在7步中创建项目预算

想要创建一个项目预算，但不知道从哪里开始?

对许多项目经理来说，制定一个适合你和客户的基本项目预算实际上是一种艺术形式。

你知道有句话…

有钱能使鬼推磨。

它驱动着你的决定，影响着你客户的意见，几乎在每一个转折点都在你的脑海里。

但现在是时候了你开始控制你的预算，而不是反过来。

所以在这篇文章中，你将学习如何像专业人士一样创建和管理一个成功的项目预算计划。

来吧。时间就是金钱。

什么是项目预算?

项目预算是与客户项目相关的所有任务、活动和材料的总成本。

你为什么要创建一个项目预算?因为它可以帮助你跟踪估计预算和项目的实际成本。你可以用它来监控整个项目的支出，减少耗尽资源或超出预算的可能性。

你会在你的工作说明(SoW)你已经与客户达成了交付项目的协议。

项目预算与预算

一个成本估算估算项目(或部分项目)的成本。预算是分配给项目的最终成本。

这个估计更多的是一个大概的数字，预算提供了硬边。你不能高估，但你可以超出预算。

典型项目成本

汇总项目预算将涉及到对所有(或大部分)潜在项目成本的核算。

这是一个相当广泛的范围。一个项目的直接和间接成本令人印象深刻。

项目成本可包括以下内容:

• 劳动力成本

• 项目管理费

• 应急基金

• 材料成本

• 传递成本(承包商、设备租赁、印刷、广告支出、差旅等)

但是材料成本呢?并不是每个企业都有这些，不是吗?

材料成本可能不适用于软件开发机构。假设你在做一个公共公关活动。你需要把所有的实物材料都包括在预算中。

以一个虚假抗议的项目预算为例，需要包含的标志、摄像机和服装。

听起来古怪吗?这很有效Salesforce．

Salesforce以一场虚假的抗议宣传噱头拉开了整个公司的序幕，演员扮演抗议者和新闻频道的摄像师。

所有这些都必须包括在预算中。

考虑到每一项成本，学会制定客户愿意批准的项目预算需要一些思考。

但是一步一步的指南也很有帮助

何时创建项目预算

只有当你知道客户有兴趣与你合作时，你才应该制定项目预算。不要创建详细的项目时间表如果客户只是为了报价而购物，那就做预算。

在你签署项目预算之前，遵循一个简单的定义总体项目预算和创建不同类型的估计的过程工作说明书(SoW)．

考虑为您的下一个客户项目创建以下评估:

• 大概的估计

• 预算估计

• 工作报告(SoW)估计

如何在7步中创建项目预算

典型的项目预算流程是这样的:

1. 审查项目范围和客户需求
2. 把项目分解成任务
3. 为每个任务创建一个评估
4. 添加一个项目缓冲区
5. 创建你的基线预算
6. 获得客户的批准
7. 跟踪和监控项目预算

注意:有关成本估算的更详细的分步指南，请前往我们的项目成本和时间估计指南．

1.审查项目范围和客户需求

管理项目预算的第一步是知道要成功交付项目需要做什么。

这应该在项目发现阶段完成，一旦收集了所有内容，您将最好地理解项目范围项目需求．

回顾项目范围会给你很多必要的信息，比如:

1. 项目中有什么(资源)
2. 结果是什么(可交付成果)
3. 需要做什么(任务)
4. 需要多长时间(时间线)
5. 客户所要求的一切

2.将项目分解为阶段和任务

保护任何项目预算的关键是了解交付项目所需完成的确切任务。

一旦您收集了所有的项目需求并了解了项目范围，您就可以将项目分解为可管理的阶段和任务。

最好的方法是使用工作分解结构(WBS)。这将帮助你发现所有你需要知道的事情，让项目完成并保护预算。

但是列出什么呢?那些小任务呢?要去多深?看看我们的指南吧。工作分解结构:机构指南来了解更多。

3.为每项任务做一个成本估算

现在您知道了涉及哪些任务，您可以开始了解与每个任务相关的时间和成本。

这里有一个不同的概述项目评估技术对于这一步。

三点估算	将最佳情况、最坏情况和最可能的情况结合起来，以获得现实的估计
自上而下的估算	查看总体范围和时间框架，以创建高水平的评估
自底向上的评估	将项目分解为更小的任务，以创建更准确的评估
专家判断估计	根据您的知识、团队成员或外部顾问或主题专家进行评估

假设您正在使用自底向上的估计技术。您可以使用WBS模板为每项任务建立成本和时间估算。

如果你在这个领域工作了足够长的时间，你可以依靠自己的经验和团队。

另外,使用Toggl跟踪，您可以使用历史项目数据来帮助加快此过程。您可以使用报告指示板分析它们都投入了什么，包括资源、时间和成本。

这对于任何范围、时间和所需工作量一致的项目工作都是非常有用的。

观看下面的视频，了解更多关于我们的报告功能。

4.建立你的项目预算

有了潜在的项目成本清单，是时候开始估算整个项目的成本了。

你可以用三种方法进行预算估算:

• 利用你的经验

• 使用提供的WBS模板

• 使用过去的历史数据创建一个快速的估计

假设您使用上面的WBS模板。你可能会得到如下图所示的东西。

看看你的最终数字，再复习一遍。通过与你的团队交谈并回顾过去类似的项目来检查它的准确性。

5.增加项目缓冲以保护利润

不是每件事都能按计划进行，所以要对意外做好心理准备。

应急基金或项目缓冲将有助于解释项目中可能出现的任何问题。对于小问题和突然的变化，这将是一个非常受欢迎的缓冲。

问题:

1. 范围蠕变

1. 突然变化

1. 移动目标

1. 材料成本增加

注意:我们将更深入地研究上面的一些问题，以及下面如何处理它们。

你的项目缓冲也将包括任何你没有(或不能)解释的小费用——未知的未知。

您应该添加多少项目缓冲区?

专家建议在项目预算的基础上增加10% - 30%。看看下面的视频，了解更多的技巧。

为项目成本估计添加缓冲的更好解决方案是通过预先估计风险来减轻风险的影响。

这可以通过在你的估算中增加20%的应急基金来实现，以考虑变化和风险。

不要把它纳入你的评估，而是把它作为一个单独的项目。这有助于树立先例，并教育您的客户，变更范围等同于应急基金的额外成本。

这意味着你可以对你的客户说更多的“是”，但有一个小警告，那就是你将使用额外的预算。

6.获得客户的批准

项目预算创建过程中的最后一步。到现在为止，你应该有一个满意的项目预算。所以是时候把这个发给客户审批了。

如果你正在创建一个项目预算作为提案的一部分，请记住包括以下内容:

预期成果	描述客户、他们的产品和其他与项目相关的信息
优先级	描述预期结果的优先级
约束	列出客户已经表达的或双方同意的任何约束条件
可交付成果	列出要交付的可交付成果，作为提议的解决方案的一部分
达到预期结果	描述你提出的解决方案如何达到预期结果
绕过约束条件	描述一下你提出的解决方案是如何围绕约束条件工作的

需要一个项目建议模板?下载我们的免费版本在这里．

在客户审查了你的方案/预算后，听取他们的反馈并做出调整，直到你达成一个每个人都能接受的预算。

客户经常说你们的价格太高吗?看看下面这个视频。

7.跟踪和监控项目预算

让客户批准项目预算是比较容易的部分。但更困难的是，在项目进展的过程中，确保你不超出预算。

在代理公司或自由职业者的世界里，这通常意味着跟踪成本，例如:

• 你团队的劳动力成本

• 你的时间——也就是你的时间以小时计费以及实际成本

• 项目费用(材料、软件、承包商成本等)

如果你习惯使用电子表格，你可能会想要使用它项目预算跟踪模板管理整体预算。

但是电子表格是你控制的最佳选择吗项目成本?

可能不会。

别误会，我们的项目预算模板是固体。

但我已经和一些使用电子表格记录时间的机构和自由职业者聊过了总是说他们有多混乱。

• 文件被复制

• 有些人“失踪”了。

• 公式被无意地编辑了

• 人们一般不会把它们填得那么多

• 你无法快速获得你可以利用的见解(稍后会详细介绍)

多亏了时间追踪器在美国，跟踪项目预算从未像现在这样容易管理。

不像电子表格，许多最佳时间追踪器提供有助于自动化和简化整个项目预算跟踪过程的功能。

使用Toggl跟踪，您可以实时跟踪项目绩效并评估项目盈利能力。

您和您的员工可以通过输入时间条目描述并按下计时器按钮来快速开始跟踪您的时间。

将计时器切换到不同的任务需要几秒钟(特别是如果已经设置了项目和任务)。

1. 输入你的“工时描述”
2. 找到你的客户
3. 选择你正在做的“项目”
4. 启动计时器

一旦您或您的团队根据项目准确地跟踪时间，您就可以使用项目仪表板根据项目预算跟踪进度。

项目时间估算让您查看您是否超过小时或基于您设置的估计目标。如果您超过了估计的时间，跟踪的时间将变为红色。

您将可以访问几个图表。

时间跟踪图将显示基于项目估计和项目到目前为止的工时的项目完成预测。

账单金额图表显示了针对项目设定的固定费用金额(项目预算)的进度。

在这些预测图表下面，您还将看到一个柱状图和饼状图，表示当前数据，包括总计时小时数，以小时计费，以及剩余时间(基于项目估算)。

想知道每个项目的盈利情况吗?前往见解仪表板．它旨在为您提供有关项目盈利能力的更多细节而且团队成员。

为什么项目会超出预算?

无论管理得多么好，你的项目预算可能仍然会遇到一些问题。那么，让我们来看看项目预算超支的一些主要原因，以及你可以做些什么来防止它们。

其他客户端请求

很容易被取悦客户的事情所束缚。

他们要求另一个网页——当然!他们要求另一个版本——你得到了!

如果你不为“小额外”收费，你就有超出预算的风险。因为我敢打赌，你仍然会把花在这些任务上的时间记录为可计费的，对吧?

你将不可避免地面对它们。但是知道如何处理额外的请求在这里是至关重要的。

下面是处理额外请求的三种最佳方法:

理解请求背后的意图	理解为什么客户要求额外的工作是必要的。您可能会意识到有一个更直接的解决方案可以添加，而不会给客户带来额外的成本。
接受额外的要求并收取相应的费用	您可以接受请求并通知客户机需要额外的资源。
随它去吧。无需额外费用	承认请求超出了原来的范围。但因为这很简单，就让它顺其自然，把它伪装成一个“人情”。让他们知道任何更重要的请求都必须收费。

与客户设定界限是有益的。收取额外的费用，或者承认他们的要求，让他们知道这是额外的费用。与他们沟通，双方都会更好。

突然变化

意想不到的变化可能会减少你的预算。

这些增加的内容可能是最初计划中没有包括的内容，也可能是由于不可预见的情况而突然需要适应的内容。

计划外的变化包括:

• 缺乏特定的资源和材料
• 团队成员离开项目
• 一个队员生病了
• 那些被遗忘的重要任务，因此从未被列入预算

保护自己不受员工离职或请病假的影响是很难的。

但是你可以尽可能多地使用过去的项目数据，尽可能多地利用这些数据来更好地保护预算和利润。

这可能意味着回顾旧的wbs，过去的成本估算或更好地理解每个项目的潜在风险。

所有这些信息将帮助你在预算和管理项目时做出更好的决定。

可怜的计划

是的，糟糕的计划会导致糟糕的预算计划。显而易见的船长避免了另一场灾难。

严肃地说，这是必须强调的关键点。

60％大多数项目都有一个范围文件，确定的方法，并进行风险管理。

这意味着40%的项目没有一个可靠的计划。1000个项目中有400个。

防止这种情况的最好方法是计划、安排和回顾每个项目。最好是有多个团队成员，以获得多个视角。

这是列在Toggl计划．

梳理你的简历项目的计划小心,评估的时间，项目成本和风险。

在你浪费大量的时间和金钱之前，再三检查你的项目。

一到两个阶段的项目计划审查会让你提前发现潜在的问题，并确保一切都无懈可击。

移动的目标

目标和目标的不断变化会使任何项目偏离轨道。

你可能会发现自己处于这样一种情况:你试图在规定的时间内完成交付，但客户一直在改变目标。

这意味着你在每项任务上花费的时间比实际需要的要多。

你如何处理这种情况?

1. 立即停止你正在做的一切。
2. 从客户那里弄清楚。

立即停止项目的所有工作，并尽快得到客户的澄清。否则你会花光预算的。

如何?

给他们发一封电子邮件或打个电话，简单地说:

“为了让这个项目在预算内按计划进行，我需要一些人来帮助我明确我们的目标和前进的方向。”

你必须让他们知道你很在意他们的预算和时间。

花时间重新审视项目范围和SoW(你的安全网)，并问客户，“这些仍然是我们的目标和目标吗?”

如果不是，那么你可以承认新的方向并相应地收费。

将项目转化为利润

钱不再是你的傀儡了。早就该这样了你控制你的钱。

当您有大量跟踪项目和准备好的报告时，管理项目预算是最容易的。

有关项目管理中成本估计和预算的更多阅读，请查看我们的指南估算项目的成本．