计划的想法:9件事要包括一个整洁的时间表

在寻找简化日程安排的方法吗?

在这篇文章中，你会学到一些东西，可以放在你的计划中，让你的日程井然有序，清晰明了。因此，你会更快地完成工作，而不会感到匆忙。

你不需要一个特定的工具来实现这些想法。不管你用哪一种，它们都一样好用顶级规划应用今日或日后可用规划师的类型比如数字和日志规划师。

以下是你将学到的:

让我们开始吧。

你应该在你的计划表上写些什么?

无论是工作还是个人承诺，一个好的计划者应该帮助你创建和跟踪时间表。

但如果你想充分利用你的计划，它应该包括更多的任务和事件。

以下是你可以在计划中列出的一些想法:

1.时间表的可视化概述

随着生活一天比一天忙，你需要一种方法来捕捉和组织每天的个人和职业承诺。

最终,你的日程开始变得混乱．因此，需要更多的时间来确保没有调度冲突。你最终花在安排日程上的时间比执行日程的时间更多。

可视化帮助你更好地理解和记忆大量的信息。

考虑使用这三种流行的可视化工具之一来更好地安排你的日程:

时间线提供一个完美的方式来组织任务和事件。

每个任务、事件或项目都被安排在一个二维的水平日期线上。任务从开始日期延伸到结束日期。

看板可视化地组织需要在特定时期(如一周或一个月)内完成的任务。然而，看板在可视化事件方面做得不够好。

日历简要介绍特定日期的事件。但是，当把任务形象化时，尤其是那些要持续好几天的任务时，他们就会有所欠缺。

2.每周、每月、季度和年度概览

计划的全部思想就是提前知道要做什么。

不过，还有多远?

这取决于你自己以及你需要提前多远制定计划。

例如，一个创意机构可能需要提前计划至少几个季度，如果不是一年。

同样地，你需要看到未来几个月的个人承诺，并实现年度目标。

长期鸟瞰有两个好处:

容量规划

能力规划的过程确定满足需求所需的资源．

它会回答以下问题:

• 你(或你的团队)有能力承担更多的工作吗?
• 什么时候开始这个新项目最好?
• 你需要更多的帮助来完成工作吗?

可用性计划

可用性计划帮助您确保在需要的时候有合适的资源可用．

它会回答以下问题:

• 下个季度你(或你的团队)有休假计划吗?
• 你需要重新安排工作来适应休假吗?

每日计划并不适用于长期计划。纸质和数字计划让人很难在一个月内想象出任何事情。

使用Toggl Plan，您可以简单地单击右下角的缩放级别来可视化一个月、一个季度甚至一年的工作。

3.休息时间和假期

可以肯定地说——精心计划的人热爱他们的工作。

但你的业余时间和工作一样重要，也许更多。

根据研究在美国，每周工作55小时以上的人死于中风的几率增加35%，死于心脏病的几率增加17%。

从工作中抽出时间对你的幸福、表现和效率至关重要．这就是为什么要考虑在你的日程表中包括你的假期计划。

这样你就可以避免在休息时间承担或分配工作而导致的日程冲突。

有了日记计划器和数字计划器，标记你的假期是相当简单的。但如果你管理一个团队，事情很快就会变得复杂起来。

以下是Toggl Plan如何帮助你的整个团队休息:

• 创建一个专用的<类="wpil_keyword_link" href="//www.lizkeller.com/blog/blog/create-project-timeline" title="项目时间表" data-wpil-keyword-link="linked">项目时间表用于计划休假时间和假期。
• 让你的团队在时间轴上标出他们休息的时间。
• 现在，当你查看你的团队的时间表时，你会看到每个人的工作时间表以及他们的休息时间。个人用户可以在他们的“我的工作”仪表板上看到这一点。

4.工作概述

虽然假期和周末的休息时间很重要，但你不想“繁荣或萧条”。

同样重要的是每天都要进行调整，以确保你有足够的精力一整周都在工作。

效率专家和禅宗习惯的创造者，Leo Babauta建议专注于其中的1-3个最重要的任务(MITs)每天。当然，你可以做更多的事情，但你的注意力应该总是放在最重要的事情上。

MITs最适合独自工作的人。但是当你在团队中工作时，事情很快就会变得复杂。

在团队中，截止日期更严格，你经常依赖其他人先完成他们的工作。此外，它通常只是对一项任务所需时间的估计。

项目经理通过提高他们的评估技能来解决这个问题。使用一个时间跟踪工具比如Toggl Track可以帮助你进一步提高你的估计。

基于这些估计，很容易理解团队的工作量。

使用Toggl Plan的团队时间轴，很容易看到团队成员在任何一天有多忙。这有助于确保没有人过度工作或工作不足。

此外，只需要简单的拖放就可以重新分配任务并重新平衡团队的工作负载。

5.目标和里程碑

目标让你和团队中的每个人都朝着同一个方向前进。他们帮助你专注于你想要达到的目标。

一般来说，目标可以是短期的和长期的。

此外，您可以将目标划分为子目标、检查点或里程碑，以确保你在正确的轨道上．

在纸上记录长期目标是一项挑战。

但是你可以很容易地偶尔抽出一天来检查你朝着目标的进展。

或者，您可以在切换计划中使用里程碑。

在Toggl Plan中，您可以创建用颜色编码的里程碑。另外，你可以让它们在你的所有计划中可见。这样，无论你在做什么，你都可以跟踪你的目标和里程碑。

6.任务工作流

你可以使用每日计划或简单的清单来管理任务。

然而，当计划与工作相关的任务时，一个简单的完成或未完成复选框是不够的。

这就是任务工作流可以提供帮助的地方。

工作流是任务从计划到交付的过程。

此外，一项任务可能要求负责人在进入流程的下一个步骤之前完成一系列活动。这也是任务工作流的一部分。

对于简单的项目，一个“待做-进行中-完成”的工作流程就足够了。但对于复杂的项目，如软件开发或网页设计项目，你需要更多。

与数字计划或日志不同，任务管理软件应用附带自定义工作流的功能。

在切换计划中，您可以为每个项目时间轴创建自定义任务工作流。

7.检查清单

当涉及到复杂的任务时，定制您的任务工作流阶段可能还不够。

取申报税为例。

简单的“进行中-完成”工作流程是不够的。在“进行中”阶段，你需要执行几个子步骤，然后才能说你完成了报税。

大多数子步骤都太小了，无法分解成更小的阶段。

在这种情况下，清单有很大的帮助。当你管理一个团队和委派任务时，它们也很有用。

当您或您的团队成员浏览检查表时，您可以放心，没有任何遗漏。

您可以简单地创建一个清单微软文字处理软件或Excel．然而，与团队合作使用这些文档有点麻烦。尤其是当他们在家工作的时候。

这就是为什么每个切换计划任务都有一个清单。

当任务负责人检查任务清单上的项目时，您还可以在时间轴上看到任务进度。

8.提醒和通知

有些任务太重要了，不能用记忆来信任。

但是你可以为每项任务设置提醒，并通过日历或在线提醒服务将它们发送到你的手机上．您将在下一节中了解日历集成。

通知在团队情况下很有用，你经常:

• 依赖他人的任务
• 或者与其他人一起完成任务

当有关任务的某些内容发生变化时，您希望知道。

这对于纸质计划来说是不可能的。但是在你的每周计划表中，你可以留出一些时间在手机上输入下周的新提醒。

在Toggl Plan中，当任务或计划发生变化时，你会收到应用程序内和电子邮件通知。属性标记团队成员@符号用于通知和请求反馈。

9.日历整合

你应该考虑添加到你的计划的最后一件事是日历集成。

这对于纸质日历来说是不可能的。但是你很容易将日历与你的数字计划和计划应用程序集成在一起．

日历集成可以帮助您使用日历工具同步重要事件．

整合你的日历有几个很大的好处:

• 您可以在所有设备上同步重要的日历事件。因此，无论你使用什么设备，你都会收到提醒。
• 所有流行的日历都可以立即在云上备份您的活动。因此，您可以轻松地与其他人共享您的日历。另外，即使你的设备出现故障，你仍然有备份。

您可以同步Toggl计划与流行的日历工具，包括谷歌日历，苹果日历或Outlook。

用Toggl计划整理你的工作时间表

无论你是独自工作还是与团队合作，Toggl Plan都是一种非常简单的方式来计划你的工作。

使用简单的拖放时间线计划所有的任务和项目。掌控你的工作量，制定一个无压力的工作计划。

今天免费试试Toggl Plan计划和跟踪你的时间表，而不会感到不知所措。