项目控制缩小了项目计划和执行之间的差异。因此，你可以在预算内完成项目，并在最后期限前完成。
项目需要满足目标和期望。
项目计划可以帮助你规划出实现这些目标的路径。
然而，在现实世界中，事情很难按计划进行。不可预见的事件和情况给工作带来了麻烦。而且经常足以破坏项目的时间框架和预算。
在本文中，您将了解有关如何使用项目控制来按时并在预算内交付项目所需的一切。
什么是项目控制?
项目控制是帮助您在预算内按时交付项目的项目管理过程。
项目控制过程的目标是:
- 符合项目范围
- 尽量减少项目预算超支
- 并且，在项目进度内交付
假设项目控制在项目的跟踪和监视阶段实现是合乎逻辑的。
然而，事实并非如此。
有经验的项目经理在项目生命周期的早期就开始考虑项目控制，以降低风险并保持项目正常运行。
项目控制过程与项目管理有何不同?
项目控制是项目管理活动的一个子集。
管理项目涉及管理人员、过程、工具和可交付成果的活动。另一方面，项目控制涉及控制项目成本和时间框架。
与项目经理不同的是，项目控制员只是作为团队的顾问。他们就可能的成本和进度问题向团队和项目经理提供建议。
| 项目管理 | 项目控制 |
|---|---|
| 涉及涉及项目的所有方面的活动，包括人员、过程、工具等。 | 只涉及与成本和进度控制相关的活动 |
| 由项目经理领导 | 由项目负责人领导 |
| 项目经理领导项目团队，同时也是项目团队的一部分 | 项目控制者只向团队建议可能的成本和进度下滑 |
项目控制的重要性
可以理解的是，任何超出项目预算和进度的情况都会导致项目失败。根据毕马威(KPMG)的一项全球调查，只有36%的组织按预算交付项目。
项目控制过程通过以下方法确保项目成功保持在项目进度和预算之内．
此外，项目控制还会影响其他决定项目成败的关键因素。这些包括:
- 人:控制流程确保正确的人员在正确的时间可用。此外，他们在项目中培养责任感，以便按时交付。
- 质量:控制成本和时间要求你遵守项目的范围。这可以防止范围蔓延，并通过避免返工来提高交付质量。
帮助交付成功项目的5个项目管理控制
无论项目的大小如何，每个项目都有几个关键元素，它们有助于建立对项目交付的控制。以下是一个简短的总结:
| 项目控制 | 它有什么帮助? |
|---|---|
| 项目范围 | 范围遵从性有助于最小化计划时间线和执行时间线之间的差距 |
| 项目进度时间表 | 帮助提高项目进度的可见性，并使涉众保持在循环中 |
| 资源管理计划 | 帮助掌握资源可用性、容量和工作负载 |
| 风险管理计划 | 帮助在项目生命周期的早期识别和减轻项目风险和挑战 |
| 主要绩效指标 | 帮助监控项目进度，并根据基线跟踪绩效 |
让我们简单地看看每个项目控件:
1.项目范围
项目范围是在项目团队和客户之间建立协议的书面文件。
在项目规划的初始阶段创建，项目范围记录了项目团队必须交付的可交付成果给客户。在可测量的地方，它还记录可交付成果的质量参数。
例如，数字营销机构可能将其每月服务的范围定义为:
- 性能报告每月的第一个工作星期一发出
- 4篇亚博会员福利博客文章每周二发表1000字
- 5dofollow链接30 +域的权威，每月月底发货
从客户的角度来看，可以理解的是，任何范围的变化都会导致项目成本和时间表的变化．这就是为什么记录你的项目范围并让客户签字是至关重要的。
为了加快创建项目范围的速度，可以考虑使用这些工具合同模板．
未能坚持项目范围或频繁更改项目范围导致范围蠕变．最终，不受控制的范围蠕变导致预算和进度超支，导致项目失败。
进一步阅读:项目范围蔓延:如何彻底消除它
范围文档确保客户和项目团队都坚持项目的目标。因此，它是对项目预算和时间表的有效控制。
2.项目进度时间表
项目进度可以用多种方式表示，包括简单的电子表格,一个日历，或时间轴．
其中，一个时间轴是可视化项目进度的最佳方式．此外，时间线提高了项目进度的可见性，并使涉众保持最新状态。
例如，网站设计和开发项目时间轴可能是这样的:
时间轴是图形化表示项目的任务和里程碑在水平时间轴上。
时间轴:
- 横轴表示项目的日期
- 任务从图体上的开始日期延伸到结束日期
- 里程碑标记在特定的日期，以表示项目中的关键检查点
进一步阅读:如何在8个可操作的步骤中创建项目时间表
项目进度时间表可以帮助您最小化项目计划与其执行之间的差距。
3.资源管理计划
您将需要资源来执行项目计划——人员、工具和预算。例如，内容营销活动将需要以下资源:
资源管理计划可以帮助您:
- 确定资源:回顾项目时间表，以了解在项目时间表中您将需要的资源。在资源计划中记录这些需求。
- 分配资源:看看你现有的资源，并计划雇佣新的资源或在需要的地方外包。分配这些资源到时间轴上的每个活动。
- 制定应急计划:检查你的团队的假期计划和其他与资源相关的风险。制定备份计划，将对项目时间表的影响降到最低。
进一步阅读:项目资源管理:新经理的简单指南
人是最“危险”的资源。雇佣新人既费时又费钱。资源控制过程可以帮助您最小化资源风险对项目成本的影响。
4.风险管理计划
看不见的风险会抛弃你项目评估．
风险管理计划记录了项目整个生命周期中的潜在风险及其解决方案。它记录了整个风险管理过程，包括:
- 标识:检查您的项目时间表和分配的资源，以识别与每个任务相关的风险。记录每一个识别的风险。
- 评价:分析所有风险，评估其对项目成本和进度的影响。风险评估矩阵可以帮助您对每个确定的风险进行分类。
- 缓解:风险缓解包括减少风险对项目预算和时间框架的影响。
有几种方法可以确保风险控制，包括:
- 风险规避
- 资产保护
- 减少风险
- 风险隔离
- 重复
- 而且,多样化。
进一步阅读:如何进行项目风险管理
当您可以在项目生命周期的早期识别风险时，您可以制定计划来处理它们。因此，当风险出现时，它们对计划的影响是最小的。
5.关键绩效指标
kpi是项目绩效管理的一部分。在一个非常基本的层面上，绩效管理是监控项目成功与否的过程．
但是，您如何监控项目是按照预期进行还是走向失败呢?
这就是kpi的用武之地。kpi是您经常监控的项目参数对抗已经建立起来的项目基线．
进一步阅读:成功KPI度量的秘密
在时间表的情况下，它是你的项目的时间表。
为了监视预算，您可以将任务估计与实际花费的时间进行比较时间跟踪工具，如Toggl Track。
任何偏离KPI值的较大偏差都应立即进行评审，以衡量对项目进度的影响。
什么时候使用项目控件?
虽然项目控制是在项目生命周期的初始阶段定义的，但它们会在整个项目中被审查和使用。
以下是何时应该使用项目控件的快速总结:
| 项目阶段 | 项目控制措施 |
|---|---|
| 项目启动 |
|
| 项目执行 |
|
| 项目关闭 |
|
保持控制以交付成功的项目
项目控制是项目管理工作的一个关键方面。它们帮助你:
- 控制项目成本和时间框架
- 提高交付的可预见性，及时采取行动降低风险
- 因此，确保项目成功
控制项目的各个方面确实是一项具有挑战性的任务。
但是，当你实施可靠的项目控制时，你提高了项目成功的机会。换句话说，如果您理解项目控制并知道如何使用它们，您就可以满足业务项目目标。更好的是，你可能会超过他们。
拥有超过十年的内容营销和SEO经验，Jitesh在Toggl博客上为数字服务团队分享了可操作的技巧，以实现有利可图的项目。亚博会员福利
