项目成本管理:终极指南

即使你告诉自己“这次会有所不同”，项目成本还是会莫名其妙地失控。

你并不孤单。只有43%的项目“大部分或总是”按预算完成。

那么解决方案是什么呢?我们来谈谈项目成本管理。

本指南将教你正确的项目成本管理，以帮助您创建准确的项目成本估算，在需要的地方分配资金，并从头到尾监控成本。

什么是项目成本管理?

项目成本管理是估算、预算、控制和跟踪整个项目生命周期支出的过程。这个过程允许项目经理对项目进行更好的财务控制。

你可以把项目成本管理分为三个部分:

• 成本估算:包括估算项目的成本确定突发事件和风险应急基金
• 成本预算:你分配特定的费用，通常会创建一个项目预算你要跟踪这个项目
• 成本控制:当项目开始时，你需要持续监控、控制和报告成本

为什么项目成本管理很重要?

根据Forecast和Cactus的一项研究在美国，91%的机构负责人认为，在从客户服务中获取利润方面，他们可以做得更好。

没有。阻碍机构增加利润的一个问题?低效的交付过程。

更好地管理项目成本的组织少浪费28倍的钱，他们:

• 运行更成功的项目:更多在预算范围内完成的项目不仅意味着更多的资金，还意味着更好、更牢固的客户关系。

• 防止成本失控:防止或减轻项目延误、调整尺寸或成本超支。

• 设定明确的期望:完成满足客户期望的项目(或者，我们敢说-)超过期望)建立更高层次的信任。

控制范围蠕变:跟踪你的成本和预算对于避免范围蔓延至关重要，这是无数项目的失败原因。

9步成本管理流程

让我们回顾一下有效项目成本管理的不同组成部分。

• 成本估算
• 成本预算
• 成本控制

您可以有效地管理和保护上面的每个组件项目的利润遵循这9步成本管理计划。

1. 评估项目和客户
2. 执行项目发现
3. 创建一个工作分解结构
4. 估算项目的成本
5. 创建一个基线项目预算
6. 规划和管理资源
7. 跟踪项目成本
8. 控制项目请求
9. 创建项目状态报告

1.评估项目和客户

有效的成本管理始于销售和项目引进过程中的客户/项目审查。

这意味着建立一个评估每个项目和客户的适合度的过程，以确保它与公司的目标一致。

一个基本的过程是这样的。

1. 确定你的商业目标
2. 确定项目对齐
3. 确定所需的高层范围、时间表和预算
4. 确定项目的优先级
5. 确定项目的实际范围
6. 确定项目的成本和投资回报率
7. 确定开始日期
8. 确认对项目的完整理解

在这里了解更多关于创建更健壮的项目接收过程的信息。

2.执行项目发现

无论项目大小，有一件事值得在每个项目中做，那就是项目发现。

什么是项目发现?

发现是项目管理中的一个阶段，涉及到对应该做什么工作、项目约束、风险、受众需求、项目特征以及品牌和技术要求建立一个共享的理解。

项目发现帮助您更好地了解项目的范围，并预测:

• 已知的已知的——你知道你知道的(或自以为知道的)
• 已知的未知——你知道你不知道什么
• 未知的知道——你不知道你知道什么
• 未知未知——你不知道你不知道什么

发现阶段的主要目的是充分了解项目的需求——允许您创建一个更准确的项目成本估算。

了解更多关于如何以及何时进行项目发现和研究的信息在这里．

3.创建一个工作分解结构

使用一个工作分解结构(WBS)在了解项目范围后，将项目分解为可管理的块。

WBS到底是什么?

工作分解结构可以将范围、成本和可交付成果集成到一个工具中。它将项目的结构“分解”为可管理的可交付成果、阶段和任务。

它有助于更有效地组织、可视化和管理项目。它可以作为详细成本估算和控制的框架，并作为项目进度的基础。

有了详细的WBS，你可以:

• 想象一下要成功交付项目需要完成哪些任务
• 想象一下你需要什么样的资源才能按时完成项目
• 想象一下每项任务会花费你多少时间和金钱

这是一个很好的方法来可视化项目，确定每一个关键的，收费的任务，和先头部队资源规划．

4.估算项目的成本

首先估算每项任务所需的时间，然后让你的团队帮助你填空。

我们推荐自下而上项目估算技术，这涉及估计任务级别的成本，以达到整个项目的总体估计。

这可以使用我们的WBS模板工作分解结构指南．

在客户审查了你的预算后，听取他们的反馈并做出调整，直到你达成一个大家都能接受的预算。

5.检查你是否有足够的资源来完成这个项目

一旦你估计了每项任务所需的成本和工作量，你就需要考虑内部团队的能力。

您的团队可能已经有多个项目在进行中，所以您需要确保他们有时间来适应即将到来的工作。

在没有充分考虑内部团队能力的情况下承担项目可能会导致项目时间表被推迟，整体工作质量受到影响。

现在有很多容量规划工具。但如果你在吸毒Toggl计划，您可以快速查看您的团队的容量使用团队的时间．

团队时间线为您提供了谁在什么时候做什么工作的最佳可视化概述。

这样，你可以一眼看到每个人都在做什么，确保没有人超负荷工作，并注意到什么时候有空间做新项目。

查看这个页面了解更多信息使用切换计划进行资源规划．

5.创建您的基线项目预算和时间表

使用上面收集的所有信息来创建基线项目时间表而且项目预算你和客户都满意。

一旦客户对两者都满意，确保你让他们签署了一份协议工作说明(播种)。这是整个项目成本管理过程中最关键的部分。

SoW的功能类似于高级项目计划，应该包含在您的客户合同中。

至少，SoW描述了你与客户的关系以及你为他们做了什么工作。它可以帮助团队管理和记录期望——如果事情发展到梨形，还可以为你节省大量的痛苦……

“我们以为这已经包含在初始成本中了，你为什么要额外收费?”

6.添加、计划和分配项目任务

假设您的客户对您的预算和时间表感到满意，并且您已经签署了合同。在这种情况下，您可以继续创建您的项目计划．

项目策划包括:

• 组织项目任务
• 为每个项目分配资源
• 创建项目时间表
• 添加项目里程碑

最好画出你的项目时间表并使用项目管理软件．使用Toggl计划，您可以通过简单的拖放功能轻松添加、安排和分配项目任务和里程碑。

7.跟踪项目成本

这可能是最关键的一步:在整个项目生命周期中监控、跟踪和控制预算。

现在项目已经启动，跟踪项目成本绩效(估算与实际成本)就是项目经理的工作了。花时间跟踪和分析持续的成本可以使您在必要时采取纠正措施。

你有两个选择。

使用一个项目预算模板就像下面这个。

或者，使用时间跟踪工具创建、跟踪和监控项目预算．如果您正在使用Toggl Track，您可以通过Projects选项卡创建一个新项目，并添加项目任务及其时间估算。

一旦您或您的团队根据项目中的任务准确地跟踪时间，您就可以使用项目仪表板根据项目预算跟踪进度。

时间跟踪图将显示基于项目估计和项目到目前为止的工时的项目完成预测。

账单金额图表显示了针对项目设置的固定费用金额的进度。

在这些预测图表下面，您还将看到一个柱状图和饼状图，表示当前数据，包括总计时小时数，以小时计费，以及剩余时间(基于项目估算)。

如果对项目按小时收费，则可以跟踪人工成本与项目收益之间的关系见解仪表板．

8.控制项目请求

成本管理的另一个关键方面是在整个项目中控制变更．

即使是很小的变化也会对预算产生重大影响，因此任何来自客户的额外请求都必须经过审查和批准。

这就是为什么让客户在SoW中签署项目范围对于控制和管理所有项目成本是至关重要的。

最好养成记录任何超出范围的项目的习惯，并在必要时随时跟踪它们。

这可以通过为每个客户端设置变更控制流程来实现。

9.创建项目状态报告

客户项目有一种失控的趋势，对项目经理来说，保持所有事情的顶端都是一个挑战。

但这正是项目状态报告可以提供帮助的地方。

什么是项目状态报告?

项目状态报告是项目进度的及时更新。它们是跟踪、记录和审查项目绩效和预算的最佳方法。

它们可以在每周或每月结束时创建，也可以在你达到特定的里程碑或完成项目中的每个阶段时创建。

这完全取决于你。

但是创造频繁项目状态报告将帮助您捕捉可能破坏您的项目的问题。

管理项目成本的共同挑战

这里列出了一些你可能会遇到的最常见的挑战以及如何克服它们

1.预算不足，无法提供所需的范围和质量

2.在项目期间，不准确的估计会导致预算问题

3.范围渐变及其对预算的影响

4.过时的软件和技术使得控制预算变得困难

1.预算不足

要花你一开始就没有分配过的钱是很难的。

当一个项目没有足够的资金成功完成时，你可能会向客户要更多的钱。这可能会让人不舒服，而另一种选择也不好玩:要么没有钱继续下去，要么承担成本。

预算不足可能由以下原因引起:

• 一个没有什么经验的新项目经理规划预算
• 过度乐观，成为计划谬误
• 可怜的项目需求收集在项目发现期间
• 客户拒绝了更高的预算(但你还是继续了这个项目)

你能做些什么呢?尽量创造更准确项目成本估算．

让我们更详细地探讨一下如何做到这一点。

2.不准确的项目评估

不准确的估计会耗尽你的精力项目的利润这样你就没钱买资源和材料了。这意味着你可能没有足够的钱来实现客户的期望。

很多小事情都可能使估计落空。如:

• 糟糕的项目范围
• 跳过项目发现阶段
• 没有考虑到项目的风险
• 没有使用正确的项目评估技术

如何改进评估?

1. 选择最好的成本估算技术
2. 使用一个工作分解结构(WBS)作为过程的一部分
3. 最好通过收集详细资料来确定项目的范围项目需求
4. 使用过去类似项目的历史数据估算项目成本

查看上面的链接，了解更多关于如何开始使用每个技巧的信息。

3.范围蠕变

避免范围蠕变单凭这一点就足以让项目经理在项目成本管理过程中加倍下注。毕竟,两个主要原因失败的项目包括项目目标的改变(37%)和不准确的成本估计(28%)。

项目范围蠕变这是一个我们都害怕的问题，因为它太常见了，太卑鄙了。

范围蔓延通常发生在客户端，当项目正在进行时出现超出范围的额外请求时。

如何最好地避免范围蔓延?看看下面的博客文章。亚博会员福利

4.过时的工具

电子表格。一个项目管理工具来管理它们。

但它们是管理项目成本的最佳工具吗?

可能不会。

跟踪项目成本可以用项目预算表格．

但电子表格的问题是，当你开始扩展时，它们会成为一个令人头痛的问题。项目预算软件是您可以投资的最重要的项目管理工具之一。

使用Toggl跟踪，您可以实时跟踪项目绩效并评估项目盈利能力。

您和您的员工可以通过输入时间条目描述并按下计时器按钮，快速开始跟踪您在项目上的时间。

将计时器切换到不同的任务需要几秒钟(特别是如果已经设置了项目和任务)。

1. 输入你的“工时描述”
2. 找到你的客户
3. 选择你正在做的“项目”
4. 启动计时器

如本指南前面所指出的，一旦您或您的团队根据项目准确地跟踪时间，您就可以使用项目仪表板根据项目预算跟踪进度。

项目成本管理可以保证项目的顺利进行

我们讨厌看到优秀的项目因为成本管理不善而陷入困境。

最大的问题来自一个已经在进行中的项目——所以我们不能强调跟踪和控制。

项目管理中的成本控制可以让你在雪球变成不可阻挡的“巨石”之前抓住它。“☃️

看看下面的文章，看看如何保护你未来的项目:

• 如何创建和管理项目预算
• 工作分解结构指南
• 如何估算项目成本