅，继续你的生活。如果一个内容提供者不能保持你的兴趣，不能让你对阅读他们的文章感到兴奋，那就切断联系吧。
退订也会很耗时，所以请记住预防胜于治疗——除非你知道你想要收件箱里的邮件，否则不要订阅。
如果你收集诸如博客订阅、活动日历、优惠券和促销之类的细节，亚博会员福利记住你可以在任何你想要的时候谷歌所有这些东西。不要做一个囤积狂——取消订阅，清空你的收件箱，清空你的大脑!
7)使用小组日历
你是否还在想，“那么这些活动邮件怎么办?”
根据你的生活方式，你可能会被工作会议、娱乐约会和社交活动的电子邮件淹没(以及无休止的群回复)。如果是这样的话，从源头上解决问题，而不是在接收端。
对你的同事、朋友和家人要坚定。使用谷歌日历跟踪所有的事件，并删除事件邀请电子邮件，只要你有他们在你的日历。
8)也要把硬件分开
除非你在特定的时间是随叫随到的，否则就把你的工作邮件从你的手机上删除。
给自己一些时间，远离日常的洪流，去思考你最好的想法，享受你的自由时光。
你需要社交时间和做白日梦的时间来按下大脑的“重置按钮”;当你回到你的电脑前时，你就会神清气和地准备好以聪明和优雅的方式回复信息。
相反，把你的个人帐户和大量帐户从你的工作电脑上删除。休息时用手机与朋友和家人联系。
你的电子邮件账户(和电子设备)完全分离，你就不会在工作时回复私人邮件了。
随着分心和假工作机会的减少，你可能会发现自己不那么被迫每10分钟查看一次邮件了。深呼吸，喝一口咖啡，泰然自若地投入到最重要的工作中去吧!
9)持怀疑态度
重要的事很少紧急，紧急的事很少重要。
——德怀特·艾森豪威尔
你可能会浪费时间和精力去决定该做什么工作。这属于我在技巧1中描述的虚假工作的类别。
许多专业人士使用艾森豪威尔矩阵快速确定任务和决策的优先级。在比较各种邮件时(试着决定先处理哪一封)，问问自己:
- 紧急吗?
- 重要吗?
小心些而已。很多人会在邮件标题中制造一种错误的紧迫感。如果有人声称有紧急情况，但没有事实支持，把这封邮件放在一边，以便以后研究(或者不要这样做)。
电子邮件分类的目标是识别那些你知道是紧急的电子邮件，而不是那些带有最引人注目的标题的电子邮件。
同样地，人们想要感觉自己很重要，所以他们会为自己钟爱的项目辩护。在阅读电子邮件时，你必须有更广阔的视野，并做出艰难的决定。
客户第一，老板第二，同事第三。
优先考虑亲近的家庭而不是远方的亲戚。倾听你最好的朋友，但不要把时间花在回复陌生人发来的无关信息上。
10)使用艾森豪威尔矩阵的向导级电子邮件组织
带着你的怀疑，用艾森豪威尔矩阵把你的电子邮件分为四类:
紧急重要
马上处理这些问题，但要先处理完当天剩下的邮件。(总有一封更紧急、更重要的邮件排在列表后面。)
紧急不重要
委托。把这些邮件转发给你团队中的其他人。这些问题可能不值得你花时间和精力，但可能是组织中较低级别人员展示自己价值的机会。给别人一个处理小问题的机会，赢得你的信任。
非紧急和重要的
标记(或星号)这些消息。你不想忘记他们，但他们不需要立即关注。养成在一天结束时(或其他适当的每日里程碑)回顾和解决这些问题的习惯。
不紧急也不重要
删除这些消息。让寄件人知道不要让他们自己可以处理的事情塞满你的收件箱——或者直接忽略。
11)邮件管理，最后一轮
在对你的电脑/手机进行优先级排序和分类后，你的收件箱里就剩下了一小部分邮件。(你应该删除、标记/添加星号，并委派/转发所有其他邮件。)
看看这个列表。你(希望如此)花时间了解全局，而不是解决第一个引起你注意的问题。
除了最紧急/重要的信息，你把所有的信息都放在一边。在这一点上，你实际上可以阅读收件箱中的电子邮件。
花30秒浏览每封邮件。获取有关该问题的更多信息。
然后，在你太专注之前，继续前进。在回复之前浏览所有相关的邮件。
最后(除非真的有什么东西着火了)，处理那些你可以最快处理的邮件。比起用20分钟的时间来回答一个难题，你会感觉从你的清单上划掉几个简单的回答会更好。
所有这些问题都很紧迫，对吧?
所以先处理最简单的，积累一些信心，最后再处理最难的。
只是要确保在你预定的邮件时间用完之前处理完所有邮件。
12)最后一招:整理邮件小贴士:用“核选项”清空收件箱
如果你已经远远落后，甚至没有希望了，你可能不得不宣布电子邮件破产。
存档你所有的信息(是的，所有的)。给你所有的家人、朋友和同事发个信息，告诉他们你要重新开始了。
告诉他们重新发送任何需要回复的邮件，并抱最好的希望。保证你不会，不会让这种事再次发生。
当你的收件箱完全清理干净，口袋里有了一个新的承诺，使用本文中的技巧来坚持下去。
利用电子邮件破产带来的轻微羞愧感。告诉你遇到的每一个人这个技巧对你有多有用，告诉你每天收件箱里的邮件都是零，你有多自豪。
通过将这次灾难重新定义为一次成功，你更有可能坚持每天清理收件箱的新养生法。
底线
无论如何，告诉自己你必须每天处理所有的邮件。
在合理安排的日常邮件时间里，要狠一点。像一个经验丰富的急诊室护士一样对你的信息进行分类。
在你开始回复一条紧急邮件之前，把它标记出来，然后继续处理。也许下一页上有更重要的信息在等着你。以闪电般的速度浏览邮件标题，把你的邮件分成几个简单的类别(现在，今天，明天，本周等等)。
一旦你驯服了你的收件箱，恭喜你自己。
选择最重要的信息和任务，避免分心，专心工作。
