有效的需求收集是最好的方法控制项目成本按照计划，交付一个你和你的团队都满意的项目。
这是一个相对简单的过程——但它经常被忽视、跳过或执行得不好。
但是收集项目需求并不需要过于复杂。本指南将教你收集项目需求的不同方法、如何收集以及何时收集。
什么是项目管理中的需求收集?
需求收集是了解需要完成哪些任务以按时、在预算和范围内交付项目，并使客户满意的过程。
这可能很棘手，但如果做得正确，它可以确保每个人都在同一页上，关于应该如何成功交付项目。
主要有两个要求:
- 业务需求——”什么目标是什么?”
- 技术要求-如何我们能做到吗?”
例如，一个营销项目的业务需求可能是“增加20%的销售机会”。技术要求将包括完成任务，投放社交广告，用特殊优惠吸引目标客户。
收集项目需求的目的
35%的失败项目引用不准确的需求收集作为失败的主要原因。
因此，收集项目需求不仅仅是必要的——它是项目生命周期中最关键的过程之一。
收集项目需求将帮助您
- 了解工作范围
- 识别和评估所有项目风险
- 准确估算项目成本
- 创建一个客户满意的项目时间表
- 有效分配和管理项目资源
- 而不是消灭项目预算不相关的“需求”。
为了在您发展和处理项目时保持有组织，您需要构建一个流程，从客户那里收集、转换和共享需求到团队，这样您就可以一次又一次地获得正确的需求。
如何为项目收集需求
值得指出的是，所有项目都是不同的，所以没有“最好”的方法来收集它们。
下面的指南是一个松散的框架，您可以在其上创建流程。
一个六步的需求收集过程
- 决定何时收集项目需求
- 分配角色收集项目需求
- 与项目干系人交谈
- 审查和分析项目需求
- 获得项目涉众的批准
- 重新估算项目成本
- 制定你的项目计划
- 监督和跟踪项目进度
1.决定何时收集项目需求
当你决定收集项目需求时，将取决于你在项目接收过程中收集了多少信息。
但最好的情况是
- 以可变的价格范围出售项目
- 进行项目发现，充分了解项目需求
- 重新评估和完善项目范围、成本和时间表
- 以统一的价格销售项目的每个项目阶段
如果没有，你可以
- 以统一的价格出售一个发现
- 根据你的发现出售项目的其余部分
注意:项目发现是收集关于项目需求的过程，以帮助相关人员理解项目的愿景、目标和范围。收集项目需求是这个过程的一部分。
重要提示:
避免以一个固定价格出售整个项目。你唯一应该这样做的时候是，如果你之前已经做过一千次这个项目，并且确切地知道需要付出什么样的努力，没有意外，结果总是一样的。
2.分配角色收集项目需求
这取决于你的业务和团队规模。
- 自由职业者?这是你的责任
- 一家小公司?可能是CEO
- 越来越多的机构?项目主管或客户经理
最好的情况是什么?让项目负责人和领域专家参与进来。
但是请注意，领域专家将并且应该根据项目的类型和复杂性而改变。
性格和力量在很大程度上起着作用。例如，如果你的首席开发人员害怕与客户直接沟通，就不要强迫他们。带头让你的开发人员列出你可以向客户提出的问题列表，并确保你填补了沟通流程中的所有空白。
3.访谈项目干系人
一旦你确定了关键的客户利益相关者，与他们会面，了解他们希望从项目中得到什么。
理解客户想要达到的目标是至关重要的，因为这将是你创造可交付成果背后的决定因素。
你的目标是充分理解
- 客户面临什么问题?
- 项目的目的和目标是什么?
- 成功对他们来说是什么样子的?
- 他们希望得到什么成果?
- 谁需要参与这个项目?
- 送货要花多少钱?
- 要多久才能送到?
- 你可能会遇到哪些风险和限制?
但棘手的是，客户并不总是知道他们想要什么，所以他们来找专业人士(你)来弄清楚。
诸如“要求是什么?或者更深层的意思，比如"你正在寻找一个X系统与Y接口通过Z软件?会得到同样的反应。
那么你会怎么做呢?
询问客户他们想要什么和希望实现什么。然后将愿望、目标和目的转化为可交付成果、时间表和你和你的团队可以使用的预算。
试着问这样的问题
- “我们要解决什么问题?”(并拒绝添加“我们如何解决它?”——这不是他们的工作)
- “你能给我描述一下(目前的解决方案)吗?”
- “当前流程的痛点/问题是什么?”
- “(项目主题)的理想体验是什么样的?”
目标是提出描述业务需求的各种问题——因为它们将为您的团队提供更多可操作的信息。
记住，你可能只能从第一次面试中了解项目的一些范围。您可能需要采访一些涉众，以充分了解项目的范围。
重要提示:
作为面试的补充，你可以在会议前制作一份完整的交互式问卷发给客户。您可以通过使用创建一个基本的问卷谷歌形式．
4.收集并记录你的发现
这个步骤称为需求管理。这是关于从上面获取所有信息，并将其塑造成对你和你的团队有意义的东西——并且对你的业务是可以实现的。
可以使用项目需求模板．
根据项目的复杂性，您可能需要与多个涉众交谈，以充分了解项目的工作范围——因为每个涉众可能有不同的需求。
但是请记住，并不是所有的项目需求都是成功的必要条件。
问问你自己——这个需求对实现业务目标是必要的吗?
这是你评估项目需求的地方:
- 不一致或重复
- 从资源和逻辑上看是不可行的
这两点是会挫败你的团队、浪费他们的时间并导致延误的重要因素。
记住在此过程中识别和评估项目风险。让你的团队聚在一起进行头脑风暴，找出如何减少这些风险，以确保你坚持目标项目时间表而且不超出预算．
5.把可交付成果分解成更小的部分
一旦您更好地理解了项目的目标和目的，您就可以开始确定需要在项目中投入哪些工作才能成功地交付它。
使用一个工作分解结构(WBS)将项目分解为可管理的阶段和任务。
什么是WBS?
它是完成一个项目所需的任务的分级大纲。WBS将项目的结构“分解”为可管理的可交付成果或阶段。
它有助于更有效地组织、可视化和管理项目。它是一个详细的成本估计和控制框架，也是一个全面的项目进度指南。
您可以在下面下载我们的免费WBS模板。
这将帮助您了解项目需要哪些资源，以及帮助创建初始名称项目时间表而且项目预算．
6.创建你的基线预算和时间表
一旦你完全了解了工作范围，你就需要创建你的基线项目预算和时间表。
您可以通过为WBS中的每个任务分配成本来实现这一点。
或者，如果使用Toggl Track，则可以在项目仪表板做一个快速的基线评估。
任务级数据也可以在同一个仪表板中查看。
7.获得项目涉众的批准
与客户会面，提出你的基线评估。获得他们的反馈，问更多的问题，澄清需求，并获得开始的批准。
不要担心这次谈话会导致第三步，然后又回到第四步——是的，这可能感觉像一场网球比赛你球。
这都是过程的一部分。良好的项目需求收集可能意味着与客户进行大量的来回交流。
但这却弥补了在截止日期后长期重做项目交付成果这一昂贵且令人愤怒的过程，因为“这并不是我们想要的!”
重要提示:找出谁对项目要求有最终决定权，所以一定要问清楚。
8.创建你的工作报告
一旦你很好地掌握了一切，客户对你的评估很满意，就该创建并签署一份评估报告了工作说明．
该文档应该包括在前面步骤中收集的所有信息。
如果项目在某种程度上失去控制，您的SoW将充当您的安全网。它应该概述项目任务、可交付成果、时间线、客户成本以及任何超出范围的内容。
5个为什么:如何发现你需要的信息
的5为什么技巧问“为什么”，直到你找到问题的根源——也就是需求。
通常情况下，人们认为5个“为什么”就能找到问题的核心。它会帮助你而且客户了解项目需要完成什么。
以下是在项目需求收集会议上可能出现的5个为什么。
尽管这个例子只需要四分钟(并不总是需要五分钟才能触及问题的核心!)。
客户:“我们想要一个新网站。”
店员:“你为什么需要一个新网站?”
客户:“旧的已经不适合我们了。”
店员:“为什么旧的网站不能用了?”
客户:“我们的生意变了。”
店员:“你的生意为什么变了?”
客户:“我们现在接待的客户比以前多了。”
售货员:“为什么老网站不支持更多的客户?”
客户:“旧的网站缺乏关键交易的自动化，所以我们的工作人员必须手动完成所有的事情。”
现在您已经遇到了一个可识别的问题，它转化为一个明确的项目需求。
事实是，人们在谈话时并不总是说出问题的根源。
通常，这个问题是如此根深蒂固和明显我们忘了大声说出来。
“5个为什么”帮助你确定客户的核心问题，并创建切实可行的解决方案。
建立项目需求的其他方法
虽然上面列出的步骤应该有所帮助，但它们可能已经足够了。
大多数客户最初并不完全了解他们想从项目中得到什么。它可能是一个基本概念，一个最终交付的产品，或者一个简单的想法。
但你的工作是重新构思他们的想法，并将其转化为可行的解决方案，在他们的预算范围内交付。
那么，如果客户没有给你太多工作，你该怎么办呢?
试试下面的方法，看看它们是否适合您的流程。你会及时发现最适合你的方法，所以开始在你的团队中进行试验，看看效果如何。
- 向客户发送调查问卷
- 运用你的专业判断
- 与你的团队进行思维导图
- 使用历史项目数据
1.向客户发送调查问卷
如果客户有一个团队和你一起做这个项目，问卷调查是有帮助的。
它们提供了三个主要的好处:
- 他们给利益相关者时间来处理问题，并留下详细的答案，确保没有遗漏任何内容
- 它们是管理有许多涉众的项目的有效方法
- 他们在面试或发现过程中节省了时间
但是没有。3可能是最关键的一点。
在面试前把想法、想法和问题都准备好可以节省时间，让对话有目标，为你们的讨论提供有价值的背景。
2.与你的团队进行思维导图
思维导图是一种视觉上的头脑风暴。思维导图是一种帮助你的团队产生想法和分类信息的笔记图。
您将主要项目目标置于图表的中心。然后你就可以分成类别和细节。
创建思维导图是一个简单的过程，可以帮助你的团队快速布局想法，但保持他们有条理。
按照以下步骤构建思维导图:
- 创造一个中心思想
- 构建从它衍生出来的分支来展示从中心点衍生出来的核心思想
- 根据核心理念创建二级和三级分支
- 继续，把任何相关的想法联系起来
这让你可以将想法写在纸上(或屏幕上)，自由、不受约束地表达。
项目历史数据
回顾过去类似的项目就像在你的计算机上有一个小小的主题专家。
深入研究过去的项目，看看它们包含哪些任务、结果和里程碑，这会让你深入了解这样的项目需要什么才能成功。
这就是回顾过去项目的样子Toggl跟踪：
Toggl跟踪的在线时间报告让你清楚地看到过去的项目和他们的成就。它们允许你检查可交付成果、总体时间、预算和其他你跟踪的细节。
一个时间跟踪器对于准确收集需求非常有帮助。跟踪的每个项目对您的团队来说都是另一个有价值的数据。
何时收集项目需求
这将取决于你在项目吸收过程中的阶段。
客户是否需要评估?你最好先给他们一个大概的估计。
客户有预算并想从你这里得到更多信息吗?您应该浏览这个过程，以建立一个高水平的预算估计。
客户准备好和你合作了吗?您应该通过这个过程来收集所有项目信息，以创建一个更全面的评估和时间表。
查看我们的文章。如何用8步估算一个项目的成本，以了解更多你可以做出的不同估计。
重要提示:
但在每个项目中，无论大小，都有一件事值得去做，那就是发现。
什么是项目发现?
发现是项目管理中的一个阶段，涉及到对应该做什么工作、项目约束、风险、受众需求、项目特征以及品牌和技术要求建立一个共享的理解。
注意:项目发现只是用来描述收集项目信息和需求的过程的名称。
项目发现可以帮助您更好地理解和预测:
- 已知的已知的——你知道你知道的(或自以为知道的)
- 已知的未知——你知道你不知道什么
- 未知的知道——你不知道你知道什么
- 未知未知——你不知道你不知道什么
发现阶段还允许您和您的客户建立信任并建立对项目的共同理解-允许您创建更准确的项目成本估算。
在这里了解更多关于如何以及何时进行项目发现和研究的信息。
收集项目需求是一项需要磨练的技能
在项目管理中收集项目需求对于可重复的成功是至关重要的。它使项目范围保持一致，让利益相关者满意，并让您轻松地保持在预算和截止日期之内。
当你知道你的工作是为你的团队提出正确的问题和收集正确的信息时，参加发现电话会议可能会感到有点胆怯——但这是一项可以磨练的技能。
用不了多久，你就会有一个明确的方法和一个可重复使用的过程——这对你很有帮助而且给客户留下深刻印象。
有关后续步骤，请查看我们的博客亚博会员福利项目成本估算而且项目时间估算．
Sean是Toggl的内容营销经理，自2017年以来一直参与数字营销领域。肖恩的任务是环游世界，并用他的搜索引擎优化和内容营销技能来资助它。
