项目管理初学者:如何从头到尾管理项目

你不一定要成为项目经理才能“做”项目管理。无论你是自由职业者，内部经理，还是刚进入经理职位的人，学习项目管理的基础知识将帮助你更好地管理工作。

在本文中，您将学习如何从头到尾计划和管理项目。具体来说，你会学到:

• 什么是项目管理?
• 项目管理的重要性
• 项目团队中的角色和职责
• 项目生命周期的各个阶段
• 项目管理方法
• 项目管理过程中涉及的步骤
• 还有，项目管理工具

项目管理基础

在我们查看所涉及的步骤之前，让我们首先了解项目管理的基础知识。

什么是项目管理?

项目管理是计划、跟踪、控制和报告项目的过程。每个项目都有特定的开始日期和结束日期。此外，一个项目产生一个特定的交付物。

经过验证的项目管理过程有助于推动项目的完成。这些包括:

• 计划与调度
• 资源管理
• 风险管理
• 任务管理和监控
• 报告

项目经理负责计划和执行项目项目团队生产期望的可交付成果并满足涉众的期望。

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为什么项目管理很重要?

根据PMI，不重视项目管理的组织报告67%的项目失败了．此外，同一份报告还发现，糟糕的项目管理导致11%的投资浪费。

考虑到如此多的风险，遵循经过验证的项目管理实践应该是一件无需动脑的事情。以下是项目管理很重要的原因:

• 确保团队和交付价值之间的一致性。
• 为项目提供领导和指导。
• 确保项目团队与客户之间的顺畅沟通。
• 为执行项目和实现业务目标创建路线图。
• 通过提供实际的工作评估来改进计划。
• 确保项目按计划进行。
• 从过去的项目中汲取经验。
• 降低交付项目的风险。

项目管理角色和职责

项目不会孤立地发生。你需要有人来执行一个项目。而且，这些人需要扮演一个明确的角色。

让我们看看项目管理中常见的角色和职责。

• 团队成员:团队成员是负责执行项目和生产可交付成果的技术人员。
• 供应商:供应商通常是外部团队，在没有内部资源或熟练团队成员的情况下，他们将项目的一部分分包出去。
• 项目经理:项目经理负责计划、跟踪和控制项目。此外，他们还领导团队成员，管理供应商，并指导项目完成。
• 项目经理:规划经理负责一系列相关的项目。一个或多个项目经理向一个项目经理报告。
• 项目发起人:项目发起人(或客户经理)是对项目可交付成果负责的高级经理。他们对客户负责，也是团队和客户之间的单一联络点。
• 项目组合经理:项目组合经理管理组织中一个或多个客户的项目。
• 利益相关者:涉众是直接或间接受项目影响的人。我们寻求他们的意见和反馈，以确定项目的可交付成果。
• 客户:项目最终交付给客户，客户支付费用。

项目管理的四个阶段是什么?

接下来，我们需要理解定义a的四个阶段项目生命周期．从开始到结束，每个项目都会经历以下四个阶段:

• 初始化阶段:这个开始阶段是关于理解项目的目标、范围、风险和优先级。
• 规划阶段:在此阶段，确定项目活动和所需的资源。此外，经理们还要制定完成项目所需的估计时间表。
• 执行阶段:熟练的团队成员一起将项目计划转化为可交付成果。经理跟踪项目进度。
• 关闭阶段:团队交出可交付成果，分析项目绩效，最后解散。

项目管理方法

如何执行这四个项目阶段取决于您和您的团队。然而，多年来，项目管理专业人员已经提出了经过试验和测试的方法，可以使生活更简单。

三个项目管理方法在团队中受欢迎:

• 瀑布:瀑布式方法采用线性方法进行项目管理——收集详细的需求，制定计划，构建解决方案，测试并交付。当需求很明确时，这种方法非常有效。
• 敏捷:的敏捷项目管理方法论遵循迭代方法。项目的每个阶段都有时间限制，并且迭代地交付完整的项目特性。这种方法适用于您希望看到快速胜利的项目，并且可以在迭代中构建。
• 精益生产:精益项目管理是一种专注于减少浪费的迭代方法。精益方法试图减少三种类型的浪费:无用的活动、负担过重的团队成员和不均匀分布的工作负载。

如何从头到尾管理一个项目?

项目生命周期为您提供了项目所经历阶段的高级概述。在实践中，每个阶段都有更多的内容。

起始阶段

如上所述，启动阶段是关于理解项目的。这包括会议、讨论和文档。然而，很少有计划进入这个阶段。

高级角色参与者包括客户、客户端利益相关者、项目发起人和项目经理。

此阶段的主要步骤包括:

步骤# 1:确定项目目标和可交付成果。

项目启动会议启动项目管理过程。项目中的所有高级角色参与者都参加了这次会议。

目的是确定项目的目标以及从客户的角度来看的交付成果。

在这一步的最后，关键目标和可交付成果被记录下来。

步骤# 2。发现项目风险、约束和优先级。

一旦高层目标被记录下来，就该确定所有可能对项目进展产生不利影响的内部和外部变量了。这些包括:

• 风险:负面影响项目目标、进度或预算的因素。
• 约束:限制项目执行的因素，如预算、进度或资源。
• 优先级:影响项目顺序的因素，包括项目活动之间的依赖关系。

尽早识别这些威胁可以帮助您管理风险并且更好地计划你的项目。

第三步。确定项目范围

现在您知道了所有可能影响项目的因素，您可以开始将目标和可交付成果分解为活动。根据步骤2中确定的约束，设置范围边界。

项目范围定义了项目中包含什么和不包含什么。

将商定的范围记录下来，并在进一步进行之前与客户共同冻结它，这是至关重要的。

如果不这样做，就会导致范围蠕变。此外，范围蠕变会导致超额交付、糟糕的管理，并最终导致项目失败。

当你可以管理范围渐变在执行阶段，最好不要让项目的范围扩大。

第四步。提交项目建议书

在启动阶段收集的所有信息都被记录下来，并作为项目建议提交给客户。此外，项目建议还包括基于项目范围的高级预算和时间表。

与项目计划不同，项目计划包括详细的进度表，提案包括高级进度表。

在启动阶段的末尾，项目发起人和经理向客户提出这个建议。这里有一个提案模板示例．

计划阶段

一旦客户批准了项目建议，项目就进入计划阶段。

重要的是要注意项目计划不是项目生命周期中的一次性活动。随着项目的推进，很多事情都可能发生变化。客户的目标可能会改变，资源可能变得不可用，或者评估可能出错。

这就是为什么计划是贯穿项目生命周期的持续活动。随着事情的变化，你可能需要重新审视并相应地调整你的计划。

项目经理是这个阶段的主要角色参与者。这一阶段涉及的步骤是:

步骤# 5。创建项目路线图

来创建项目路线图时，项目建议中确定的高级别项目活动映射到时间轴上。项目路线图使用甘特图．

当创建项目时间轴，项目经理需要考虑提案中记录的风险、约束和优先级。此外，项目经理还需要考虑资源分配．

对于较大的项目，时间表分为几个阶段。在每个阶段结束时，项目团队向客户交付一些可交付成果。阶段的结束标志着里程碑．里程碑是评估项目进展的检查点。

项目经理创建项目路线图，并将其提交给客户审批。

步骤# 6。创建一个详细的项目计划

一旦客户批准了项目路线图，项目经理就会创建一个任务级项目计划通过分解路线图活动。

任务是低层次的项目活动。团队成员承担任务并负责完成任务。这就是为什么任务必须包含所有的信息团队成员完成任务所必需的。

执行阶段

一旦初始项目和资源计划就位，项目就会进入执行阶段。

这是实际工作发生的地方。熟练的团队成员致力于计划中的任务，并将其从待办事项转移到已完成的任务。

然而，任务管理并不是这个阶段的全部工作。项目经理还需要:

• 根据变更重新评估和调整项目计划
• 沟通项目进度

步骤# 7。管理任务并跟踪项目进度

任务管理包括任务工作流管理和任务进度监控。

任务工作流是任务从计划到完成的一系列步骤。工作流可以简单到要做→正在做→已经完成。或者，它们可能涉及复杂的步骤，就像软件项目一样。作为一个项目经理，你有责任确保团队拥有所有他们需要的东西来沿着这个工作流程推进任务。

项目经理需要关注的第二个活动是跟踪任务进度。延迟的任务有时会破坏整个项目。

步骤# 8。审核和调整项目计划

当任务完成，里程碑达到，可交付成果交付给客户时，项目就会走向结束。然而，事情往往不能按计划进行。评估出错，供应商错过最后期限，或者客户优先级发生变化。

这就是为什么至少在每个里程碑之后，项目经理都需要回顾项目的进展。检查资源的可用性和优先级。然后，相应地调整项目计划和进度。

步骤# 9。沟通项目进度

项目经理把大部分时间花在任务管理和审查计划上。然而，他们还需要不时地与所有涉众沟通项目的进展。

通常，项目发起人在阶段结束或达到里程碑时执行此操作。

让客户及时了解项目进度有助于以下方面:

• 向客户展示进度，防止最后阶段出现意外
• 为客户提供一个审查可交付成果并相应地调整优先级的机会
• 作为项目团队从利益相关者那里获得项目反馈的机会，并在必要时纠正过程

项目经理创建状态报告来传达项目的进度。这可以是一封简单的电子邮件，也可以是一份详细的文件。

关闭阶段

最后，在客户对结果感到满意并在可交付成果上签字之后，就该结束项目了。

步骤# 10。交付成果交接，性能分析，资源释放

本阶段涉及的活动包括:

• 交付成果交接:项目组向客户交付可交付成果，包括文件和手册。
• 分析性能:对项目绩效的回顾性分析有助于团队从项目中汲取经验。
• 释放资源:项目经理将团队成员和其他分配的资源释放回资源池。

项目经理最重要的职责是分析项目团队的表现。这既是为了庆祝项目的成功完成，也是为了从中吸取教训。

最后，团队成员记录提取的学习。这有助于避免或管理其他项目中的挑战。

项目管理工具和模板

根据普华永道在美国，77%的高绩效项目使用项目管理软件。

项目管理软件不仅可以帮助管理项目，还可以处理团队与客户之间的沟通。Capterra发现三分之二的项目团队使用项目管理软件与客户沟通。

最好的项目管理工具是什么?

选择一个项目管理工具取决于你的预算和团队的需求。

然而，可靠性、易于使用和易于集成是项目领导者用来选择项目管理工具的首要标准。

我们已经编译了顶级项目管理软件工具列表跨越预算和功能。列出几个您喜欢的工具，并尝试它们，以找到适合您需要的工具。

切换计划:一个简单的项目管理工具

Toggl计划是一个在线项目管理工具。与其他工具不同，Toggl Plan通过鼓励透明度和问责制，使跨远程团队的项目管理变得容易。

它包括:

• 用于创建项目路线图和计划的甘特图时间线。
• 用于管理团队工作量的团队时间表。
• 看板风格的板，用于管理具有可定制任务工作流的任务。
• 客户端和涉众的只读视图。
• 通知邮件，让每个人都知道情况。

在价格方面，Toggl Plan为单独用户提供了一个免费计划，具有上述所有功能。你可以为无限的项目和最多5个团队成员使用免费计划。团队计划起价为每个用户每月9美元。