如何计算一个项目的实际时间估算

你可能有出色的技能和出色的团队，但当你不得不要求客户延长项目的最后期限时，这都无法缓解你的沮丧感。

“你为什么还需要两周?””

你只需要:

也许你没有考虑到可能的风险或陷阱。也许你没有考虑到延迟的通信。但最重要的是你不能在最后期限前完成。

你并不孤单。时间估计不准确是造成的原因25％失败的项目。

学习如何估计项目的时间是很棘手的，但对项目的成功至关重要。

在本指南中，我们将介绍:

• 什么是项目管理中的时间估算?
• 为什么为任务估计时间很重要?
• 成为计划谬误的受害者
• 如何估算一个项目的时间

让我们从基础开始。

什么是项目管理中的时间估算?

项目管理中的时间估计是指评估完成特定任务或项目所需的小时数、天数或周数。你对项目的理解越深，你估计的时间就越准确。

准确评估的好处是显而易见的:项目按时交付，客户满意，你的团队不会不堪重负，你的项目利润飙升。

您如何为您的项目创建准确的时间估计?你可以直接跳到操作步骤．

但首先让我们快速回顾一下为什么估算时间在项目管理中很重要。

为什么为任务估计时间很重要?

我们可以就说“为了避免与客户的尴尬对话”，但让我们再深入挖掘一下。

按时完成你的项目直接关系到做出准确的评估。

客户会回到那些有可靠的按时交付项目记录的公司，尤其是那些准备投入大量资金的大预算客户。

它实际上支付建立这样的业绩记录并大肆宣传。

然而，这只是在2017年50％被调查项目中有半数按时完成。但根据2020年的一项研究，只有29%许多项目总是按时完成。

这意味着团队在评估或交付项目方面变得越来越糟糕。

看看这个"有时"．

努力学习如何估计一个项目的时间，这将确定一个现实的完成日期，帮助你制定预算，并建立你的声誉。

这也是尊重和诚信的问题——不仅是对你的客户，也是对你内部的员工。

当你的团队知道你能在最后期限前完成任务时，他们会感觉更舒服。

不要成为计划谬误的受害者

的计划谬误是一个描述人类倾向于低估完成一项任务所需时间的术语。

它还包括我们经常忽略的成本和风险，即使我们以前遇到过。

它通常来自:

1. 对自己的能力、预算、运气和精力保持乐观
2. 不考虑新信息，只考虑事情需要多长时间
3. 忽视和排除消极因素
4. 面临快速完成任务/项目的压力

例如，假设你在一家数字营销机构工作web开发人员．多年来，你可能已经建立了不少网站。

因此，您认为客户请求的登录页面只需要一周的时间来创建。这就是你给自己的。

但是，多亏了墨菲，事情就会出错。

然后客户需要额外两天的时间来批准配色方案。

网络瘫痪了五个小时。

你的狗星期四生病了。

突然间，在最后期限前完成似乎不可能了。你正忙着协商一个新的截止日期——不确定客户的反应。

如何准确估算项目的时间

现在让我们进入项目时间估计的细节。

以下是如何准确估计项目及其后续任务的时间。

时间估算可以分为7个步骤:

一步	描述
确定需要完成的工作	列出项目包含的每个任务，以便更好地说明它们
运用正确的评估技巧	回顾可用的评估技术，并选择一个适合您的项目
不要忘记复习时间	增加额外的复习时间
为每一件出错的事情做好计划	四舍五入你的时间，以增加应急填充
把所有的时间估算放在一起	把你所有的任务、修改和偶然性加起来，得到你的第一次评估
审查、修改并最终完成评估	与工具和队友一起检查您的评估，以确保它是现实的

现在是长版本。

1.确定需要完成的工作

食谱不只是说“做炖肉，你就完成了”——它列出了步骤。

你也应该这样做。列出完成项目所需的每一项任务。

在这个阶段，你会研究项目收集有关需求的信息，以便更好地了解究竟需要做什么。

这有时被称为项目发现阶段。

确定项目的总体目标。在这个过程中，了解期望的结果以及实现它所需的所有任务和子任务是至关重要的。

一旦完全确定了项目的范围，就可以继续创建工作分解结构．这会让你知道你需要为项目完成哪些阶段和任务。

在这里，与团队中的专家合作是非常有帮助的。

询问他们的专业知识和建议，哪些任务需要考虑。他们可能还知道如何将任务分解成更小的任务。

例如，以下是一个简单的网站构建所涉及的典型阶段和任务示例:

阶段	任务
发现	-客户会议 -客户沟通
规划	-研究网站需要哪些元素 -开发一个站点地图来创建导航系统 —从客户端收集内容
设计	—创建线框 -创建模型 -制定品牌指南
发展	-建立一个WordPress主题 -构建所有页面的桌面和移动版本
测试	-在桌面和手机上测试网站的功能 -更新插件
发射	—文件迁移到客户端-服务器 -推出网站 -发布后测试

花时间填写表格WBS文档将帮助您更好地了解每个项目所涉及的具体内容，并将大大提高您的项目时间估算。

或者你在吸毒Toggl跟踪，您还可以在reports选项卡中查看历史数据，以查看过去的项目并获得概述:

• 包括哪些任务
• 每个任务需要多长时间

一个完整的日志过去的项目任务在您的指尖!

让历史作为你的向导，你会意识到你通常有一个解决日程安排问题的方法。

进一步阅读:在Toggl Track中创建项目

跟踪你的项目任务、会议和客户通信将为你提供具体的数据，例如:

• 一个项目到底需要什么?
• 通常要花多长时间?

你也可以看看你的过去的估计你是否已经为每个任务设置了时间估算的里面Toggl跟踪：

Toggl跟踪的项目仪表板将显示基于项目估计和该项目到目前为止已计时的小时数的项目完成预测。

重要提示

你可以为你的项目或任务设定每小时的估计时间并监控实际工作时间和内部评估Toggl跟踪．从本质上讲，这为你的项目提供了一个时间预算。当与"警报，您可以根据跟踪的小时数触发向相关用户发送电子邮件。

2.运用正确的评估技巧

在估计活动的时间时，您应该选择适合您的项目的估计技术。

估算技术允许您为项目中的每个任务分配准确的时间值。这意味着你不必只凭“直觉”。

以下是最常用的4种评估方法:

技术	描述
三点估算	结合最佳情况、最坏情况和最可能的情况来创建预测
自上而下的估算	将项目范围作为一个整体，避免工作的细节。非常适合快速评估。
自底向上的评估	把小的部分组合成一个整体。花费的时间更长，但更准确。
专家判断估计	运用该领域专家的专业知识和直觉。非常适合快速评估，但准确程度取决于“专家”的经验。

要深入了解这些方法，请阅读我们的新指南项目评估技术．

大多数这些技术都受益于可靠的数据，这对一些公司来说可能很棘手54%大多数组织缺乏实时跟踪项目kpi的能力。

但同样，在估算时间时，让历史作为你的指导，是规划你未来项目的好方法。

这些数据可以通过分析您过去的项目来找到Toggl Track的报告选项卡。

通过报告，您可以获得:

• 过去项目的高级概述——包括总工时
• 每个项目内部的任务分解及其跟踪的时间

你需要使用自顶向下，自底向上和类似的估算。

重要提示

100%的准确性不值得你浪费时间试图“准确”。为你的任务和项目制定一个大致的数字是关键。

最好的做法是取你最近三个类似项目或任务的平均时间。你做得越多，你的估计就越“准确”。

第一次完成一个项目?你必须依靠你在类似工作中的知识和经验。一旦你完成了足够多的特定类型的项目，你就可以开始使用历史平均值。

3.不要忘记复习时间

根据你的项目和行业，你可能想在估算中包括复习时间。

这将包括增加合理的时间来修改任何需要测试或客户反馈的任务，然后才能进入项目的下一个阶段。

它往往是最必要的工作，如:

• 软件开发
• 网站bug测试
• 平面设计
• 科技发展

根据项目和/或行业的不同，您可能希望为特定的任务添加一定数量的修订。

例如，假设你在一些网站模型上限制客户端修改的次数为3次，并对任何额外的修改收取额外的费用。

当客户要付出额外的代价时，他们往往会奇迹般地变得更加周到和果断。

你怎么知道要增加多少复习时间?

经验可以帮助你完善你的过程，减少不必要的修改。这取决于工作的类型。但底线是大多数项目都需要修改，所以在估算中包含修改时间是完全现实的。

4.为每一件出错的事情做好计划

源

事情出了问题。这是生活的一部分。

这意味着应急时间需要成为你计划的一部分。

这并不悲观。这是聪明的。

无论是范围蠕变例如，你的客户是个麻烦，或者出现一些意想不到的情况，比如客户想要在项目中添加“一些额外的东西”，你需要做好准备，并在计划中具有灵活性。

在计划的时间表上增加额外的时间可以为刚刚发生的潜在延误创造缓冲。

另外，如果没有什么问题，你可以提前完成，让你的客户高兴。

双赢．

你需要增加多少应急时间?

同样，这主要取决于你自己的专业判断和经验。

但是假设你跟踪你的项目小时Toggl跟踪．您可以在projects选项卡中查看过去的项目，看看它们与最初的估算有多接近，然后相应地调整未来的估算。

重要提示

你不能为所有的意外事件做计划。如果遇到意外的延误，最好尽早与客户沟通。分享:

• 是什么导致了延误
• 为什么不可避免
• 影响是什么
• 减少其影响的计划

5.把所有的时间估算放在一起

现在是时候进行第一次总体评估了(这不会是最后一次!)。

如果您遵循上述步骤，您应该能够创建一个相当准确的时间估计。

如果你创建了工作分解结构并分析了过去的项目数据，您应该看到完成项目所需的总小时数。

例如，让我们回顾一下上面网站项目开发示例中的几个阶段/任务。使用一个工作分解结构分析过去的项目数据，你可能会得到这样的东西:

阶段	任务	完成时间
设计	-创建线框(4小时) -创建模型(4小时) -制定品牌指南(8小时)	16小时
发展	-建立一个WordPress主题(10小时) -构建所有页面的桌面版和移动版(20小时)	30小时
测试	-测试网站功能(8小时) -更新/测试插件(2小时)	10小时

只要记住，一旦你投入到实际工作中，一项任务所需的时间可能会改变。所以明智的做法是变更管理过程在完成项目时到位。

评估可能非常枯燥乏味。

所以在你把它们发给客户和其他利益相关者之前(在下一步)，把你的估算画在时间轴上．

时间线帮助您根据以下因素调整估计的里程碑和截止日期:

• 周末，公共假期，以及计划好的休息日
• 考虑到你的团队已经计划好的工作能力

此外，它还为每个参与者提供了项目进度的可视化概述。与此同时，它使你很容易调整你的计划，并在下一步修改计划时看到它的影响。

6.审查、修改并最终完成评估

这一步是为了确保估算是现实的、准确的和可实现的。

使用你最好的判断力，但不要忘记其他有价值的资源:

1. 询问你的团队成员的意见
2. 可能会寻求该领域专家的确认
3. 回顾过去类似的项目

将你当前的估计与过去的总体时间进行比较项目Toggl Track内部。

现在，您已经查看了过去的项目，并与一些关键参与者进行了交谈——您的估计如何维持?

如果它比过去类似的项目高得多或低得多，考虑重新检查您的估计，以确定为什么会有差异。

查看报告，询问在评估期间对任务提供见解的任何团队成员，并再次优化您的总时间。

清洗，重复，直到估计闪闪发光。

按时交付项目，并进行准确的评估

估算项目的时间是成功的关键，但这并不意味着你需要感到害怕。

在本文中，您学习了:

• 什么是时间估计?
• 为什么按时交付项目很重要?
• 以及为项目创建准确评估的7个步骤

考虑可怕的计划谬误，将涉及的每一项任务(甚至是像通信这样的鬼鬼祟祟的任务)排列起来，添加一些应急缓冲，并将总评估与过去的项目进行比较。
有关项目生命周期中的下一步，请查看我们的项目计划入门指南．