启动会议成功项目合作的最佳实践

以下是为什么项目启动会议很重要，以及如何举办一个让你的项目顺利开始的会议。

你的任务是带头主要的项目对于你的团队，你将领导整个重新设计和推出你公司新的和改进的网站。

这是一项相当大的工程，对吧?

有很多不同的团队在发挥作用——内容团队、设计团队、开发团队、搜索引擎优化团队，还有很多其他的团队。

还有许多不同的任务和时间线同时发生。内容团队负责文案，设计团队负责与开发人员合作，而搜索引擎优化团队负责确定目标关键字——所有这些都是在同一时间进行的。

你头晕了吗?作为一个有这么多活动部分的项目的负责人，感觉很像在玩杂耍——被蒙上眼睛，一只手被绑在背后。

但是，这里有一个好消息:你可以做一些事情来让每个人的期望立即一致，并确保你的项目正确启动。成功的秘诀是什么?项目启动会议。

为什么启动会议很重要?

顾名思义，启动会议是项目的启动点。这是整个雪球开始运动的原因。

你的启动会议是一个机会，让你在同一时间把项目的所有关键人员聚集在一起，并就项目是什么、为什么会发生、如何完成工作、涉及哪些角色以及何时需要完成达成一致。

“最有用的启动会议是专门设计来引导新的项目团队了解项目的业务原因，并通过对目标和初始步骤的共同理解来启动团队的工作，”a解释说ProjectConnections的帖子．

简单地说，首先要确保所有的期望都是一致的，这样才能更容易有条不紊地处理整个项目。

一个成功的启动会议意味着没有人感到被蒙在鼓里，每个人都知道谁在做什么——这为你在项目真正开始时省去了很多麻烦和障碍。

成功启动会议的7个步骤

尽管启动会议非常重要，但它们并不总是按计划进行——或者根本就不会发生。

要么组织认为会议没有必要，要么只会减慢项目进度，要么组织管理不善的会议，浪费时间，要么只会增加团队成员的困惑。

不用说，你不会从项目启动会议中获益，除非它计划得很好，执行得很好。

你如何确保这种情况发生?这里有7个关键步骤来主持一场出色的项目启动会议。

1.制定一个议程(并坚持执行)

很像创意简报议程有助于引导创造性工作的方向，对保持任何会议的轨道都很重要——对于项目启动会议尤其如此。在会议之前，创建一个简单的议程，并与所有与会者分享。

因为启动会议是你把所有人聚集在一起并对项目达成共识的机会，所以很容易陷入各种细节。然而，在这一点上，最好保持高水平。现在不是讨论细节的时候。

“具体的任务分配不如在项目团队中建立清晰和兴奋的关系重要，”Amanda Kelly在一份报告中解释道招聘LiquidPlanner．

记住会议的主要目标是解释:

• 你在做什么
• 你为什么这么做
• 你打算怎么做
• 谁是关键人物

确实如此——在大多数情况下，这是你需要解释的四件主要事情，这样每个人都有必要的背景，然后再继续各自的部分。

另外需要注意的是:项目背后的“为什么”对每个参与者都很重要。提供背景信息不仅可以让每个人了解正在做什么，还可以让每个人了解为什么这对整个公司很重要。

当行政领导说缺乏明确的目标是最常见的导致项目失败的因素因此，花点时间确保每个人都能看到整个森林，而不仅仅是树木，这会让你的项目更顺利、更成功。

2.解释角色和基本职责

再说一遍，这不是你想要深入到具体任务的时候。然而，解释每个人或团队如何适应项目是有帮助的，这样每个人都能了解谁在做什么。

通过介绍每个参与项目的人，并简短地解释他们将做出的贡献来保持概括性。例如:

“克里在制作文案，杰森在制作图像，梅根在制作网站线框。”

如果您可以将责任与项目的可交付成果联系起来，这将特别有帮助，因为这通常比角色和任务本身对人们更有意义。

利用这段时间来强调谁在做什么，可以避免团队被孤立的常见陷阱，也可以确保团队成员知道在项目进行过程中应该向谁提出问题或反馈。

同样重要的是，你要重申你是这个项目的负责人，任何问题或顾虑都可以找你解决。

3.概述如何你会完成工作的

在这一点上，是时候超越了什么并提供更多的信息如何你会完成那个项目的。

你是否会使用某种工作管理平台或工具就项目进行协作和沟通?所有东西都应该存储在某个谷歌驱动器中吗?你会与任何外部供应商或机构合作项目的部分吗?

当然，有些事情你可能需要在学习过程中弄清楚。但是，现在是让每个人在开始任何工作之前(以及在他们规划自己的工作量和日历时)了解一些必须知道的细节的好时机。

4.浏览所有关键日期

说到日历，你的项目启动会议是你应该让每个人都知道项目预期的时间表的时候。

再说一次，你不需要纠结于每项任务的最后期限。然而，你确实需要让每个人都知道任何关键的里程碑和会议，以及你希望什么时候完成整个项目。

下面是一些你可以在项目启动会议上强调的事情的例子:

• 我们的目标是完成整个网站的重新设计，并在第一季度末推出。
• 我们会在每周四召开定期状态更新会议。

虽然这不是很多细节(也不应该是!)，但它确实给了每个人一个粗略的想法，他们应该计划什么项目时间表．

您可以在会议中了解具体任务和交付期限的细节，并与各个团队和成员进行更直接的沟通。

5.留出提问时间

你的项目启动会议最终是为你设计的，以涵盖你的项目的螺母和螺栓，以便每个人都有相同的背景信息。

然而，这也是一个解决早期困惑的好机会。因此，在会议结束时给与会者留下一些时间，让他们提出任何问题。

鼓励人们不要太深入讨论任务或特定角色的问题，这些问题你可以在小组会议之外很容易地解决。相反，这些问题应该为整个团队——而不仅仅是一个人或团队——提供清晰的思路。

例如，任何与项目目标、过程和时间表相关的问题都是可以讨论的。但是，如果内容团队开始讨论关于文案要求的细节问题，请提醒他们你可以单独坐下来讨论这些问题，因为这些答案并不适用于所有人。

6.用行动项目来收尾

为了让会议真正富有成效，它应该以一些明确的行动项目结束。这样，每个人走出会议室时都清楚自己下一步该做什么。

在会议结束时，提醒大家注意参与项目的每个团队或人员的具体行动项目。例如:

• 凯瑞应该开始对网站首页和公司历史页面的第一份草稿。
• Jason和Megan应该安排一次会议，讨论新网站的外观和用户体验。

这是一个非常简单的例子，但你明白我的意思。每个人在结束会议时都不应该只带着知识——他们应该带着明确的下一步行动。

7.通过电子邮件跟进

我有个消息要告诉你:尽管你希望人们在会议开始时做笔记，但不是每个人都能做(尤其是在你还没有讨论细节的时候)。

出于这个原因，聪明的做法是在会后发一封电子邮件，概括一下你在会议上讨论的内容以及必要的行动项目。

这不仅重申了你所讨论的所有内容，而且还为项目参与者提供了一些具体的东西，以便他们在需要时可以参考。

正确地开始你的项目

你的项目启动会议并不是浪费时间——这是一个让每个人的目标和期望保持一致的机会，同时也为你的整个项目定下基调。

虽然启动会议的目的主要是讨论基本问题，但这并不意味着举办一个启动会议是一件容易的事情。它包括一些事先的想法和计划，以确保你把事情保持在足够高的水平，但仍然给人们他们需要的信息和下一步的步骤。

为了成功举办启动会议，请确保:

• 制定一个议程，与与会者分享，然后坚持执行
• 涉及基本的角色和职责(不要太具体)
• 概述你将如何完成这项工作，包括你将使用的工具或平台
• 浏览一个简单的时间轴和其他关键日期
• 留出足够的提问时间，并鼓励人们将问题概括起来
• 以明确的下一步步骤和行动项目来结束会议
• 再发一封后续邮件，这样你就能把会议记录下来

最后，还要记住你的项目启动会议是你对项目产生热情的时候。这不应该是一次枯燥、折磨人的谈话，而应该是一次坐下来，让每个人都对他们将一起做的事情感到兴奋。

实施这些建议，创造一些兴奋和参与，你一定能让你的项目以正确的方式开始。好运！