项目管理对于营销和广告公司来说是必要的吗?
我们就不能给我们的团队简要介绍一下，然后让他们继续工作吗?我们为什么要照顾他们?
你可能想知道你和你的客户是否真的需要预算人员和时间来管理一个项目。毕竟，它不会为项目的可交付成果添加任何东西。而且经常感觉像是开销。
然而，每个称职的营销、广告和创意机构都有某种形式的项目管理。
为什么?
项目管理可以帮助您计划、跟踪和按时交付营销项目。
如果没有健全的项目管理，创意机构很快就会陷入客户投诉、员工倦怠和意外开支的困境。
但不要惊慌，本指南将重点介绍如何预防这些问题。
让我们开始吧。
营销机构的项目管理有何不同?
项目管理是组织和领导团队在预算、时间和范围等限制条件下实现目标的过程。
项目从定义范围开始，在客户获得可交付成果时结束。项目管理流程确保你有一个系统的工作流程来处理项目的每个阶段——从开始到结束。
但是对于营销机构来说，具体的项目管理是什么呢?
关注人而不是材料和设备
首先，与其他行业不同，营销和广告项目更以人为本。
每个人都在一定程度上与人打交道。但与建筑或制造项目不同，营销和广告机构的重点是人，而不是材料和设备。
此外，大部分工作是知识工作。
正因为如此，机构项目经理需要确保在正确的时间有正确的人来完成正确的任务。此外，经理们需要保持团队的工作量平衡，以免把他们累坏。
不可预测的时间
其次，创意项目常常需要处理不确定的时间表。
与物理任务不同，基于知识的任务很难确定时间。
花在基于知识的任务上的时间因工作人员的不同而有很大差异。因此，很难估计一项任务需要多长时间。
此外，客户喜欢了解反馈和批准。
这两个原因都让我们很难为一个创意项目制定时间表。经理们需要一种方法来快速规划时间表，并在事情发生变化时做出调整。
密切客户参与
代理客户喜欢通过更新、反馈和批准来掌握项目的进展情况。
管理客户沟通可能会很紧张，很难计划，也很难解释。
正因为如此，营销经理必须有一系列的工具和想法来计划反馈循环、不明确的期望、财务限制等等。
缺乏PM技术培训
僵化的、技术性的项目管理概念不能很好地应用于知识项目所涉及的不确定性。这就是为什么，专业术语工作分解结构，关键路径，PERT等很少出现在机构项目经理的词汇表中。
此外，对于大多数营销、广告和创意项目，市场需求变化迅速。
因此，作为一名代理经理，你必须保持警惕，随着情况的变化迅速适应。
项目的成功是基于简单的可视化工具，不断改进的工作流程和坚实的沟通渠道。通常你的技术堆栈包括简单的营销项目管理软件通信工具和时间跟踪应用程序。
哦，是的，还有一个与您的工作流程相匹配的PM方法。
这就导致了……
营销机构最好的项目管理方法是什么?
一个完美的项目管理工作流实际上是你的秘密武器。
没有认真对待。这就是失败和彻底成功的区别。
太糟糕了61%大多数项目都有一个明确的应用于它们的方法。这意味着39%的项目只是在没有明确计划的情况下匆忙进行。
因此，让我们来看看一些最好的PM方法。
敏捷
敏捷方法将一个大型项目分解成易于管理的小块，称为“sprint”。
“冲刺”是指只持续几周的短期工作周期。每个sprint交付项目的一个工作部分。在每个sprint结束时，对工作进行评估并给出反馈。然后根据前一个sprint的反馈来计划下一个工作周期。
敏捷非常适合营销，因为这些“冲刺”可以让你紧跟新趋势，快速适应最新、最热门的事物。
它告诉我们80％数位营销专业人士表示，这有助于提供更好、更相关的产品。
最大的缺点市场营销中的敏捷项目管理是短期项目估算和资源规划。确切地知道今后你需要什么是很棘手的。
瀑布
瀑布方法侧重于以线性顺序创建可交付成果，就像瀑布从悬崖表面流向下面的水一样。
这种方法依赖于一个从头到尾的整体过程，在达到下面的目标之前，你的项目要先击中关键点。
大型营销项目从瀑布式项目管理中获益良多。
但是瀑布式项目管理的主要缺点是缺乏灵活性。因为你的整个范围在一开始就已经确定了，如果以后需要改变一些东西，那就会很困难。
因此，大型营销项目经常依赖瀑布式和敏捷方法的组合来迭代地交付项目。
了解更多瀑布式项目管理如何在市场营销中发挥作用．
适应性项目框架(APF)
Adaptive Project Framework是一个灵活的框架，它遵循“边做边学”的项目管理方法。
其他敏捷方法是增量的，而APF是迭代的。
APF对于不确定性为标准的实验项目特别有用。这种方法能很好地适应不断的变化。
它非常适合营销团队测试新的信息和渠道。
不利的一面是，几乎没有项目控制，项目资源的浪费非常大。
了解更多有关自适应项目框架．
看板
看板是另一种敏捷方法，它有自己的部分。这是因为大多数敏捷营销团队在营销活动中遵循看板，使用类似的工具Trello及其替代品．
看板不仅仅是一种方法，它还是一种管理敏捷项目的可视化工具。它使用看板来捕获、组织和跟踪工作周期中的任务。
看板接收任务并将它们放入列中。每一列表示一个任务状态。在最基本的层面上，它可以分为三类:
- 待办事项
- 正在进行的
- 完成
它帮助团队成员可视化他们的任务——他们在哪里，他们做得如何，他们还剩下多少，等等。
想了解更多关于看板的知识吗?看看这个综合看板指南．
营销项目管理团队的典型角色
营销机构的项目管理通常有以下角色:
| 角色 | 主要职责 |
|---|---|
| 项目经理 | 确定范围、预算和时间表，分配任务，分配资源 |
| 客户经理 | 客户端通信 |
| 客户端 | 确定项目目标，提供反馈 |
| 团队成员 | 完成任务，创造可交付成果 |
| 团队领导 | 确保团队成员保持在轨道上，创造可交付成果 |
让我们深入研究一下。
项目经理职责
项目经理从头到尾监督整个项目。
项目经理的一些主要职责:
- 确定项目范围、预算和时间表
- 为团队成员分配任务
- 确定资源分配和需求
- 使用甘特图等工具构建项目时间表和依赖关系
- 项目监控报告和创建仪表板来衡量项目盈利能力和预测等方面
但是有相当多的活动是PM可以参与的。
项目经理有很多事情要做——通常一次要做2-5个项目。
每个人都有一大堆责任，需要和很多人沟通。
让我们来看看他们所扮演的几个重要角色:
- 客户:获取完成项目所需的重要信息，并确保被收购
- 客户经理:转发重要信息更新客户端
- 团队成员讨论项目，设定最后期限，分配任务
项目经理每件事都做一点，并与每个相关的人交谈。
客户经理职责
客户经理长期处理客户的账目。他们的主要工作是留住和满足客户。
一般来说，如果团队中既有客户经理，也有项目经理，那么客户经理将承担大部分面向客户的责任。
客户经理职责包括:
- 向客户报告项目进度
- 项目完成后继续保持关系
- 与总理紧密合作，如有需要可能接管
所以客户经理主要与:
- 项目经理:与他们一起工作，快速了解更新，并在需要时接管角色
- 客户:沟通进度、更新、通知、问题以及任何客户需要知道的事情
客户经理负责监督客户账户和所有相关的来回工作。
客户的责任
客户是为你的生活用品和电费买单的个人或组织。
他们涉及到项目的约束、总体计划，当然，还有结果。
客户的一些职责是:
- 帮助设定时间和预算等参数
- 批准项目计划
- 请求对项目进行更改
- 最后批准或拒绝项目
没错，客户有责任除了按时支付发票。
这就是为什么在项目开始时就提出及时反馈和审查的期望是值得的，这样他们就知道对他们的期望是什么。
客户端主要与:
- 客户经理/项目经理沟通目标、预算和时间表，提供反馈，接受或拒绝最终结果
客户是你想要取悦的客户，所以他们会一次又一次地回来。
团队成员职责
团队成员负责可交付成果的创建。
他们也被称为项目工作人员、承包商、雇员和工作人员，但可能要远离像走狗、仆从和奥柏伦柏人这样的术语。
一种类型的团队成员是团队领导。如果你的团队被分成几个小组，每个小组都有一个组长来指导方向。
团队成员有各种各样被分配的任务，这些任务有助于项目进展并达到里程碑。
在项目管理中，他们通常被称为“资源”，因为他们的积极工作是一个重要的财务和时间因素。
团队成员可以有很多种:
- 网页设计师
- 平面设计师
- Web开发人员
- 作家和内容营销专家
- 社交媒体帖子创建者
根据你的团队结构，他们可能是全职团队成员，也可能是自由职业者每月提交工时表．
他们都有类似的职责，即完成分配的任务，管理最后期限，并与PM沟通。
对于团队成员，主要联系方式是:
- 项目经理讨论项目，接受任务和截止日期，及时跟进最新进展，接受反馈
团队成员是保持机器运行的内部齿轮。
营销机构的分步项目管理
营销和创意团队的项目管理通常包含以下四个步骤。
但是让我们记住，每个项目都是不同的，会有不同的需求。
以潜在客户为中心的社交媒体活动与网站开发项目非常不同。
一般来说，有项目生命周期的4个阶段：
| 项目阶段 | 描述 |
|---|---|
| 1.初始化 | 确定需求并概述项目 |
| 2.规划 | 定义范围、进度和预算 |
| 3.执行 | 项目的核心部分，在这里您可以管理任务并监控进度 |
| 4.关闭 | 最后，你交付产品并报告整个项目 |
首先:入会!
初始化
在项目开始时，项目经理通过确定需求、问题或机会来定义新的营销活动。
项目经理获取执行官和首席营销官提供的信息，并开始项目计划，包括:
- 概述项目描述
- 详细说明成功标准
- 定义角色和职责
听起来很重要，对吧?你猜怎么着，只有61%的公司制定了项目范围。
您可以开始使用项目计划软件来建立一个可视化的项目范围，以了解您需要的资源。
有了清晰的任务和日期，你就更容易规划你的范围了。
现在知道你打算如何执行你的项目跟踪也是一个好主意。这样你就可以把一切都准备好了。
新员工培训
在定义了项目范围之后，您将对需求、时间线、您需要的团队成员的数量以及所需的资源有一个很好的想法项目成本．
接下来，是时候让客户和团队参与进来了。
您的团队需要了解客户、他们的需求和限制。同时，客户需要理解您的PM方法和工作流程。
规划
一旦项目被批准，就会进入计划阶段。
这是你清楚地定义项目的范围、进度和成本的地方。大多数项目经理将通过创建时间表和确定必要的资源来完成这一任务。
这很重要11.4%由于项目管理不善，大量资源被浪费。
时间表
项目进度表可以让您清楚地了解其范围。
要创建一个进度表，将项目分成可管理的阶段。在每个阶段的末尾添加里程碑。最后，确定交付每个里程碑所需的任务。
项目计划工具可以很容易地创建时间表和计划。
然后是分配工作。
资源
一旦时间表准备好了，接下来你要确定谁在什么时候做什么。
这是重要的一步，因为团队成员经常同时处理多个项目。加上休假时间，你就有了安排灾难的处方。
这样做的目的是平均分配工作量，如果到了关键时刻，可以灵活地将工作委派给支持你的团队成员。
您可以为项目预订团队成员，同时使用Toggl计划：
执行
这是大多数工作发生和可交付成果产生的地方。
现在，项目经理必须积极地管理项目、团队和时间表，以确保一切按计划进行。
这包括:
- 审核工作流程
- 管理任务和里程碑
- 平衡预算、风险和运行时障碍
- 监控项目进度
- 与客户共享进度更新
任务管理
执行阶段最重要的部分之一是任务管理．
在这里您可以检查以确保任务正在执行，以及根据需要更改和更新任务和计划。
团队成员与外部以及内部涉众协作完成任务。因此，他们需要一种共享文件、笔记以及请求和记录反馈的方法。
在切换计划中，您可以使用时间轴或看板管理任务。为了简化协作，可以将一项任务分配给多个团队成员。
此外，您可以使用任务笔记、文件附件、任务检查表和反馈注释将所有与任务相关的信息保存在一个地方。
监控
经理需要掌握进度，以确保项目保持在正确的轨道上。
监控包括跟踪总体进度，核算以小时计费或者在小问题出现之前就识别出来世界末日将灾害．
大多数项目管理软件工具都提供了监控任务和里程碑的方法。这确保了所有内容都尽可能接近范围。
使用Toggl Track可以很容易地跟踪每个任务所花费的时间、发生的位置以及可计费的内容。
你的计时器在屏幕上方，在你的日程安排之上。
输入您的任务描述，选择它所属的项目和客户端，并输入预期时间或开始时间跟踪。
每次录入可计费或不计费。此外，您还可以标记每个条目来组织您跟踪的时间。
跟踪计费时间准确帮助您准确地报告和获得报酬-没有所有的行政工作
工作负载管理
重要的是要最大限度地利用你的团队，同时确保没有人感到不知所措。
资源规划这有助于确保您拥有正确的资源。另一方面，工作负载管理帮助重新平衡工作，并可视化整个团队的工作量。
Toggl Plan允许您查看您的团队在各个项目中投入的时间。这样你就不会有过度工作或工作不足的团队成员。如果你这样做，你可以简单地拖放任务来重新平衡工作负载。
关闭
所以这就是项目的结束，交付可交付成果的地方。但这并不意味着工作结束了。
除交付外，收尾工作包括:
- 项目绩效分析项目是否严格遵守了预算和截止日期?
- 评估团队团队中的每个成员在分配给他们的任务上表现如何?我们在团队合作和时间管理方面有什么困难吗?
- 计算预算:这笔钱是如何使用的?用在哪里?
- 准备项目报告:把你所有的事情都安排好，向股东展示。
发票
最后，是时候发工资了。
因为只有43%的公司按预算完成项目。
这就是为什么要在项目期间准确地监控预算和跟踪时间。
为客户开具发票将包括预算支出、可交付成果的创建以及客户需要的任何其他内容。在其他时候，我
报告
时间跟踪工具对于跟踪计费时间是必不可少的。此外，它还可以帮助您改进对下一个项目的估计。
Toggl Track的报告功能看起来是这样的:
您可以选择想要查看的详细级别，过滤和排序数据，然后准备好以PDF或CSV格式与客户共享。
反馈
清单上的最后一件事是回顾项目中哪些进展顺利，哪些进展不顺利。这也是一个从客户和团队成员那里收集反馈的好时机。
您也可以在每个里程碑处请求反馈，而不是等待项目的结束。
团队成员可以帮助您识别工作流障碍。客户很高兴，因为你的交付质量提高了。
因此，反馈可以帮助您迭代地改进项目管理。
简化营销机构的项目管理
管理人员和处理知识工作的不确定性使机构的项目管理似乎更加困难。
但是使用正确的方法和工具，您可以克服这些挑战。
本文为您提供了营销和广告机构项目管理的概述，包括:
- 敏捷vs.瀑布项目管理方法
- 项目角色和职责
- 项目每个阶段所涉及的过程
接下来，学习最佳营销项目管理软件帮助您简化营销项目并按时交付。
