什么是计费工时?跟踪贴士使利润增加20%

精确跟踪他们的计费时间帮助公关公司Sweat+Co恢复了20%的盈利能力。

他们的秘密是什么?增加可见性．

他们发现他们的团队在不收费的客户工作上花费了太多时间。

由于效率低下和服务过度，项目陷入赤字，最终使它们的利润受到严重打击。

准确跟踪计费时间是许多企业面临的共同挑战。

但你的计费时间只是冰山一角。

在本指南中，我们将讨论一些确切的方法汗水+有限公司用来跟踪他们的计费时间，提高他们的效率，还有提高利润．

我们将讨论:

• 什么是计费时间
• 计费工时的例子
• 多么不可计费的时间啊
• 非计费工时的例子
• 如何决定哪些收费，哪些不收费
• 如何跟踪你的计费时间
• 计算计费工时百分比

让我们开始吧!

什么是计费小时?

计费工时是指需要付费的工作时间。换句话说，你花在与项目直接相关的任务上的任何时间。

计费工时通常被机构、自由职业者、律师、顾问和其他以服务为基础的专业人士用来区分…

计费工时示例

类型的任务类型计费桶会因业务的不同而有所不同。

律师对计费时间的方法与公关机构不同。

例如，Sweat Co+提供的一些服务包括:

• 公关策略和公司定位
• 演讲嘉宾及媒体培训
• 商业策略
• 品牌战略辅导
• 品牌内容和思想领导力

其中许多服务将基于项目，包括启动会议、项目范围确定、行业研究、撰写演讲和其他活动。

所有这些都将被归类为计费小时。

工作时间的收费比例应该是多少?

你的团队每天应该工作多少小时?根据DrewMcLellan的机构管理学院，大多数机构的黄金标准就是这样75%的空闲时间应该花在可计费的任务上．

更多的计算你的计费小时百分比后!

什么是不计费时间?

不可计费时间是指你不能向客户收费的时间。

无论你提供的是项目工作还是计时工作。你很有可能会执行以下任务:

• 花时间向客户推销
• 为项目/客户提出建议
• 合同签订前的客户会议
• 任务和项目之间的电子邮件和电话
• 开发发票和处理付款

完全可以扔进你的非账单桶。

跟踪这类工作同样重要。

它可以帮助识别机会，减少花费在非计费工作上的时间，提高整体效率——这正是Sweat Co+所做的。

如何?

让我们一起来看看吧!

如何跟踪计费时间

1.决定什么是收费的，什么是不收费的

你认为什么是“可计费的”将取决于你或你的业务。

这完全由你来决定。

但是，正确地组织你的工作将使你的生活更容易当到付款日。

被哪些任务归类为计费任务所困扰?

问自己以下几个问题:

• 这项任务能帮助我更接近项目的完成吗?
• 花在任务上的时间对客户有益吗?
• 这项任务是否包括在工作范围内?

如果答案是肯定的，那么这项任务就为你的项目或客户提供了公平的价值，你可以为它的收费提供理由。

但计费和非计费工时之间的界限有时会变得非常模糊。

以客户端通信为例。它是每个基于服务的业务的重要组成部分。

然而，没有多少企业会把花在接听电话和回复邮件上的时间视为可计费时间。

但是客户沟通很快就会累积起来，如果不能认识到其中一些是有效的项目工作，可能会严重影响项目的盈利能力。

你可能会发现自己不断地回答问题，澄清流程，或通过与客户的电子邮件提取重要的业务信息。

所有这些都可以增加价值，并成为项目的一部分。

你可以很容易地证明这种类型的通信是收费的。说到底，这是个人的选择。

但是要小心——客户会质疑他们的发票!所以确保它是合理的，你可以证明它。

2.跟踪花在客户工作上的时间

现在是时候开始跟踪花在客户工作上的时间了。

如果你真的想赚钱，这将包括非计费和计费时间。

手册工时表是跟踪计费和非计费时间的最常用方法之一。

这可以是使用Excel或谷歌表．

它们看起来有点像这样:

但你很快就会意识到，它们可能过于复杂，对用户不友好，而且容易出现人为错误。

内使用的一键式计时器时间跟踪软件让你追踪计费时间变得超级简单。

与Toggl跟踪，以下是如何做到的:

1. 输入你的“工时描述”
2. 找到你的客户
3. 选择你正在做的“项目”
4. 选择项目中的“任务”
5. 启动计时器

你可以追踪到第二个，或者，如果这是你所在行业的标准，用我们的聚集特性．

只需几秒钟就可以将计时器切换到不同的任务，并大大提高计费小时的准确性。

建议阅读:

• 在Toggl Track中创建和管理客户端
• 在Toggl Track中创建项目

将计费任务和非计费任务分开Toggl跟踪如果您的项目和任务已经设置好，则非常简单。

例如，假设您想跟踪所有客户机通信为非账单时间。

这是你如何在web应用程序．

1. 转到“项目”仪表板，选择“+新项目”
2. 创建一个名为“通信”的项目，并将其标记为不可计费
3. 从下拉菜单中选择客户端

4. 打开“Billing & Estimates Options”下拉菜单，关闭“billable”
5. 点击“创建项目”

6. 现在，在项目仪表板中单击新的“Communication”项目。

7. 选择“Tasks”选项卡
8. 点击“+添加任务”
9. 添加任何你想要跟踪的任务(电子邮件，电话等)

10. 转到“计时器”仪表板
11. 填写您的“时间输入描述”，并选择您想要跟踪的非计费任务!

添加尽可能多的非计费任务，并在几秒钟内开始跟踪它们。

项目完成后会是什么样子?

让我们一起来看看吧!

3.收集数据并计算项目总小时数

这是整个过程中最关键的部分。

是时候收集项目时间表数据并计算项目/工作的总计费小时数了。

如果使用手动工时表，这通常意味着要梳理分散在多个工时表中的所有工时条目数据。

对任何人来说都不好玩。

这也可能很乏味，特别是当你的团队规模还不错，或者你与承包商合作时。

在报告指示板，您可以轻松查看每个项目和客户的总小时数和计费/非计费小时数．

你要做的就是去报告指示板．

您可以看到，在下面的项目上花费的总时间是19个小时，其中9个小时是可计费的。

有两项任务被标记为不可计费:客户交接和电子邮件。

4.给客户开账单

你差不多都准备好了。

此时，您应该已经将所有可计费小时数堆叠起来，并准备好创建发票。
控件中的导出按钮报告指示板，您可以轻松导出您的总小时数(计费和非账单)．

1. 打开详细的报告在web应用中。
2. 使用“客户端”或“项目”筛选器仅显示相关客户端的数据。
3. 如果需要，调整Calendar过滤器(默认设置为“This Week”)。
4. 有了想要与客户共享的数据后，单击右上角的下载图标，并选择您喜欢的文件版本。

现在您应该拥有创建准确发票所需的所有数据。没有更多的退款计费时间!

计算计费小时的百分比

准确地知道你的计费时间百分比将帮助你确定业务中可能需要改进的领域。这可能是额外的团队培训，并重新评估哪些是可计费的，哪些是不可计费的。

如果您正在使用Excel或谷歌表，这将涉及添加公式，但如果您正在使用Toggl Track，则可以在报告指示板．

计费工时的百分比是许多服务公司的目标指标之一。这使您可以快速访问它，而不需要额外的计算。

轻松跟踪计费时间

希望这篇文章向您展示了跟踪计费时间并不复杂。任何人都可以做到，如果他们知道要寻找什么，并有正确的工具。

现在继续吧，开始吧——这些时间不会自动记录下来的!

很难激励你的团队跟踪他们的时间?看看我们的指南如何让你的团队记录他们的时间。

您还可以在下面的视频中了解更多关于在Toggl Track中跟踪您的计费小时数。