如何撰写项目进度报告[包括模板]

你如何区分好项目和坏项目?

查看项目状态报告。

• 糟糕的项目状态报告-你的团队或客户迷失在无意义的数据中，不知道做了什么工作，也没有收到有洞察力的评论。

• 良好的项目状态报告-您的团队或客户可以看到关键的数据摘要、易于理解的见解和所完成工作的概述。

项目很快变得复杂，任务也很快堆积起来。对项目经理来说，掌控一切是一项挑战。

这就是项目状态报告可以提供帮助的地方。

在这篇文章中，您将学习如何创建一个项目状态报告，该报告讲述每个项目的真实情况(包括模板)。

让我们开始吧!

什么是项目状态报告?

项目状态报告是项目进度的及时更新。它们是跟踪、记录和审查项目正在进行的状态的最佳方法。

乍一看，这可能是时间跟踪，但项目状态报告更深入。它可以包括工作的范围、挑战、所涉及的团队成员以及项目的财务现实。

为什么项目状态报告很重要?

我在一家机构工作过，从经验中我知道，创建项目状态报告并不是项目经理花费大量时间的事情。

我们经常发现项目会一直面临问题。但是，当我们开始为更复杂的项目创建项目状态报告时，在如何管理项目方面存在明显的差异。

他们是保持团队和客户保持一致的最佳方式，并在项目进展中处于循环中。如果我们发现项目有超出预算或不能按时交付的风险，我们就可以对项目进行修正。

报告还有助于作为一种反思工具，以确定哪些按计划进行了，哪些没有按计划进行。

项目状态报告的其他好处包括:

好处	描述
透明度	提供有关项目落后进度或进度的确凿事实，使其成为确保每个人负责任的宝贵工具。
调整你的团队	项目信息可能会丢失快．进度报告总结了您的团队在一个地方正在进行的一个或多个项目。
停止范围蠕变死路一条	发现不工作的地方，以便团队进行调查并确定适当的行动。帮助防止范围蔓延，使项目保持在预算之内。
不断改进	如果你坚持项目报告活动并阅读你的报告，你可以利用那些进展顺利的事情，并改善那些不顺利的事情。

项目状态报告应该包括什么?

项目状态报告根据您的行业、团队规模和目标读者的不同而有很大的不同。

它们可以仅为您的经理、团队或客户创建。在介绍项目状态报告时，试着记住这一点。每个人都需要在目标上达成一致。

让我们看看任何项目状态报告的关键基础。

元素	描述
时间表和里程碑	该报告提供了数据，显示项目是否按计划达到了项目开始时设定的最后期限和里程碑。
项目财务	分析关键的财务状况，例如以小时计费人力成本和预算将帮助你实现利润最大化。
资源	向您展示有多少员工被分配到您的项目中，以及他们正在执行哪些任务。
变更和范围转移	在讨论板和活动日志中记录更改可以确保团队成员了解更改的内容和原因。
团队绩效	它告诉你哪些团队成员正在按时完成他们的任务，哪些人落后于计划。
风险管理	它有助于识别由于团队绩效或项目策略而落后于进度或错过项目里程碑的风险。

让我们再深入一点。

时间表和里程碑

每个项目都是必须在特定时间内完成的任务的集合。这就是为什么这些任务中的每一个，或一组任务，都可以作为项目里程碑-如果项目进展顺利，就发出信号。

例如，假设您正在运行YouTube营销活动，并且必须每月创建2个视频。

这些视频包括什么?

• 一个脚本
• 一个安排拍摄日期的会议
• 雇佣演员
• 等。

在一个项目管理工具在美国，这些任务中的每一项都可以成为具有截止日期、时间和预算分配的里程碑。达到项目里程碑有助于防止项目超出预算，保持项目在正轨上并按时交付。

你应该通过里程碑报告项目进度，看看它们是否按时完成。

如何?

项目里程碑可以使用项目跟踪电子表格或项目任务管理软件．

项目跟踪电子表格是一个有用的可视化工具，可以跟踪每个任务的进度项目时间表．电子表格应该包括所有任务、它们的状态、任务所有者和项目进度百分比。

注意:你可以在下面下载我们的免费项目跟踪电子表格。

电子表格是如何工作的?

1. 添加项目任务列表
2. 为每个项目分配一个任务所有者
3. 为每个任务设置开始和结束日期
4. 使用状态下拉菜单跟踪每个任务的进度

一旦你添加了所有的项目任务，你可以开始跟踪你或你的团队在每个项目上花费了多少时间。

这将自动更新“项目”选项卡中的任务实际情况，并根据您输入的估计时间告诉您项目是否超出或低于预算。

电子表格上还有一个进度条和百分比，让你知道项目离完成还有多远。

电子表格非常适合管理项目——但前提是你是一个电子表格向导。

或者，您可以更好地跟踪项目里程碑项目管理软件．下面是如何使用Toggl计划．

1. 单击要添加里程碑的标头中的日期
2. 添加一个每个人都容易理解的名字
3. 选择一种颜色来了解里程碑属于什么项目。

这将使每个参与项目的人都可以看到项目里程碑。

这里的目标是提供易于理解的信号，说明哪些已经完成，哪些已经延迟。为您提供所需的信息，以便在需要时进行项目调整。

查看下面的视频，开始在Toggl Plan中创建和跟踪项目里程碑。

注意:跳到3:18了解如何添加项目(计划)。

项目财务

让客户批准所需的项目预算是比较容易的部分。更困难的是确保你不超出预算。

这通常意味着跟踪成本，例如

• 劳动力成本
• 以小时计费
• 项目费用

您可能已经在使用项目预算电子表格跟踪类似的成本，或者如果您正在使用上面的电子表格，您可以为每个任务添加“估计小时数”。

这样你就可以根据每小时的工资计算出每项任务的总成本。

您或您的团队可以在“跟踪器”选项卡中开始跟踪每个任务所花费的时间。

这将自动更新“项目”选项卡中的“实际工时”和“实际成本”列-让您知道任务是否达到或超出预算。

或者，您可以放弃电子表格，使用时间跟踪软件跟踪项目财务情况。

Toggl跟踪允许您跟踪计费和非计费小时数以及团队人工成本，以评估每个项目的盈利能力。

可以很容易地找到每个项目的计费小时数和非计费小时数项目仪表板和查看帐单金额图表。

计费金额图表显示了项目的进度与为项目设置的固定费用金额的对比。

在此图表下面，您将看到一个柱状图和一个饼状图，表示当前数据，其中包含总计时小时、计费小时和剩余小时(基于项目评估）.

如果你的团队在不收费的工作上花费太多时间，你的项目很有可能会错过关键的里程碑，并超过预计的时间线。所以及早发现可能是救命稻草。

你也可以看看见解仪表板了解你的项目和团队的盈利能力。

你可以选择查看每个项目的总收益，以及你的劳动力成本如何与之相对。

报告这类信息将帮助您更好地理解和管理与每个项目相关的成本。允许您在必要时进行调整。

资源

资源管理是项目经理面临的最艰巨的挑战之一。

由于人员更少，预算更紧，你几乎没有回旋余地来确保项目成功交付。

为了保持项目的正常进行，你可能需要问自己:

• 这个项目我需要更多的资源吗?
• 每个员工是否最大限度地利用他们在项目上的时间?

这里的关键成分是你的团队的能力而且计费的利用率．

让我们来看看如何获得这类信息。

团队能力

知道你的团队每天有多少小时可用可以帮助你重新分配资源，如果有人正在挣扎或需要额外的支持。

这可以通过使用资源规划电子表格．在谷歌上搜索“资源规划模板”。你应该能找到一个适合你的。

或者，您可以在内部查看您的团队的可用容量Toggl计划．

这是如何。

1. 在Teams下拉菜单中选择您的团队
2. 查看时间轴以可视化团队的工作负载能力

这是如何。

1. 在Teams下拉菜单中选择您的团队
2. 查看时间轴以可视化团队的工作负载能力

这将让你对你的团队和他们每天的空闲时间有一个高层次的了解。

这是通过为每个任务添加估计时间，并将其与用户的日常工作时间进行比较来实现的。

注意:每天的工作时间在工作空间设置中设置。

计费的利用率

可计费利用率衡量员工用于产生收入的可用时间的百分比。

• 计费利用率% =(计费小时数/可用小时数)X 100%。

例如，假设一名员工每周有40个小时可以工作。这是他们的可用容量。

但他们每周只工作30个小时。

他们的资源利用率是75%。

但在他们工作的30个小时中，只有10个小时是收费的(客户工作)。

他们的计费利用率是25%

这说明了什么?

员工的工作时间只占总可用时间的75%。他们只有25%的工作时间花在了能带来收入的工作上。

下面是如何查看计费小时利用率的变化Toggl跟踪．

1. 去报告指示板
2. 按团队成员筛选
3. 选择时间段

您将在该团队成员的总计费小时数旁边看到一个计费利用率百分比*。

*上面截图中的计费小时百分比是基于总工作时间。不是全部可用时间。

报告你的可用资源将帮助你

• 了解你是否可以分配给一个团队成员更多的工作，或者当你的团队达到最大容量时，你是否需要雇佣更多的资源。
• 确定你能做到的领域审核团队成员的时间看看你是否能从他们那里得到更多的计费时间，或者他们是否需要额外的支持。

这两者都将帮助您做出适当的调整，以确保项目的成功。

变更和范围转移

许多事情可能会导致项目范围的变化。不管为什么或如何，记录这些变化是至关重要的。

问自己以下几个问题:

• 时间线改变了吗?
• 范围改变了吗?

如果是，问问自己为什么。

• 你是否发现了比最初计划更多的工作?
• 客户是否要求项目范围之外的额外工作?

通过得到这些问题的答案，你将更好地为客户和项目做出最好的决定。

团队绩效

在项目的整个生命周期中监控团队的表现有助于保持项目的正常运行，并提高团队的士气。

你需要知道你的团队成员的工作做得如何。

• 谁需要帮助?
• 谁表现得像个超级巨星?

也许表现出色的团队成员值得表扬。

表现不佳的团队成员呢?

也许他们需要额外的训练。或者也许你选择了错误的任务，如果你想让你的团队发挥最好的作用，就需要重新洗牌资源。

监视性能的最佳方法是首先分析数据。

需要监控的一些关键领域包括。

数据点	描述
计费的利用率	这可以是生产力的一个指标。它衡量的是员工为每个项目创造收入所花费的可用时间的百分比。
项目里程碑	跟踪里程碑，看看你的团队是否有效利用时间。里程碑是朝着结果前进所需要的关键的和可衡量的成就。

密切关注这些数据将有助于你分析团队的表现。为您提供所需的信息，以便为其他项目做出更好的人员配备决策。

风险管理

我们经常以这种过于乐观的心态来规划项目。我们忘记考虑X，甚至更糟的是，我们故意将X隐藏起来，认为它不会发生在我们身上。

在你意识到这一点之前，你已经到了项目的中期，开始感受到压力。

第一步是进行项目风险评估之前项目开始了。

但有时，并不是所有的事情都可以确定或计划。所以你可能会发现自己不得不去扑灭一些火。

报告任何项目问题将帮助您更好地浏览项目，并有助于防止它们在未来再次发生。

如何写一份好的项目状态报告——4个N

项目经理的矛盾之处在于知道如何获取和分析数据，以及何时忽略数据。

如何你对每个项目的报告完全取决于你。

但是记得要清楚你的项目进度报告的受众是谁。这将帮助你用适当的信息和语气传达给他们。

我们已经根据我们认为你应该报告的四个关键元素(4个N)组合了一个项目报告模板。

抓住下面!

注意:为了写出有效的报告，你需要访问上面列出的关键项目指标/数据。

项目状态报告的4n

元素	描述
数字	快速击球。提供数据来证明关键指标。
叙述	讲述项目背后的故事。为数据添加上下文。
的名字	关注团队成员和他们的专业知识。
细微差别	专注于项目报告的细节，这些细节可能会逃过那些不运行项目的人的眼睛。例如范围变更和风险。

现在让我们深入了解每一个单词的含义。

数字

关于数字，有两个主要因素需要关注:

• 时间
• 钱

你必须关注项目每一部分的支出，并将其与你一开始计划的成本进行比较。然后，你必须对你的日程安排计划做同样的事情。

假设你正在做一个持续两个月的营销活动。

在入职的第一个月内，你需要:

• 创建10个帖子
• 花费预算的60%

检查和监视您的项目度量标准，并确定它们与项目计划的比较情况。当你发现差异时，你使用叙述来解释为什么发生了变化，以及它们对项目的发展意味着什么。

让数字抓住他们的注意力，吸引他们的兴趣。然后他们会注意到你项目报告的叙述。

您还应该使用图表和图形使数字更易于理解。

叙述

考虑到项目报告应该充满事实和数字，专注于报告的叙述似乎是一个模糊的建议。

但事实并非如此。

考虑一下这个数据:只有5%参加演讲的人只记得统计数据，但63%的人记得故事。

我们并不是建议你发挥你的创造力，在你的项目报告中只做“一次”。但你不应该用数字来压倒别人。

在你的叙述中，试着提供任何必要的背景故事或分析:

• 时间轴
• 里程碑
• 预算
• 资源

这些元素中的每一个都依赖于其他项目要素。它们都是相互关联的，这就是叙事发挥作用的地方。

让我们举两个例子，集中在Instagram的营销活动上。

第一种，你只关注统计数据，所以你在项目报告中写道:

1. 我们只预订了60%的网红。
2. 我们只剩下20%的预算了。

仅从这两个事实来看，你似乎不太擅长自己的工作。这个项目似乎注定要失败。

但现在，让我们向你展示叙述是如何改变对情况的整个看法的。

我们已经预订了60%的网红，因为我们决定改变策略，专注于自己创作内容。最后一种选择的效果不如预期。

预算情况考虑了我们在项目期间的所有成本——因为自己创作内容更便宜，我们希望在预算的10%下完成这个项目。这笔钱将用于在Instagram上购买更多的赞助广告。

现在，这听起来是不是完全是另一回事?

的名字

项目需要人来取得成功。因此，花时间分析为完成项目而选择的团队成员是值得的。

你可以找出表现不佳的团队成员，并尝试找出原因。但你也要找出优秀的团队成员，并庆祝他们的成功。

但是在你的项目报告中，根据你报告的频率，你也应该概述你是否需要重新分配资源。

有人生病了吗?有人要去度假吗?更重要的是，任何人都知道需要一个假期?

精疲力竭的员工对任何人都没有好处。你应该借此机会注意到谁工作最努力，谁将在项目的下一阶段发挥更重要的作用。

跟踪时间在工时表是一种选择。但手动时间表并不总是最准确的。

像Toggl’s这样的功能总结报告能帮上忙。它可以告诉你谁工作得最多，并提供他们每周工作时间的准确数据。

像Toggl’s这样的功能总结报告这是很有帮助的，因为他们可以告诉你谁工作得最多，并提供他们每周工作时间的准确数据。

您还可以在此报告中审计您的团队时间。与一个次审计在美国，你不再需要手动点名来确保工作空间中的每个人都记录了这一周的时间。

注意:你可能想在你和你的经理/团队之间继续报告个别团队成员的表现。但是为你的客户报告其他三个要素是建立信任的好方法。

细微差别

这是你讲述故事的部分，可能是叙述和数字所遗漏的部分。

报告中可能遗漏了画面的哪一部分?团队可能会面临什么样的挑战，而外人可能完全不知道?

也许团队发现了一个机会，您可以考虑扩大工作范围。

或者可能有其他外部挑战超出了你的控制。例如，客户要求超出范围的工作，或者过了很长时间才给您提供重要的文档或文件。

这些细微差别需要包含在报告中，因为随着项目的进展，项目经理和团队成员开始遇到可能影响项目整体成功的意外因素。

重要的是指出它们，解释它们的原因，并提出克服这些障碍的潜在解决方案。

项目状态报告模板

此项目报告模板旨在简化项目报告过程。我们希望确保它用于突出显示上面描述的关键元素。

这将有助于确保每个人都跟上他们需要做的事情，并帮助你在为时已晚之前做出调整。

注意:您可以随意更改标题和报告的总体结构。您可能只希望在内部或与客户一起报告项目，这可能会影响您报告的内容。

什么时候写项目状态报告?

诚实?视情况而定。♀️

有两个主要因素需要考虑:

1. 项目的长度
2. 项目的规模

当涉及到项目的长度时，我们主要指的是必须完成项目报告的时间间隔。

一个多年项目可能只需要每季度或每六个月一次状态报告。但是一个持续六个月的项目呢?月度报告可能是一个很好的节奏。

尽管让管理层或客户了解项目进展非常重要，但项目报告往往需要时间。因此，过于频繁地创建它们可能被认为是浪费。

但还有第二个需要考虑的因素——项目的规模。

像制作一页传单这样简单的项目可能不需要太多的报告。

但像网站建设、移动应用程序或品牌宣传这样复杂的事情可能需要定期更新。所以每个月或每个季度写一份项目报告是值得的。

但是不要在项目进度报告上太过火。过多的项目报告可能会产生问题。你不想把自己淹没在行政工作中，而你的时间本可以更好地花在有利可图的工作上。试着运用一些常识。

对项目报告有掌控感

不要在创建项目报告上过于紧张。它通常比想象的要简单得多。如果您经常处理复杂而冗长的项目，那么一致且准确的项目报告将大大帮助您。

它们也会帮助你更好地管理:

1. 时间线
2. 预算
3. 范围蠕变
4. 团队绩效
5. 风险

知道如何写一份项目报告并利用其中的信息可能是一个成功的项目和一个毁灭灵魂的项目之间的区别。