机构资源规划101:优化利用和提高利润

对机构项目经理来说，管理项目资源是一项挑战。从跟踪团队进度到分配资源，要掌控一切并确保项目在预算内按时完成是一项挑战。

这可能会导致错过最后期限、预算超支和团队成员沮丧。这是一场持续的斗争，让一切有条不紊，并确保每个人都在正确的时间做正确的任务。

但是有一个解决方案。有效的资源规划允许机构管理他们的团队时间表，优化利用，并交付有利可图的项目。

本文解释了您需要了解的关于资源规划的一切，从基础知识到高级技巧和最佳实践。在本指南结束时，您将掌握在保持盈利的同时平衡团队工作量所需的知识。

让我们开始吧。

什么是资源规划?

资源规划是在保持资源使用平衡的同时，识别、分配、跟踪和控制交付项目所需的资源。这是项目管理的一个重要方面，因为它可以帮助组织确保他们拥有按时并在预算范围内完成项目所需的资源。

资源包括人员、材料、工具和财政资源。

与发生在组织级别的资源容量规划不同，资源规划是在项目级别进行的。

资源规划与资源管理

资源规划和资源管理是项目管理中两个密切相关的活动。它们经常互换使用。

然而，有一些细微的区别。

资源规划	资源管理
包括为项目任务识别和分配资源以完成项目	包括跟踪和监控分配给项目的资源
项目计划早期阶段的前瞻性过程	项目生命周期中正在进行的过程
帮助项目经理满足项目的资源需求	帮助管理者优化资源利用率和工作量

资源规划与容量规划

资源规划与能力规划密切相关。而是发生在组织的不同层面。主要区别包括:

资源规划	资源容量规划
涉及到为项目识别和分配资源	涉及组织层面的人力资源规划
根据项目范围、WBS和项目进度	基于预测需求
项目经理的职责	人事部门和最高管理层的职责

为什么资源规划对机构很重要?

在机构中，有效的资源规划至关重要，因为它们:

• 经常有多个项目同时运行。
• 考虑人为因素，包括能力、可用性和专业知识
• 确保团队在满足客户期望的同时得到有效利用

因此，各机构需要帮助来继续使用特别流程或电子表格来跟踪团队的工作。他们需要一个系统的、有文件记录的资源规划过程。此外，资源规划软件计划和保持在项目资源需求的顶端。

资源规划的好处

机构可以从规划他们团队的工作量中受益匪浅。这些好处包括:

• 改进项目管理:它帮助机构更好地了解资源需求并有效地分配资源。这将改善项目管理，提高项目在预算内按时完成的可能性。
• 提高生产率:它帮助各机构确保其资源以最有效的方式得到利用。这会带来更好的生产力和结果。
• 更好的团队协作:它帮助机构更好地理解每个团队成员的角色和责任，并相应地分配他们。这将改善团队协作。
• 更好的客户管理:它帮助机构更好地了解客户的需求，并相应地分配资源。这将改善客户管理和客户满意度。
• 提高资源利用率:它有助于机构更好地了解资源能力和需求。这将导致最佳的利用率。
• 降低成本:它通过确保资源得到有效分配和利用，帮助各机构降低成本。这可以节省成本，提高利润率。
• 更好的决策:它为机构提供了招聘(或裁员)决策所需的信息和见解。这有助于做出更好的长期决策。

资源规划过程

制定资源计划涉及几个关键过程，例如:

• 识别和分配资源
• 跟踪进度并进行调整
• 监控和控制资源

在本节中，我们将仔细研究这些流程，以及如何将它们应用于代理项目。

识别资源需求

项目资源需要在规划阶段的早期确定。项目经理可以通过以下方法确定资源需求:

1. 确定项目范围:首先，清楚地了解项目范围。这包括理解项目目标、可交付成果、时间表和约束条件。
2. 创建一个工作分解结构(WBS):将项目分解为更小的、定义良好的可交付成果和项目任务。这有助于识别所需的特定资源。
3. 确定资源需求:一旦WBS完成，确定每个任务所需的特定资源。同样，这些资源可以是人员、材料、工具和预算。

对于代理项目来说，人是最关键的资源。

在上面的第三步中，作为一个机构项目经理，你需要了解完成每个项目任务所需的技能。然后，您将能够识别所需的技术资源。

资源分配

资源分配正在将资源分配给项目中的特定任务。这是项目管理中的关键步骤，因为它有助于确保正确的资源可用并得到最佳使用。

一旦你确定了项目所需的资源，

1. 检查资源可用性:查看组织内资源的可用性。考虑人力资源的技能、能力、假期计划和当前工作量。
2. 优先分配资源:在项目的生命周期中，您不需要所有的资源。根据项目的目标和可交付成果，确定资源分配的时间和方式。
3. 使做出招聘决定的：如果您需要更多的资源，请考虑如何填补资源缺口。你是否需要雇佣一名全职员工?或者自由职业者可以吗?
4. 书资源:最后，将资源分配给各自的任务。为其他项目经理提供一种查看资源分配的方法，以避免调度冲突。

资源管理和跟踪

资源管理包括监控资源的使用情况，并根据需要进行调整，以成功完成项目。

这是项目管理中的一个关键过程，因为不良的利用会导致项目亏损。另一方面，过度利用会导致过度工作和倦怠。

据一家医疗保险公司Aflac称，近60%的美国员工经历过倦怠在他们的工作上。

无论哪种情况，作为项目经理，你都需要重新评估你的项目资源计划，并做出调整，以按时交付项目，而不会让你的团队成员工作不堪重负。

制定资源计划

资源计划是概述项目所需资源以及如何分配和管理这些资源的文件。它作为项目团队的路线图，概述了所需的资源，何时需要它们，以及如何使用它们。

资源计划包含以下要素:

• 项目进度:项目任务和关键里程碑的时间表
• 要求:所需人员、材料、设备和财政资源的清单
• 可用性:组织内可用资源的概述
• 分配:一个计划，概述什么、什么时候以及如何将资源分配给特定的项目任务
• 跟踪管理:在整个项目中如何测量、跟踪和管理利用率的概述
• 招聘计划:雇佣外部供应商、自由职业者或全职员工的计划

资源计划和管理技术

资源规划技术是有效分配资源的方法。一些例子包括:

• 工作分解结构(WBS):一种将项目分解成更小、更易于管理的可交付成果和任务的方法
• 甘特图时间线:用于可视化资源规划的项目和资源时间表的图形表示
• 容量规划:一种通过分析当前使用情况和预测需求来满足未来资源需求的技术
• 资源水平:一种通过根据需要延迟或重新安排任务来防止资源过度分配的技术
• 资源平滑:一种通过延迟项目任务而不影响完成日期来避免资源过度分配的技术
• 资源利用:一种确保最佳资源使用同时保持工作负载平衡的技术
• 资源分配矩阵:用于表示如何将资源分配给任务和项目的工具或模板

资源规划工具

资源规划工具是帮助项目经理管理资源的软件应用程序。根据您的需要，您可以使用资源规划工具:

• 项目管理:计划并跟踪分配给团队成员的项目、任务和截止日期。
• 人员配备或能力规划:确保有足够的产能满足预期需求。
• 调度或轮班管理:计划和安排设备、工具、材料和人员。
• 工作负载管理:计划和跟踪资源的工作量，特别是人员的工作量，以确保没有人过度工作或工作不足。
• 预算:跟踪和管理财务资源。

项目资源规划模板

除了软件应用程序，许多Excel或谷歌表资源规划模板都可以在网上找到。根据Wellingtone在美国，35%的项目经理使用Excel构建资源计划。

但是，这些模板有一些固有的限制。

• 有限的功能:模板通常是为特定任务设计的，可能具有与专用资源管理工具不同级别的功能。
• 可扩展:模板通常是为非常小的团队设计的，可能不适合管理多个项目和资源的机构。
• 有限的合作:模板通常由一个人使用，可能不具有资源管理工具所具有的内置协作特性。
• 缺乏安全:模板存在安全风险。一个专用的资源管理工具，具有内置的安全和数据备份功能。
• 数据验证问题:模板没有内置的数据验证检查。这可能导致不准确、不一致和糟糕的资源计划。

项目资源计划最佳实践

现在您知道了管理资源需要什么，让我们看看一些资源规划技巧。

# 1。编制项目资源计划文件

虽然记录资源计划似乎是浪费时间，但它有几个优点。这些包括:

• 改进的通信:一份书面的资源计划帮助项目经理与项目团队和涉众沟通资源需求。
• 更好的跟踪:它作为跟踪整个项目的资源分配和利用的基线。
• 将来参考:文件化的计划是未来项目的参考，用于确定最佳实践和需要改进的领域。
• 可计费工作的证据:客户经常低估项目经理的可计费贡献。文件作为所做工作的证据。
• 合规:一些特定于位置的、特定于行业的或企业资源规划需要遵守法规。这还包括文档指南。

# 2。持续审查和调整资源计划

资源规划是项目生命周期中的一个持续过程。您需要监控和优化从项目启动到结束的资源利用情况。

次优资源利用有两种情况:

• 未充分利用:资源利用不善导致损失。无论你做的是固定价格的项目，还是基于时间和材料的项目，你都是在向全职员工支付全额工资。如果他们没有充分利用他们的能力，你的机构将很难交付有利可图的项目。
• Overutilization:与此同时，你也不想让你的员工过度工作。不可避免地，这会导致低效率、压力和倦怠。过度使用最终会导致人员流失和更可观的雇佣成本。

保持这种平衡需要你不断地检查和调整你的项目和资源计划。

# 3。与你的收益模式无关，追踪时间

代理机构经常纠结于回答这样一个问题——你应该为多少可计费时间做预算，而你实际应该争取多少?

不幸的是，这个问题没有简单的答案。这取决于很多因素，包括:

• 项目和资源成本的标记
• 项目团队成员的个人职责
• 花在内部会议、沟通、培训等方面的时间

马塞尔Petitpas他建议将以下内容作为每周的基准:

角色	容量(小时)	分配(%)	分配(小时)	计费(%)	计费(小时)
纯粹的交付	40	80％	32	70％	28
客户/项目管理	40	50％	20.	40%	16
平均	40	70％	28	60％	24

但这一切都始于时间跟踪．考虑使用时间跟踪工具了解你的团队是如何安排时间的。

# 4。使用资源规划工具

根据……使用项目管理工具的团队是……资源规划工具是项目管理软件栈的重要组成部分。

在机构中，人力资源对交付项目至关重要。此外，团队成员经常在多个项目中分配工作时间。然而，许多机构项目经理依赖电子表格等基本方法进行资源规划。

虽然电子表格和项目资源规划模板对于快速入门非常有用，但从长远来看，它们并不能提供帮助。使用Excel进行资源规划通常会导致混乱，通常需要面对面的会议来解决。这导致了生产力的损失。

要避免的常见资源规划错误

通过避免常见的陷阱，项目经理可以改进资源规划并增加项目成功的机会。常见错误包括:

• 过度:预定过多的资源会导致浪费和过高的项目成本。
• 比重偏低:没有分配足够的资源会导致延误和增加项目风险。
• 缺乏预测:无法预测资源需求将导致未来项目中的资源短缺。
• 无文件记录的资源计划:不记录资源计划将导致通信失败，并且没有基准来比较利用率。
• 没有考虑到资源的可用性:不考虑人们的假期计划或其他项目的承诺会导致时间安排冲突。
• 未能规划容量:如果您组织的资源容量计划与预测的需求不同步，那么您的资源计划工作很可能会失败。
• 没有使用正确的资源规划软件:大多数项目管理工具都擅长任务管理。但它们缺乏资源规划功能。

用Toggl Plan升级你的资源计划

对大多数项目经理来说，管理资源似乎是一件苦差事。

在项目生命周期中，要识别资源、分配资源和跟踪资源使用情况，有很多工作要做。

把所有这些信息都记在脑子里是项目失败的罪魁祸首。从长远来看，资源规划模板并不能很好地发挥作用。

相反，您可以将资源管理工具与您的任务、项目或项目组合管理软件一起使用。

考虑使用可视化资源规划工具，例如Toggl计划．

Toggl计划中的资源规划功能

• 为所有团队创建无限拖放时间线。自动与项目计划同步，以查看实时更改和计划冲突。
• 鸟瞰你的团队的时间表和工作量。轻松跟踪和平衡团队的工作量。
• 计划并跟踪休假时间。避免与团队的休假时间发生冲突。
• 放大或缩小一周、一个月、一个季度和一年。看看你的团队在短期和长期的能力和利用率。
• 通过简单的拖放来调整您的团队和项目时间表。

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