工作分解结构(WBS)可以帮助您将任何规模的项目分解为可管理的任务。它可以将范围、成本和可交付成果集成到一个工具中。
然而，对于许多机构来说，适当的项目规划往往被忽视。
无论你处理的是复杂的还是简单的项目，本指南将教你如何创建一个WBS来交付更有利可图和及时的项目。
什么是工作分解结构?
工作分解结构是完成一个项目所需任务的层次结构。WBS将项目的结构“分解”为可管理的可交付成果或阶段。
它有助于更有效地组织、可视化和管理项目。它是一个详细的成本估计和控制框架，也是一个全面的项目进度指南。
工作类型分解结构
WBS的两种主要类型是:
- Deliverable-based
- 分阶段
基于可交付成果的工作分解结构显示了项目可交付成果(博客文章、动画和软件)与项目范围(所需工作)之间的关系。亚博会员福利
下面是营销活动中基于部分可交付性的WBS的示例。
基于阶段的工作分解结构根据项目经历的典型阶段组织项目工作和所需的可交付成果。
下面是营销活动中基于阶段的WBS的一个例子。
该WBS描述了在每个阶段中完成工作所采取的每个步骤。
这完全取决于你使用什么类型的WBS。但是我们将在下面查看如何创建它们。
如何创建工作分解结构
以下是如何在6个步骤中创建一个简单的WBS
1.收集项目需求
2.确定重要的项目阶段/可交付成果
3.把每个项目阶段分解成更小的任务
4.为每项任务分配一个估计时间
5.仔细检查你的任务是否独一无二
6.与你的团队分享最终的WBS并收集反馈
1.收集项目需求
收集项目需求可能很棘手。这不仅仅是问几个问题——这是一种微妙的技巧。
尝试下面的方法，看看它们是否适合您的流程。你会及时发现最适合你的方法，所以开始在你的团队中进行试验，看看效果如何。
下面是我们收集项目需求的主要方法的总结。
| 调查问卷 | 关于涉众需求及其问题、愿望和需求的问题和调查。 |
| 专家判断 | 利用你自己的经验来帮助客户发现他们的需求。 |
| 与你的团队进行思维导图 | 视觉上的头脑风暴可以勾勒出想法和想法。 |
| 项目历史数据 | 回顾过去类似的项目，并回顾其中有用的细节。 |
我们建议你看看我们的指南收集项目需求在这一步学习更多关于成为专业人士的知识。
2.确定重要的项目阶段或可交付成果
下一步是决定您是想采用可交付的方法还是基于阶段的方法。这完全取决于你的工作方式。
一旦您决定了如何处理它，您就可以开始使用WBS模板记录每个阶段。
3.将每个项目阶段或交付成果分解成更小的任务
这一步包括识别完成阶段/交付的关键因素，并将它们分解为可管理的组件。
这些将是你需要完成的任务，以达到每个阶段或交付的目标。
每个阶段可以适合你的每周冲刺，如果你使用敏捷方法并希望采取分阶段的方法。
看看下面这个视频，了解更多关于使用阶段性冲刺的方法。
在这个阶段保持精确是至关重要的。请记住，项目必须是互斥的，并且一起构成项目的100%。
重要提示:
把你的WBS文件交给你的团队，让他们填写每个阶段。通常情况下，代理项目涉及不同部门的不同人员。所以要依靠他们的知识和经验。
4.为每项任务分配一个估计时间
这可以在上面的阶段完成。您的团队可以在这里使用他们的知识和经验。您还可以使用过去类似项目中的WBS来加快此过程。
另外,使用Toggl跟踪，您可以在项目仪表板为了更好地理解任务每项任务都需要花费大量的时间和成本。
5.仔细检查你的任务是否独一无二
仔细检查你的任务是否独一无二，以确保你尽可能高效。
你需要你的任务是:
- 独立于其他任务，并且在WBS的其他地方不重复
- 尽可能地分解，但不要走得太远
是的，有可能做得太过分了。你的目标是把一项任务分解成可管理的，但要分解太远了，你最终会对你的团队进行微观管理。
例如，指定“关键字研究”作为任务就足够了。但添加“选择5个竞争对手，并将其添加到“X”SEO工具进行分析”有点太深了。
如果你纠结于如何分解每个阶段或交付成果，可以尝试应用8/80规则。
这条规则规定，完成一项任务的时间不应少于8小时或超过80小时。当你有疑问的时候，运用“如果它有意义”的规则，并做出最好的判断。
如果你喜欢这样的工作方式，这条规则也可以帮助你把工作分成几天。
6.与你的团队分享最终的WBS并收集反馈
请您的团队对WBS进行最终评审，并在需要的地方填补空白。您希望您和您的团队花时间构建和检查WBS。
刚开始可能会觉得很痛苦。但是，它可以作为对提案和所有项目进行更准确评估的基础。
创建工作分解结构时的提示
在创建WBS时要考虑的关键元素列表。
- 层次结构
- 100%规则
- 互斥元素
- 如果说元素
把这看作你的成功清单。✅
层次结构
工作分解结构应该是有层次的。层次结构显示从最高到最低级别的信息。
每个任务都与上面的任务有关系。层次结构显示了时间进度，以及哪些任务依赖于其他任务。
每次增加WBS编码。这种编码意味着以十进制顺序从上到下对单个任务进行编号，以便于识别。
100%规则
每个工作分解结构都遵循100%规则。WBS包括项目和所需的每项任务的100%。
如果它有贡献百分之一到最终产品，都应该在WBS中。
这样做是为了确保没有遗漏任何东西来确保你的项目评估尽可能准确。这种级别的专一性意味着您消除了遗漏任何东西的风险。
这些任务的分类也会帮助你制定你的计划项目时间表和进度。
互斥元素
每个WBS元素应该是互斥的。
例如，如果一个任务是“审查动画”，另一个任务是“检查动画质量”，两个人可以做同样的工作。
你得说得更具体点。所以在这个例子中，你将第一个任务标记为“first animation review”，第二个任务标记为“Final quality check”。
这将有助于消除工作重叠，减少误解，减少混乱，并避免重复工作。
如果说元素
你的工作分解结构应该关注结果，而不是活动。
这样做
- 用名词而不是动词来描述元素
- 专注于一个活动完成了什么——并把它写下来
例如，任务是“标志设计初稿”和如果说版本是“标志的初稿”。
工作分解结构的目的
一些项目失败的最大原因不充分的需求收集(35%)和不充分的愿景或目标(29%)这两种情况都可以通过使用WBS来避免。
机构倾向于不深入研究项目管理的技术细节，这是有道理的。毕竟，项目管理的知识体系非常庞大。
的最新PMBOK®指南368页。
但这并不是说没有机会发现一些可以极大地改善项目工作方式的东西。
我自己也在一家经纪公司工作过。所以我明白了。找客户的工作是全天候的。
但大多数情况下，代理公司会等到合同签署后才全面研究项目。
在项目发现阶段创建WBS将帮助您掌握所需的范围、成本和可交付成果。
创建工作分解结构的好处
让我们看看在项目发现阶段使用WBS的一些好处。
1.提高项目估算的准确性
所有的任务都要入账，每项任务都有相应的成本。
2.作为项目计划和团队的路线图
使团队成员了解他们的工作在整个项目管理计划中的位置，表明他们的工作对项目的影响。
3.它有助于防止范围蔓延
当交付物/任务落后时，它可以可视化影响。帮助您更好地管理项目工作量。防止工作从裂缝中溜走。
4.帮助建立你的项目时间表和时间表
它通过为每个任务分配估计时间来促进计划的快速开发。帮助您创建一个可靠的项目时间表。
5.改善资源分配
它将帮助您根据所需的任务确定项目所需的资源。这包括能力要求、员工人数、技能等。
6.它有助于建立一个可预测的工作流程
它为确定项目范围提供了一种经过验证且可重复的方法。帮助建立您和您的团队熟悉的流程。
7.识别潜在的瓶颈
你可能会意识到，一旦你完全了解完成项目需要什么，你就需要与外部承包商合作。帮助解决任何可能阻碍项目的瓶颈。
每个项目都需要工作分解结构吗?
每个项目经理都知道他们在做什么，他们认为事情需要多长时间，以及他们认为成本是多少。
但想象一下，如果你所有的项目都压力更小，利润更高，运行得很正常。
我并不是说WBS是这里的银弹。但无论多么简单，它都能帮助你更好地运行项目。
一个工具就能统治一切
知道如何创建一个WBS是藏在一个准备充分的项目经理头脑中的一个神奇的工具。它可以将范围、成本和可交付成果整合为一体。
遵循我们的逐步过程和我们的WBS模板，你将在正确的道路上更平稳地运行项目。
这里有一些有用的资源，可以让你的项目管理技能更上一层楼。
Sean是Toggl的内容营销经理，自2017年以来一直参与数字营销领域。肖恩的任务是环游世界，并用他的搜索引擎优化和内容营销技能来资助它。
