没有办法完全消除项目出错的风险。
但是，您可以通过在项目管理挑战发生之前就准备好解决方案来克服它们——或者至少减少它们对项目成功的影响。
这篇文章将分享最常见的项目管理挑战，它们的迹象和症状，以及如何解决或减轻它们。
听起来像个计划?
让我们开始第一个大挑战。
1.范围蠕变
项目范围蠕变意味着向项目中添加最初没有达成一致的新需求。它也被称为“不断改变项目范围”
这种情况发生在客户身上，他们总是在每次会议上都想要“多一件事”。最终，这就像滚雪球一样项目需求不符合最初的计划和预算。
范围渐变是项目经理所面临的最大的项目管理挑战之一。根据IEEE的一项调查，92%的项目失败是因为范围管理不善．
范围渐变会给你的预算和底线带来灾难，因为:
- 预算外的额外工作增加了公司的成本
- 不切实际的期限
- 范围的改变会导致你重做任务，从而阻止你继续完成可计费的任务
那么，如何防范范围蔓延呢?
范围蔓延的迹象
- 不断调整项目进度以适应新的客户要求
- 总是寻找并分配新的资源到项目中，以满足新的需求
- 对完成的项目感到厌倦，感觉你所开发的东西与你所投入的努力不匹配
如何处理范围渐变?
决定项目的目标和需求。在项目范围内记录它们。并让客户在范围文档上签字。
如果你沿着瀑布走项目管理方法，这是相当简单的。在需求收集、分析和计划阶段的末尾，您应该准备好项目范围。
但是如何为敏捷项目定义项目范围呢?
好吧，你没有。
相反，为项目的每次迭代创建一个范围文档。
瀑布式或迭代式，范围文档是冻结项目需求的极好方法。
它还有助于与客户设定界限，避免沟通不畅。当客户端请求超出范围的内容时，您总是可以引用范围文档。
如果某件事对一个项目很重要，那就在截止日期的同时修改范围。在范围变更后，无论如何都要避免设定不切实际的最后期限。
在实现过程中，使用工具项目进度跟踪根据你的原始范围文件，确保一切都尽可能接近计划。
随着项目的进展跟踪每一项任务可以让你对最初的项目计划进行调整，以确保在最后期限前完成任务。
2.缺乏项目可见性
在你的团队中，谁在做什么(什么时候)是否经常感到困惑?你的团队是否需要不断地重做任务?涉众是否会一遍又一遍地要求更新状态?
您可能正在遭受我们的下一个项目管理挑战——缺乏项目可见性。
项目可见性是对项目中正在发生的事情的概述。这包括时间表、进度、里程碑和障碍。
可见性问题还源于团队内部沟通不畅。
例如，项目经理发现即使团队成员被分配到新项目中，他们仍然有来自旧项目的未决任务。
第二大原因是使用低效工具，例如Excel项目管理．
与可视化工具不同，电子表格为经理提供的关于项目中发生的事情的洞察很少。
项目存在可见性问题的迹象
- 返工任务需要重做，因为它们是不完整或不正确的
- 团队成员只做自己的工作，不考虑大局
- 项目经理需要不断地处理资源管理问题
- 你需要经常召开状态会议来沟通项目进展
- 项目期间的新预算请求低于最佳利用率
如何提高项目的可见性?
在早期，建立一个项目沟通计划．建立团队内部和外部的沟通指导方针和渠道而且涉众联系是必要的。
当你有一个有效的沟通和联系的简单方法时，项目的可见性更容易保持。解决问题，回答问题，并将与项目相关的所有内容保存在一个地方。
下一步是整合跟踪程序，比如Toggl跟踪进入您的工作流。这允许您实时监控任务、时间线和成本，而不会出现“未知”情况。
然后，您可以为项目涉众创建报告，让他们了解时间框架，以小时计费，以及整体进度。
3.资源调度冲突
什么是调度冲突?它指的是两个事件、任务或项目在同一时间段内争夺相同的资源。
这是最大的项目管理挑战之一，特别是在多个项目共享资源的机构中。
调度冲突有多种形式:
- 重复预订:将同一个人同时分配到多个项目
- 重叠:延迟任务，影响其他依赖任务
- 不订舱:在员工休息日或公共假日安排任务
而且比你想象的更常见。
例如，两个网页设计项目同时需要同一个设计师。或者上个月未完成的任务占用了本月的容量。
我们不希望那样，对吧?让我们看看要找什么。
资源调度冲突的迹象
- 完成任务的延迟和工作量问题
- 不断调整资源和工作的优先级
- 超负荷工作的项目团队成员
如何避免资源调度冲突?
投资项目管理软件，让你清楚地看到你的团队的时间表。
这使您可以清楚地看到资源调度、时间表和容量。你可以关注每个团队成员，确保没有人过度工作或工作不足。
此外，制定一些应急计划也无妨:
- 为每项任务指定一个替补队友，如果有需要，他可以立即加入
- 在初始时间估算中添加缓冲时间
- 在计划任务之间增加休息时间
在团队成员的日程安排中，任务之间的休息是防止日程安排问题的有效方法。背靠背的任务可能不会冲突，但它们可能会导致精疲力竭，导致队友不能充分发挥他们的潜力。
应急时间是所有时间估算的关键。它不仅有助于解决资源调度冲突，还有助于解决我们的下一个问题……
4.会议的最后期限
当你的团队在承诺的日期和时间内交付时，截止日期就满足了。
这听起来很简单，但却是最常见的项目管理挑战之一。Capterra的数据显示，46%的项目经理表示截止日期是他们最大的挑战．
它还带来了一系列你想要避免的头痛:
- 截止日期的惩罚是昂贵的，并且会累积导致项目失败
- 客户变得不高兴，经常重新考虑是否继续与你合作
- 团队成员不开心是因为他们需要加班以赶上最后期限
由于不正确的估计(不切实际的截止日期，我们正在看着你)、范围蔓延或资源不足，最后期限经常被错过。
作为机构所有者，您可能没有意识到，但您的项目团队可能正在与计划相关的项目管理挑战作斗争。以下是如何发现它们的方法，这样你可以帮助你的项目经理。
没有在最后期限前完成的迹象
错过最后期限是很难的。
玩笑归玩笑，你总能发现即将错过截止日期的迹象。
- 你的团队焦虑不安，而客户却不开心
- 人们不合理地长时间工作，甚至周末加班
- 不寻常的错误会导致返工，因为他们会走捷径
如何在最后期限前完成任务，如何处理错过的最后期限?
好吧，让我们两手抓——如何在最后期限前完成任务，以及如何处理已经错过的任务。
以前项目的经验，过去的项目报告，以及时间跟踪工具在确定最后期限时是非常宝贵的。例如，从以前的项目中收集数据:
| 如何在最后期限前完成任务? | 如何处理错过最后期限的情况? |
|---|---|
|
|
- 一个类似的项目需要多长时间才能交付?
- 哪些任务超过了计划的结束日期?
- 你上一个项目有多少缓冲时间使用?
跟踪工具使您能够记录以前项目的经验，并使用这些信息更好地计划新项目。
还有一点。如果你做错过最后期限，记住礼貌很重要。对客户说一句“对不起”和“谢谢你的理解”会有很大帮助。对于所有的项目管理挑战都是如此。一旦你知道你搞砸了，代表你的团队道歉，并采取措施解决它。
5.不平衡负载
全球80%的知识工作者报告感觉过度劳累和接近精疲力竭。82%的人在工作压力大的时候会不那么投入。
平衡的工作量管理对于愉快的团队交付成功的项目至关重要。
另一方面，不平衡的工作负载会导致:
- 因为团队成员工作过度而精疲力竭
- 焦虑，压力和疏离导致安静的离开
- 团队冲突:一些团队成员加班加点，而另一些成员懈怠
那么，如何在不平衡的工作负载对团队和项目造成不利影响之前检测它呢?
表明你的团队在不平衡的工作负载下摇摇欲坠
- 你的团队成员既有过度工作的，也有工作不足的
- 团队成员对工作不投入，表现出压力的迹象，并且达不到他们通常的质量或沟通标准
- 零星的团队冲突——可能不是完全错过了最后期限，而是连续几次险些丧命
如何平衡团队的工作量?
在项目的早期阶段，工作负载管理包括确定您的团队的现有能力并围绕它计划工作。
一旦项目进行中:
- 回顾时间表和跟踪时间，以了解计划工作量和实际工作量
- 鼓励团队成员之间的沟通，找出过度工作和工作不足的团队成员
- 安排定期1:1的会议来检查你的团队成员
如果你的工作量仍然需要平衡，这里有一些方法可以做到:
- 找出那些暂时想加班的团队成员
- 通过对工作不足的团队成员进行关键技能培训来建立能力
- 在你的团队中重新分配工作以平衡他们的工作量
- 如果你的团队没有能力，那就把工作外包给其他机构或自由职业者
6.精疲力竭的团队成员
什么是职业倦怠?根据世界卫生组织:“一种概念上被认为是由于长期的工作压力没有得到成功控制而引起的综合征”。
因为,是的-倦怠不是陈词滥调。这是官方承认的，是最糟糕的项目管理挑战之一，特别是如果它没有被认真对待。
过度劳累会导致:
- 疲惫
- 对工作缺乏兴趣
- 对工作感到消极
- 最终导致抑郁
一项调查显示84%的千禧一代77%的员工表示，他们在目前的工作中经历过倦怠。约有一半的受访者表示，他们离开一个职位仅仅是因为职业倦怠。
你的团队正在走向崩溃的迹象
- 生产力下降
- 过度旷工(只有3.2%的员工每天缺勤）
- 对工作漠不关心或不满意
- 过度的压力由最后期限引起
如何防止团队倦怠?
防止倦怠的最好方法是优先考虑你的团队，而不是利润。
不要说“废话”——这很容易在你没有意识到的情况下做到。
比如在你没有资源的时候承担额外的项目。或者在不可行的情况下增加额外的工作，这两种偷偷摸摸的方法可以让你的项目团队获得利润。
从长远来看，项目数量的减少、范围的缩小、工作量的平衡和休假可能看起来像是收入的损失，但当你考虑到质量的提高时，最终的结果可能只是更多的盈利。
灵活的工作时间和有规律的休息时间可以很好地防止倦怠。情绪和心理健康项目越来越受到人们的认可超过50%的公司实施心理健康项目。
7.团队冲突
工作场所的冲突往往是工作过度、压力大、工作量不平衡的结果。
然后就会有分歧。在一个有着不同观点、信仰和文化的世界里，他们是不可能避免的。与冲突不同，与工作相关的分歧通常会带来不同的观点，这可以让工作场所变得更好。
然而，与工作无关的分歧往往会失控，导致更大的冲突。
而且，不当的冲突管理会导致:
- 生产力和效率的损失
- 不投入的团队成员
- 团队成员之间的摩擦
- 缺乏团队合作
在一起工作时，冲突是很自然的一部分，但事情会变得很糟糕当冲突失控时．
职场冲突的迹象
- 不正常的项目团队会议
- 过度使用正式的异步通信通道
- 行为改变(包括言语、评论和抱怨)
- 拉帮结派，抱怨他人
- 生产力下降
如何解决职场矛盾?
理解它，管理它，最重要的是:期望它．
这是一个项目管理的挑战，你需要依靠你的人际交往能力。
这里有几个关键冲突解决技巧：
- 退一步，评估一下形势
- 安排一次会议讨论这个问题(如果是更大的冲突)
- 允许每一方说话和表达自己
- 保持冷静和文明
- 耐心倾听
- 关注未来，摆脱过去的问题
冲突管理是一项宝贵的技能，它有很多不同的形式。从妥协到适应再到解决问题——有一种冲突管理风格适合每个人和他们的项目团队。
您可以在我们的博客文章中深入了解它们亚博会员福利冲突管理技巧．
8.团队成员之间缺乏协调
我们经常听到:“团队合作让梦想成真。”
因此，缺乏协调可能会严重损害项目团队。
缺乏协调的原因是什么?
- 缺乏清晰度
- 团队冲突
- 远程工作
我们已经讨论了可见性和解决冲突的重要性。但是远程工作是如何导致工作不协调的呢?
试着安排一个3个以上时区的会议，你就会明白我们的意思了。
这还只是时区。
远程团队可以跨文化、地理和政治环境工作。这样的差异必然会在您的项目团队中产生不和谐。
团队缺乏协调的迹象
- 团队成员经常等待任务
- 团队成员只专注于自己的任务，不考虑大局
- 当团队成员把工作交给其他人时，经常出现分歧
如何提高项目团队之间的协调?
使用带有时间轴、看板或日历的可视化项目管理工具。
使用可视化工具，您的项目团队中的每个人:
- 知道谁在什么时候在做什么
- 了解依赖关系并让人们负责
- 是否明确了里程碑和交付截止日期
如果你的团队在家工作，邀请他们参加异地聚会，每个人都可以亲自见面。Toggl每年有三次场外聚会。
通过在线团队电话也有几种方法来建立你的团队。以有趣、私人的方式开始会议破冰船的问题．或者在团队成员之间安排一对一的咖啡聊天来建立友谊。
9.丢失的责任
问责意味着对行动、任务和问题承担责任。而是要主动承认并做好自己的一份工作。
缺乏问责会导致错过最后期限，客户不满意，团队成员不投入。
建立一个自我驱动、负责任的项目团队有深远的好处:
- 更高的信任
- 更高的生产率
- 增加接触
- 更低的人员流动率
- 更高的动力和士气
工作场所问责问题的迹象
- 没有人在乎里程碑和最后期限
- 团队成员因错过最后期限而责怪他人(通常是无法控制的因素)
- 经理们需要不断地要求更新，或者需要微观管理
如何提高工作场所的问责制?
设定明确的目标。
确定你想要完成什么，谁负责什么。给一个人明确的职责会让他有更强的责任感。
然后，努力创造一种“安全空间”文化。
这是什么意思?
当你的团队知道他们可以用耐心、帮助和鼓励来解决错误时，他们就会有安全感。鼓励承认错误并改正错误。在需要时提供培训或专家指导。
只有睡着的人才不会犯错。犯错是积极者的特权。
英格瓦·坎帕德，宜家创始人
最后一个提高身材的技巧工作场所的问责制：
以身作则，对自己负责。没有什么比看到一个愿意承担责任的项目领导者更能鼓励一个团队了。
10.让你的团队更新PM软件
项目沟通误入歧途是有原因的——不情愿或忽视更新项目管理工具。
你是否经常听到:“是的，我已经和客户开完会了，但是明天我会更新客户对这项任务的反馈。”
有时候，明天永远不会到来。如果(以及当)它来了，人们已经忘记了记录一个关键的信息。
结果，项目信息丢失了。
以下是人们不更新项目管理工具的一些原因:
- 更新项目信息感觉不重要，就像一件苦差事
- 关于如何有效使用工具的培训不足
- 没有人关心更新的信息
当您的团队不更新PM软件时会发生什么
- 作为项目经理，你很难掌握项目进度
- 编写状态报告需要多次电子邮件，并与团队成员进行讨论，这导致效率低下
- 缺乏团队协作
如何让您的团队更新项目信息?
选择一个容易更新项目信息的工具。
更新您的项目沟通，包括“为什么/如何/何时更新PM工具”，以帮助团队成员知道该做什么。
在选择项目管理软件时，让您的团队成员参与进来。找出他们喜欢什么或不喜欢什么，而不是把你的决定强加给他们。
经常进行最佳实践培训，以帮助您的团队有效地使用工具。
快速回顾最大的项目管理挑战
这里有一个简短的总结供您参考。
| 挑战 | 常见症状 | 解决方案 |
|---|---|---|
| 范围蠕变 | 不断调整项目进度以满足新的需求 | 记录项目范围并获得客户签字 |
| 缺乏项目可见性 | 返工 | 沟通，跟踪，报告，重复 |
| 资源调度冲突 | 错过最后期限或不断调整资源和任务的优先级 | 投资项目管理软件，让你清楚地看到你的团队的时间表 |
| 下滑的最后期限 | 客户和团队成员似乎感到沮丧和不高兴 | 利用历史项目数据和空闲时间创建更好的评估 |
| 不平衡负载 | 过度工作和工作不足的团队成员 | 通过对工作不足的团队成员进行关键技能培训来建立能力 |
| 烧坏 | 生产力下降，旷工，焦虑和与工作有关的压力 | 优先考虑你的团队，而不是利润 |
| 团队冲突 | 功能失调的团队;生产力下降 | 公平地理解、评估和解决冲突 |
| 缺乏协调 | 团队成员经常等待任务 | 使用可视化项目管理软件 |
| 丢失的责任 | 需要对员工进行微观管理 | 设定明确的目标;以身作则 |
| 保持项目信息的更新 | 项目信息很难找到和跟踪 | 选择一个你的团队真正喜欢使用的项目管理工具 |
自信地处理项目管理方面的挑战
项目管理中的挑战每天都会发生在每个人身上。有时候，它们就是无法避免。
重要的是要发现这些挑战，尽可能地预防它们，并在它们发生时予以缓解。
毫无疑问，你的领导能力将会受到考验。
但是大多数项目管理挑战都可以通过使用可视化的项目管理工具进行管理。它有助于使工作更加清晰，并帮助您的团队协作地交付项目。
了解最好的可视化项目管理工具下一个。
