项目监控:初学者指南

有效的项目监控有助于保持项目活动部分的流动。但是，即使对最有经验的项目经理来说，保持一只眼睛盯着大局也是一项挑战。

员工生病，客户扩大项目范围，即使只有一两个子任务的完成时间比预计的要长。

在本指南中，您将了解什么是项目监控、三个关键约束以及如何有效地监控它们。

什么是项目监控?

项目监控是持续跟踪项目范围、时间线、预算、进度和关键成功指标的过程。

它是关于确保项目在正确的轨道上达到它的目标(在可交付成果、截止日期和财务方面)——并在此过程中控制变更请求。

项目监测是第四项项目管理的五个正式步骤，在启动、计划和执行之后。

为什么项目监控在项目管理中很重要?

项目监控是保持项目正常运行的关键。如果你没有仔细观察每一个活动的部分，你的项目很快就会失控。

事情并不总是按照项目计划进行(事实上，它们很少这样做)。

项目监视可以帮助您在这些偏差出现时捕捉它们并采取纠正措施。

让我们用一个例子来说明:

你是一家数字营销机构的项目经理，你刚刚完成了一个新网站建设的规划阶段。

你已经组织了你的资源，建立了工作流程结构，建立了一个现实的项目时间表在项目预算中有一点缓冲，今天就开始了。

快进三周。

你们的首席设计师上周请了病假。

你到了办公室，收到一封来自客户的电子邮件，他刚刚提出了一个很棒的想法，想要建立一组登录页面。

当天晚些时候，你从签约文案那里收到发票。由于汇率的快速波动，您的花费将比预算多12%。

如果你没有仔细监控项目绩效，你就会遇到一个大问题:

1. 时间轴:你比计划晚了一周，甚至可能更久，因为你需要调整其他里程碑。
2. 范围当前位置项目的范围刚刚扩大，而你已经落后于计划了。
3. 预算:你在预算中设置的缓冲?一去不复返了。

但是如果您是那种项目监控能力很强的PM，那么您已经对这些问题进行了排序。

你已经将一些额外的设计工作分配给了一个自由职业的初级设计师，并重新调整了时间线，以考虑到只有你的首席设计师才能完成的元素。

你已经拒绝了客户的登录页面请求，将他们推荐给客户经理，以便在启动后讨论额外项目的可能性。

你已经从设计预算中重新分配了资金(因为你已经付钱给初级设计师来完成一些更简单的任务)来考虑额外的文案成本。

这种区别——一个顺利运行的项目和一个偏离轨道的项目之间的区别——就是为什么项目监控是一项如此关键的技能。

任何项目的三个关键约束条件

在任何项目中都需要仔细监控的三个主要约束条件是:

1. 范围:为达到项目目标而须完成的具体成果和工作
2. 时间:项目进度表，包括活动、任务和里程碑的开始和完成日期以及截止日期
3. 预算:项目成本的分类(例如，一个新网站的开发成本)

一些项目经理称之为三重约束理论；其他人称之为铁三角．

无论你喜欢哪个术语，都没有办法:平衡这三者对有效的项目管理至关重要。

这是因为这些限制并不存在于真空中。调整一个元素会影响整个三角:

• 扩大项目范围，你将不得不增加或调整预算和时间表，以适应额外的工作。
• 缩短时间，你要么需要增加预算(因为越快完成的工作通常成本越高)，要么缩小项目范围。
• 降低成本，你就需要延长时间或缩小范围

如何最好地监控您的项目

那么，除了简单地准备好抵御任何意外问题之外，您如何实现项目监控实践呢?

让我们来看看。

范围

监控范围始于项目计划阶段，当你第一次构建项目并创建一个工作陈述(你总是起草一个工作说明,对吧?)

这是至关重要的，因为它为控制提供了一个参考点(和正式协议)范围蠕变．

主要有两种方法项目范围蠕变仰起它丑陋的头:

1. 您的范围定义不清楚，因此您的团队不小心处理了原始范围中不包括的任务。
2. 您的客户请求在范围之外工作(更常见的原因)。

降低第一个项目风险(您的团队处理范围外的任务)归结为有效地概述和沟通范围边界之前项目开始了。

随着项目的进展，您仍然需要密切关注这一点，而做到这一点的最佳方法是在项目计划中仔细概述团队成员要完成的具体任务。

如果你在使用Toggl计划，你可以把你需要完成的所有事情都添加到黑板上。通过将任务拖放到另一列来确定它们的优先级，以传达需要完成的任务的状态和紧迫性。

另外,使用Taskbox有效地将任务安排到时间表上。

但对机构和咨询公司来说，项目范围的主要风险是什么?

项目范围之外的客户端请求。

在这种情况下，降低风险可能会很棘手，因此必须以外交手段解决这个问题。

是的，当你花了几周的时间来制定完美的项目计划时，这是令人沮丧的。在制作开始一周后，你的客户又有了另一个很棒的想法，他们想要融入其中是好主意)。

但灵感并不是直线上升的，你不可能在项目开发的前三周就硬塞创意!

作为PM，您有两个选择来控制范围外的请求。

第一种方法是拒绝客户的请求，礼貌地解释它超出了范围，并且您不能将其添加到这个项目中(您的SoW是您最好的朋友)。

二是接受建议(可能真的很好)，正式扩大项目范围。

当然，要记住，范围上的变更会影响其他两个项目约束:时间和预算。

如果你扩大了项目范围，你就需要增加预算或延长时间。在大多数情况下，两者都有。

管理这些请求的最佳方法是将选项摆在客户面前。

假设你为一个客户建立了一个社交媒体活动。当你准备开始的时候，他们还会问是否有可能把TikTok作为一个社交渠道。

清楚地解释他们的选择，这样他们就能理解这个要求的影响:

“嘿,珍妮。谢谢你的建议。我们可以考虑在官方范围之外整合抖音活动。如果我们要调整范围来适应，我们将不得不在计划阶段再增加两周时间，并将项目预算增加10%。你觉得这样可以吗，还是我们按原计划进行?”

时间

与范围的监察和控制一样，有效的项目时间管理是由时间估计以及您在项目开始时创建和固定的项目时间轴。

这里的常规方法是使用Excel项目时间轴模板将您的项目时间轴设置为甘特图，如下所示:

确保所有团队成员都可以查看工作表，让他们实时了解任务分配和截止日期。

当时间线出现挑战时(比如你的团队成员发邮件告诉你他们落后了)，你需要在电子表格中手动调整这些。

这在复杂的项目中变得有点困难，因为存在许多依赖关系，只有在先前的任务完成后才能开始的任务。

一个更有效的方法是在项目管理平台上协同管理项目时间线Toggl计划．

这种方法使时间轴调整变得不那么麻烦。

如果有人落后，他们可以直接在项目任务中标记你，以保持沟通的上下文。您可以沿着时间轴快速移动任务，并相应地调整相关任务。

例如，在项目中工作的其他团队成员可以自动查看时间轴更新并直接收到通知。

为了使时间表顺利进行，为每个项目任务添加时间估算。这将有助于为你的团队成员设定每项任务应该花费多长时间的期望。

通过这种方式，团队成员可以在超出预期的时间内快速标记给定的任务-如果需要，您还可以提供额外的支持或调整时间表。

您可以将单独的任务添加到项目中，并跟踪在每个任务上花费的时间(和金钱)Toggl跟踪．

这些数据也会帮助你进行创作成本估算用于未来的项目。

预算

有效的预算跟踪始于项目规划阶段，如监控范围和时间表。这就是你的项目成本估算提供你工作的基线。

在任务上花费比最初计划更多的时间是你失败的主要原因项目盈利能力受到打击。

为了减少这种风险，并在失控之前抓住时间超支，让你的团队跟踪他们在每个任务上花费的时间。

一个项目时间跟踪电子表格是这里的标准方法。

但是，时间跟踪电子表格对团队来说实用吗?

我曾与一些使用电子表格跟踪时间的企业交谈过——他们总是说他们是多么混乱。

• 文件被复制。
• 有些人“失踪”了。
• 公式被无意地编辑了。
• 人们一般不会把它们填得那么多。
• 你无法快速获得你可以利用的见解(稍后会详细介绍)。

另一种选择?保持这些数据集中使用在线时间跟踪器．

Toggl Track中的时间跟踪非常简单。

将计时器切换到不同的任务需要几秒钟(特别是如果已经设置了项目和任务)。

1. 输入你的“工时描述”
2. 找到你的客户
3. 选择你正在做的“项目”
4. 启动计时器

简单!

随着项目的进展，监控团队成员在任务上花费的时间，并根据预期跟踪实际情况。

您可以在这里实现一个签入过程，当团队成员接近90%时，您可以跟踪他们的进度。

然后，根据需要调整你的预算。如果一项既定任务花费的时间比预期的要长，你就需要重新开始:

• 决定如何重新分配资金
• 看看项目总预算是否可以增加
• 吸收额外的成本，降低盈利能力

你可以监控项目的预算实时的项目仪表板在Toggl Track。

时间跟踪图将显示基于项目估计和项目到目前为止的工时的项目完成预测。

账单金额图表显示了针对项目设置的固定费用金额的进度。

在这些预测图表下面，您还将看到一个柱状图和饼状图，表示当前数据，包括总计时小时数，以小时计费，以及剩余时间(基于项目估算)。

项目报告

我们刚刚从铁三角的角度介绍了项目监控，以及如何处理范围、时间轴和预算的调整。

但是成功的项目监控还有第四个也是最后一个方面:报告。

项目报告是将您用来衡量项目成功的数据整合在一起并呈现出来的过程。它可以让您随时了解项目状态。因此，这对于保持项目正常进行是至关重要的。

特别是，定期的状态报告对于保持客户涉众的最新状态并准确地显示范围变更请求如何影响项目可交付成果、时间表和预算是非常有价值的。

决定一个适合你的项目长度的报告基础。在大多数情况下，每周可能就足够了，但对于更长的项目时间线，您可能会将其拖到两周或每月。

然后,确定您将跟踪哪些KPI指标并使用您的项目计划工具建立一个自定义周报。

关于项目报告过程的完整概述超出了今天课程的范围(看看我们在那里做了什么?)但是我们有一个完整的指南让你开始。

项目监控是持续改进的关键

在整个项目开发过程中，项目监控对于管理范围、时间表和预算的变更至关重要。

更重要的是，这是一个迭代的过程。随着您完成的每个项目，您将更多地了解可能出现的挑战，并在规划阶段发现更好的方法来减轻这些风险。

鉴于此，为什么不准备好我们的概述在顶部项目管理挑战如何解决这些问题呢?

或者，如果您已经准备好使用强大的跟踪平台将项目监控设置提升到一个新的水平，请查看我们对10个最好的项目跟踪软件，按时交付项目．