如何创建一个项目成本估算8步骤

估计项目的成本和创建一个适合你和你的客户的预算实际上是一种艺术。少客户想要更多,你想要更多的重要的利润率。

不管你在哪个行业,最成功的项目管理的关键部分之一,对于任何项目经理按时交付,范围,并在预算之内。

在本指南中,您将了解不同成本估算技术和如何应用它们来创建项目准确的成本估计为你的下一个客户。

我们走吧!

项目管理中成本估算是什么?

项目成本估算的过程识别任务,完成项目所需的时间和资源。通过准确估计项目的成本,企业可以更好地确保支出保持在预算之内一旦项目开始。

注意:你第一成本估算不应该最终价格你交给客户——它应该充当的一个大概的多少可能交付项目成本(更多内容见下文)。

项目评估与预算

但有什么区别和估计项目预算吗?估计是一个项目的成本。一旦客户认可这一点,它变成了一个项目的预算。你会跟踪费用对这个费用产生利润。

类型的估计

避免销售项目在一个固定的费用在项目的初始阶段。

你应该遵循一个简单的过程定义整个项目的预算和创建不同类型的估计在你签署工作状态(SoW)。

为你的下一个客户端项目考虑创建下面的估计:

• 大概的估计
• 预算估计
• 工作状态(SoW)估计

大概的估计

客户需要知道项目是可能的,但是你需要更多的信息给一个适当的估计。所以你可以给他们一个大概的估计该项目将花多少钱(80 k - 140 k)。

预算估计

假设客户满意大概的估计。在这种情况下,您可能会问更多关于项目的信息放在一起更准确的估计和估计项目计划时间表。你修改后的估计可能会改变90 k - 130 k。

播种估计

假设客户端还好了,最后一步估计细化是齐心协力播种,这将包括估计和总项目预算。你可以调整你的估计100美元+ 20%的应急基金。

估算项目成本的技术

下面是一些成本估算技术可以使用。

技术	描述
类似的估计	查看历史数据来创建一个大概的估计
自上而下的评估	看着整个范围和时间表来创建一个高级大概的估计
参数估计	结合数据和变量创建一个更准确的大概的估计
三点估计	结合了最好的情况,最坏的情况,最有可能出现的情景现实的预算
自底向上的评估	将项目分解成小任务来创建一个更准确的估计。播种的最佳估计

类似的估计

类比估计是看您已经完成了创建你估计类似的项目。

例如,客户可能想要一个简单的五页的网站。你可以看看类似的网站项目的预算你完成创建您的评估。

类似的问题估计是,他们往往是有点不准确。

他们认为:

• 你有(准确的)历史数据参考
• 项目之间没有差异,

但是他们是快速和容易,可以使用有限的信息来创建一个大概的估计,特别是如果你有历史数据(后面详细讨论)。

自上而下的估算

自上而下的估算看着一个高级项目预算和范围来创建一个大概的估计。

最初的项目预算应来自客户端,你的工作需要他们的预算,切片,和分配时间/成本阶段在项目或任务。

然后决定是否客户的预算足以交付项目。如果没有,你可以问客户端项目范围进行调整,以适合他们的预算更好。

这是一种类似的估计,现有知识的类似的项目评估过程中使用的生产总成本的一个大概的数字。

三点估算

三点估算结合了最好的,最坏的,最可能的结果场景创建一个准确、灵活的估计。这种技术是特别有用,当客户要求更详细的成本估算。

你使用这种技术如何?

最好的方法是把项目分解成任务,并计算每小时估计为每一个。

例如,你和你的团队可以估计时间创建一个线框图如下:

• 最好的:4小时
• Worst-cate: 8小时
• 最有可能的是:5小时

它给你一个估计时间为5.6小时。

三点估算的主要优势是它降低风险——正如你考虑三种不同的场景。但是缺点是,它需要一点时间!

自底向上的评估

自底向上的评估考虑时间、成本和精力为每个任务在项目中。然后将其添加到创建一个估计整个项目。

这意味着它可以是一个超级准确的技术如果你在创建一个工作状态估计。

使用这种技术的最好方法是一种称为工具工作分解结构(WBS)。

这有助于你将一个项目分解成它的任务,然后分别估计,计算项目总成本。

自底向上的评估技术的优点是,它是最精确的,颗粒状,使精确跟踪项目的进展与估计。

注意:我们将探讨如何使用WBS估算下面!

项目成本考虑

一个典型的项目评估将由以下组件构成的

• 任务——会做什么
• 资源——谁来做它
• 持续时间——需要多长时间
• 率- - - - - -要花多少钱来交付项目
• 工具和软件——需要什么工具和软件项目

请注意:记得考虑所有直接成本(与一个特定的项目)间接成本(正在进行的成本相关的多个项目)。

你如何评估上面的组件?

让我们来看看它!

如何估算项目成本8步骤

一个典型的成本估算过程可以是这个样子:

1. 返工他们的想法
2. 考虑进行一个项目的发现
3. 将项目分解成阶段和任务
4. 计算每个任务的成本
5. 确定如果你有足够的资源来完成这个项目
6. 计算项目的总成本
7. 添加一个项目缓冲保护利润
8. 隐性成本占

注意:下面的步骤将专注于创造一个播种估计在触摸您需要完成的步骤创建棒球场和预算估计。

1。返工他们的想法

大多数客户不会完全理解他们想要的东西从一开始一个项目。它可能是一个基本概念,结束交付,或者一个简单的想法。

你的工作返工他们的想法,把它变成一个可行的解决方案可以提供在他们的预算。

但是说客户想知道成本是多少之前和你一起工作。

你做什么工作?

清楚你在做什么,为什么,怎么做。返工他们的想法变成一个可行的解决方案,匹配他们的预算和时间表,并将目标以便它交付结果。

你需要复习的基础知识:

• 客户需求——他们面临什么问题?他们预计该项目如何来解决这些问题
• 客户的期望,客户成功是什么样子?可交付物看起来像什么?
• 客户预算——他们的预算是什么,他们想要/需要完成预算?

你的目标是他们的想法塑造成一份明确的交付物清单,这样你就可以清晰的项目是什么,它是如何工作的,以及如何将它。

2。考虑进行一个项目的发现

收集所有项目需求(或尽可能多的)在一个项目发现不仅仅是必要的,它是一个在项目生命周期中最重要的元素。

发现一个项目是什么?

发现一个项目是一个过程,开始一个项目之前发生。它侧重于收集详细的项目需求来确定目标,利益相关者,交付,成本和预算。

它将帮助你创建一个更准确的成本估算。

但是,当你执行一个项目发现吗?

这将取决于项目的复杂性和多项目摄入过程中收集的信息。发现一个项目可能是一个最初的30分钟的电话,这是你所需要的估计项目的成本。如果是这样的话,你可能会不收费。

但最好的情况是

• 卖掉你的项目价格区间的变量
• 开展一个项目的发现
• 重新评估和完善项目范围post-discovery
• 出售每个项目阶段/ sprint平率

如果没有,你可以

• 出售一项发现平率之前提交到项目
• 卖剩下的项目基于你的发现

3所示。将项目分解成阶段和任务

一旦你有了一个坚实的理解什么工作需要交付项目,和客户很乐意推进你的大概的估计,是时候来创建一个更准确的估计。

您可以使用三点估计或自底向上的方法。但是你的目标是分解可交付成果的项目,这样你就可以隔离部分并分别估计他们的成本。

做这个最好的方法是使用工作分解结构。

创建WBS的目的是帮助组织、可视化和更有效地管理项目的工作。作为详细的成本估算和控制框架,可以帮助您构建一个估计项目时间表。添加一个项目缓冲很聪明!(稍后)。

随时使用WBS模板在下面。模板包含字段输入每个任务的估计时间和成本。一旦填写,这将创建一个估计整个项目的成本估计。

4所示。计算每个任务的成本

现在你知道你需要完成哪些任务,你就可以开始分配时间估计。

使用WBS模板填写这里的估计。将文件交给你的团队使用他们的知识和经验来添加更多的准确的时间估计为每一个任务。

有一次估计每个任务添加了,会产生一个成本估计基于你的每小时工资率。

我们已经添加了一个公式模板来加速这一部分。

您可以提供预算估计更快如果你经历过的工作类型或访问过去的项目评估。

使用Toggl跟踪,您可以查看过去项目任务数据在报告指示板为了更好地理解什么走进每个任务的时间和成本。

这是很快想出了一个有用的预算估计为一个项目时,客户想要一个更加详细的说明。

值得注意的是,项目成本估算通常需要调整在发现阶段-尤其是在漫长而复杂的项目。

但使用WBS和过去历史项目数据应该可以帮助您创建更精确的成本估计。

5。确定如果你有足够的资源来完成这个项目

估计有多少小时后你需要为每个任务,考虑内部团队能力。您的团队可能有多个项目在走了,所以你需要确保他们有时间来适应输入工作。

评估团队能力,考虑

• 每个团队成员每天工作多少个小时
• 有多少以小时计费每天每个团队成员在(计费利用率)
• 计划假期和节日
• 意想不到的情况下,如病假

从与许多机构来说,我们知道容量规划是一个大问题。所以不要掠过这一步。

不知道如果你能管理项目会导致许多问题。如范围蠕变,利润受到冲击,项目时间表不断被推迟。

有足够的容量规划工具。但如果你使用Toggl计划,你快把你的团队使用的能力团队的时间。

团队的时间表给你最好的视觉概述的工作时。

这样,你一眼就可以看到每个人都在做什么,确保没有一个是超载,注意当有新项目的空间。

看看这个页面来了解更多信息资源规划与Toggl计划。

6。计算项目的总成本

最后,它的时间来计算项目的预计总成本。

如果你使用上面提到的WBS模板,你可以像下面的例子。

您可以使用项目的预计总成本的一部分,你的预算或播种估计,把它直接发给客户的反馈。

但首先,您可能想要考虑添加一个项目缓冲…

7所示。添加一个项目缓冲保护利润

达成一个项目的成本是最简单的部分,但试图保持项目在预算之内吗?

几乎是不可能避免打嗝项目的整个生命周期。

预防是关键。

最简单的解决方案,以避免项目盈利能力坦克是减轻项目风险是添加一个缓冲到您的项目成本估算的任务,阶段或项目的水平。

添加这将帮助占项目中的任何可能出错。这将是一项颇受好评的缓冲对一些小问题和突然变化。

项目往往会超过预算有几个原因。

• 额外的客户端请求
• 从客户端突然变化
• 可怜的项目计划
• 目标是不断变化的

注意:看看我们的导游的如何创建和管理一个项目预算“了解更多关于如何解决每个问题。

你应该添加多少项目缓冲?

专家推荐添加到您的项目估计约10% - 30%。看看下面的视频更多技巧。

8。隐性成本占

在你结束你估计,确保您包含一个项目的隐性成本。与任何项目,交付的主要项目的成本。但与提供相关费用必须占该项目,或你的盈利能力会消失。

这里有一些要考虑的事情。

项目和帐户管理

最重要的消耗项目成本是时间管理项目和帐户。

尝试添加最多25%的项目评估。你的时间花在项目和帐户管理会因项目而异。所以要现实,记住,客户希望支付所做的工作。

你想更好地了解你花多少时间管理项目?

跟踪时间是你最好的选择。这可以针对计费和非账单的任务。这样,你将更好地了解资源进入每个项目。

例如,你可能会花大量的时间在会议上与客户讨论项目。如果是这样,你应该跟踪这个项目管理时间!

使用Toggl跟踪,你可以跟踪你的时间在几个点击。

这将帮助你更好的确定你花多少时间在项目和账户管理,允许您更准确地估计未来项目的成本。

时间范围

记得时间启动一个项目。想想和你将包括成本的努力在项目的开始,齐心协力的时间,收集和整理项目需求,整理工作文档的范围。

不要埋葬在你的估计——让客户支付这个作为一个初始探索阶段的一部分,或包括在总估计作为一个单独的项目。

第三方费用

最后,不要忘记你的第三方费用。你将需要支付什么其他东西交付项目吗?

这可能包括设备租赁、托管、订阅、翻译,摄影、字体、许可证等等。

如果你与客户在不同的城市工作,不要忘记旅行和生存与你的旅行时间;是谁支付团队的时候他们不能工作在其他项目?

确保你考虑这些成本是至关重要的确保你不毁了你的盈利能力。

项目成本估算的例子

让我们用一个营销活动项目为例的一个更简单的解释如何估算项目成本。

使用一个分阶段方法高层WBS,你看起来像下面的图片一样。

接下来,您将使用自底向上的评估方法和计算这些任务需要多长时间并确定他们会花多少钱。

注意:通过添加时间估计,WBS也可以作为您的项目时间表的基础完美为你详细的项目建议书。

如果你能收集历史数据和一致性的实现部分流程的自动化,这将使项目成本核算更简单、更精确。

加强项目成本估算的游戏

希望本指南帮助您了解何时以及如何创建不同的项目成本估算。

准确的项目评估是整个项目的成败的结果。

然而,对许多企业来说,适当的项目估计常常被忽视。

开始微调您的项目评估过程帮助你避免错过了最后期限,提高你的利润,而喝纯净,未经过滤的成功。

更多的资源

• 如何创建和管理一个项目预算
• 工作分解结构:指导机构
• 项目评估技术:下午的手册

额外的资源

• 当客户说“你们的价格太高了”——如何应对角色扮演的将来时
• 你估计项目的成本如何?的将来时